Dus je bent beledigd op het werk of door een slecht product/dienst, een deel van je wil het heet, echt heet blazen, maar wat bereik je daarmee? In plaats van stof te doen opwaaien dat uiteindelijk wel weer zal neerdwarrelen, zou je er beter een klachtenbrief over kunnen indienen voor een productief resultaat.
Dit type brief wordt geschreven om elk soort misstand, overtreding, grief, wrok die voortkomt uit een product, dienst, enz. aan te pakken. Het wordt gebruikt om uw bezorgdheid over oneerlijke zaken te uiten en verhaal te zoeken.
Als u niet weet hoe een klachtenbrief eruit moet zien, ga dan naar formplus en bekijk een voorbeeld van een klachtenbrief die bij uw doel past. Elk type klacht heeft zijn eigen klachtenbriefindeling.
Tips voor het schrijven van een effectieve klachtenbrief
- Begin beleefd
Manieren doen er echt toe. Uw ontvangers zullen eerder geneigd zijn aandacht te besteden aan hartelijke brieven. Brieven met dreigementen en ALLE HOOFDLETTERS worden daarentegen met een minimum beantwoord. Of helemaal niet.
Als uw brief enige vorm van godslastering bevat, wordt hij waarschijnlijk genegeerd, en sommige brieven die als bedreigend kunnen worden beschouwd, worden overgedragen aan de rechtshandhaving. De meest effectieve e-mails en brieven zijn zeer kort, gemiddeld zo’n 500 woorden maximaal. Ze bevatten alle details die nodig zijn om uw probleem op te sporen.
- Vraag
Uw verzoek moet in de vorm van een vraag worden gesteld. De vraag moet in de lijn liggen van “Hoe kunt u dit oplossen?”. Geef precies aan wat u wilt dat er wordt gedaan en hoe lang u bereid bent op een antwoord te wachten. Een andere sleutelzin is “Ik wil een klacht indienen in de meest krachtige bewoordingen over”. De vraag moet duidelijk zijn en gemakkelijk te begrijpen. Het helpt ook als de vraag oprecht is en geen sarcasme bevat.
- Licht het probleem toe
Je moet aangeven waarom je de brief schrijft. Benadruk de feiten, waaronder de tijd, datum en plaats waar u de diensten hebt gekocht of ontvangen. De lezer moet al in de eerste paar zinnen begrijpen waar het om gaat en daarom is het belangrijk dat u er niet omheen draait. Leg uzelf goed uit en wees gedetailleerd om de aandacht van de lezer te trekken.
- Geef niet de schuld aan de persoon met wie u te maken hebt
Tijdens het schrijven van uw brief is het belangrijk dat u te allen tijde beleefd blijft. Hoe gerechtvaardigd uw klacht ook is, laat uw brief niet boos, sarcastisch of bedreigend worden. Bedenk dat de persoon die uw brief leest vaak niet de persoon is die verantwoordelijk is voor het probleem.
- Laat zien dat u op de hoogte bent
De beste kans dat uw klacht een eerlijke kans krijgt, is als u het bedrijf ervan kunt overtuigen dat het zijn eigen regels niet heeft gevolgd of de wet heeft overtreden. Als uw klachtenbrief niet het gewenste resultaat oplevert, kunt u overwegen een andere brief te schrijven met een hardere toon, of iemand hoger in de hiërarchie aan te spreken.
Typen klachtenbrief
- Formele klachtenbrief
Dit is een brief waarmee u uw zorgen kenbaar maakt en uw problemen kenbaar maakt aan de autoriteiten. Een formele klacht wordt ondersteund door een juridisch document waarin de feiten en juridische redenen worden uiteengezet die volgens u voldoende zijn om uw eisen tegen een partij te onderbouwen, zodat u recht heeft op een vergoeding voor de veroorzaakte schade.
Een formele klachtenbrief is een van de beste manieren om over iets als een product of dienst te klagen, zodat de nodige actie wordt ondernomen
- Product & Klachtenbrief dienst
Dit soort brief wordt door een consument aan een fabrikant of detailhandelaar geschreven over een probleem met een product of dienst. De benadeelde klant schrijft een klachtbrief over een product aan de betrokken instantie in een organisatie om hen te informeren over de slechte prestaties van een product of om te klagen over de levering van de defecte/beschadigde goederen.
Bij het opstellen van zo’n brief is het raadzaam deze kort en bondig te houden en precies aan te geven wat u aan het probleem wilt laten doen en hoe lang u wilt wachten op een oplossing.
U zou de volgende eenvoudige stappen kunnen volgen:
- Vernoem het gekochte artikel met specificaties, datum van aankoop en garantie.
- Licht het probleem met het product toe.
- Meld of het probleem hardnekkig is.
- Sluit af met het verzoek aan de betrokken instantie om het product naar behoren te repareren of te vervangen.
- Als de reparaties die worden ondernomen niet bevredigend zijn, speel dan de garantiekaart.
- Klachtenbrief Werknemer
Om te beginnen kan de klachtenbrief Werknemer door twee personen worden geschreven: de werkgever en de werknemer. Als je als werknemer een formele klacht wilt indienen over iets wat op het werk is gebeurd, moet je een grief indienen.
Een paar tips die je kunt gebruiken bij het opstellen van een klachtenbrief voor werknemers zijn:
- Stel precies vast wat voor soort intimidatie op de werkplek er heeft plaatsgevonden.
- Schrijf de details over de intimidatie op.
- Stel jezelf en je doel voor.
- Presenteer de feiten van de intimidatie.
- Leg in detail uit hoe u hebt gereageerd.
- Bied een oplossing voor de kwestie.
- Vermijd het gebruik van beledigende taal.
Eigenschappen van een klachtenbrief
- Gericht aan de relevante autoriteit.
Bij het schrijven van een klachtenbrief is het van belang dat deze gericht is aan de relevante autoriteit. De klachtenbrief wordt gericht aan de afdeling klantenservice of de personeelsafdeling, afhankelijk van wat het geval is. De belangrijkste functie van de afdeling klantenservice/personeelszaken is namelijk om eventuele problemen van klanten op te lossen.
- Het probleem moet worden geïdentificeerd
Geef een beschrijving van het artikel dat u hebt gekocht en van het probleem. Vermeld specifieke details, zoals het serienummer, naast de naam en de locatie van de verkoper. Als u een gesprek opvolgt, vermeld dan met wie u hebt gesproken en bevestig de details van uw gesprek.
Als de klacht niet over een product/dienst gaat, voeg dan de nodige ondersteunende factoren toe, zoals uw verslag van wat er is gebeurd, mondelinge uitwisselingen, en zelfs documenten en verslagen indien van toepassing. Wees er nauwkeurig mee. Zorg ervoor dat u ter zake komt, zodat degene die de brief leest kan vaststellen wat precies het probleem is.
- Kopieën van de noodzakelijke en relevante documenten zijn bijgevoegd
Sluit kopieën bij van de noodzakelijke en relevante documenten. Dit kunnen onder meer kwitanties, garanties, cheques en eventuele e-mailconversaties zijn. Dit is belangrijk omdat het uw klacht legitiem maakt. Zorg ervoor dat u in uw brief vermeldt welke documenten u precies bijvoegt.
- Er moet een oplossing voor het probleem worden gepresenteerd
Als u het bedrijf ervan kunt overtuigen dat het zijn eigen regels niet heeft nageleefd of de wet heeft overtreden, heeft uw klacht meer kans om in behandeling te worden genomen. Geef aan welke actie u wilt dat er wordt ondernomen naar aanleiding van uw klacht.
- De termijn waarbinnen de kwestie moet worden opgelost moet worden vermeld
Het is belangrijk om aan te geven binnen welke termijn u uw kwestie opgelost wilt zien. Dit zal ertoe bijdragen dat uw probleem zo snel mogelijk wordt opgelost. De termijn die u noemt, moet realistisch zijn om een onredelijke botsing tussen u en het bedrijf te voorkomen.
- Naam en contactgegevens moeten worden vermeld.
In de klachtenbrief moeten uw contactgegevens worden vermeld, zodat degenen die uw klachten ontvangen contact met u kunnen opnemen om het probleem op te lossen. Sluit uw brief ook op een respectvolle manier af. Sluit uw brief net als uw typische formele brief af met de woorden “Hoogachtend”.
Hebt u genoeg van een klachtenbrief? Meld u aan op Formplus om een online klachtenformulier te maken. Voeg het toe aan uw website of sociale media om klachten van klanten te ontvangen
Maak een online klachtenformulier met Formplus
5 Klacht Klachtenbrief voor dagelijks gebruik
Klachtenbrief voor slechte service
Om een klacht te schrijven over slechte service, moet u beginnen met contact op te nemen met het bedrijf waartegen u een klacht hebt. Mail de manager om melding te maken van slechte service die u van een medewerker heeft ontvangen. Als u te maken heeft met een groot bedrijf en de directe mail van de manager is niet direct beschikbaar, kunt u altijd de HR mailen.
Datum…
De manager (Functieomschrijving…)
Bedrijfsnaam/Organisatienaam…
Adres…
Sub: Klachtenbrief wegens slechte dienstverlening
Geachte (naam),
Het spijt me te moeten mededelen dat ik al een jaar of vijf (Meer/minder) een sportschoollidmaatschapskaart heb, maar helaas eergisteren (Datum: dd/mm/jj) grote problemen heb ondervonden met de nieuwe instructeur. Ik heb meestal betaalde privé sessies met de instructeur van 7 uur ’s morgens tot 8 uur ’s morgens. Om wat voor reden dan ook, had hij een sessie met een andere groep tijdens mijn tijd (Schrijf uw werkelijke probleem en situatie)
Zeker, ik was niet in staat om mijn sessie te hebben en moest naar huis gaan om andere dringende afspraken na te komen. De nieuwe instructeur verontschuldigde zich niet eens voor zijn gedrag.
Ik denk dat het in uw belang is om strenge maatregelen te nemen met betrekking tot de bovengenoemde zaak.
Met dank,
Uw naam…
Adres…
Contactnr. en handtekening…
Voorbeeld klachtenbrief slecht product
Zoals u een product heeft gebruikt en u vermoedt dat het u geen dienst heeft bewezen en/of het product beschadigd of slecht was, en u wilt verhaal halen. Om de zaak vooruit te helpen, en in goed vertrouwen op te lossen, moet men vaak een klachtenbrief opstellen. Hier is een voorbeeld om uw grieven in recordtijd te sorteren.
Peter Burke
5 Allen Avenue,
Maryland, CA 34555
October 7, 2019
Keri Hilson
Manager
Mansard Manufacturing
14 Bing Street.
Maryland, CA 34555
Re: Aankoop van bedorven goederen
Geachte mevrouw Hilson:
Met deze brief breng ik u op de hoogte van de aankoop van bedorven goederen op 5 oktober 2019.
Op het punt van aankoop werd mij verzekerd dat de goederen bij aankomst vers zouden zijn. In plaats daarvan werden ze bedorven geleverd. Ik heb een foto bijgevoegd, evenals de leveringsbon.
Ik zou graag willen dat u deze zaak onderzoekt, en ofwel mijn aankoop terugbetaalt of een andere levering stuurt.
Dank u voor uw aandacht voor de bovenstaande zaak. U kunt te allen tijde contact met mij opnemen: 555-6868; [email protected].
Min vriendelijke groet,
Peter Burke
Bijlagen: Foto en ontvangstbewijs
Klachtbrief voorbeeld voor pesterijen
Niemand hoeft pesterijen op de werkplek te tolereren en als het gebeurt, is een klachtbrief aan een leidinggevende of personeelsfunctionaris op zijn plaats. Een herinnering dat een klachtbrief over pesterijen alleen wordt geschreven door een individu dat wordt lastiggevallen als gevolg van een omstandigheid, incident of onaanvaardbaar gedrag van een ander individu. Dit voorbeeld geeft het absolute minimum als u gerechtigheid zoekt.
Naam van het slachtoffer
Telefoonnummer van het slachtoffer
Naam van de ontvanger
Aanwijzing van de ontvanger
Naam van de organisatie
Adres van de organisatie
Datum
Geachte naam van de ontvanger:
Ik schrijf u deze brief om u te informeren over de ongepaste betastingen en seksuele avances die ik heb moeten ondergaan door toedoen van de naam van de Intimidant. Ik bekleed de functie van POSITIE in het bedrijf en ben al vijf jaar in dienst, en mijn werkethiek is nooit in twijfel getrokken.
De pesterijen begonnen op DATUM, toen ik voor het eerst naar deze afdeling werd overgeplaatst en hij zei dat hij zich tot mij aangetrokken voelde. Sindsdien is het bijna elke dag doorgegaan.
Op DATUM stuurde hij me een e-mail waarin stond dat ik na het werk met hem moest afspreken.
Op DE DATUM stuurde hij een voicemail waarin hij zei dat hij graag de liefde met me zou bedrijven in het toilethokje.
Ik heb de situatie na het tweede incident gemeld bij mijn directe chef, maar de naam van de intimidator is niet opgehouden. Hoewel de meeste avances verbaal waren, heb ik de opnames van twee voicemails en een e-mail van de naam van de treiteraar. Ik heb ook twee getuigen, Naam van Getuige één en Naam van Getuige twee, die getuige zijn geweest van de intimidatie.
Ik wil onder uw aandacht brengen dat ik een emotioneel trauma oploop en in verlegenheid word gebracht op mijn werk. De pesterijen hebben gevolgen voor mijn relatie met mijn echtgenoot en voor mijn prestaties op het werk.
Ik verzoek u dringend deze zaak in behandeling te nemen en de nodige maatregelen te treffen.
Uwe hoogachtend,
Handtekening van het slachtoffer
Naam van het slachtoffer
Steekproef Klachtenbrief Werknemer aan HR
Vuile gedragingen van werknemers kunnen een bedrijf op de lange termijn onherstelbare schade toebrengen. De beste manier om dergelijk smerig gedrag, dat een bedrijf anders verrot zou slaan, te stoppen is door een HR-klachtenbrief te schrijven. Dreigt je baas met je baan als je de dingen niet “op zijn manier ziet”? Is een collega je aan het saboteren of erger? Schrijf naar HR. Hier is een voorbeeld om je op weg te helpen.
Die kant op,
Mijn naam is en ik heb gewerkt als voor de afgelopen . Ik ben trots en blij dat ik mijn steentje kan bijdragen door hulp te bieden aan mijn senior collega. Helaas wordt deze prachtige ervaring verpest door één enkele werknemer:
Ik heb alle andere opties onderzocht voordat ik deze brief schreef en ik zie me gedwongen mijn toevlucht te nemen tot de afdeling personeelszaken voor een oplossing.
Hij/Zij] voortdurend wangedrag en gebrek aan gedrag zijn gewoon te veel om mee om te gaan. Het beïnvloedt mijn prestaties en belemmert mij in het doen van mijn werk.
Ik vraag om uw onmiddellijke tussenkomst om een oplossing voor dit probleem te vinden en een professionele, vriendelijke en productieve omgeving voor ons allen te creëren.
Bedankt voor uw begrip.
Beste Regards
Klachtbrief voorbeeld aan management
Het is frustrerend als je manager een “ding” met je lijkt te hebben dat je niet kunt verklaren. Wanneer je een brief schrijft waarin je klaagt over het gedrag van je manager, moet je ervoor zorgen dat je je naam, adres, de naam van de manager en het verslag van de gebeurtenissen op een rijtje hebt. Vooral omdat je het richt aan de top van de organisatie. Dit voorbeeld dekt alle vereiste gebieden.
Datum…
Manager Operations,
Bedrijf/Instituutsnaam…
Adres/Branch Adres…
Sub: Klachtenbrief tegen Manager
Geachte heer,
Ik hoop dat deze brief u goed ontmoet. Mijnheer, ik werk de afgelopen 2/4/6 (meer/minder) jaar in uw bedrijf op de afdeling research (afdelingsnaam). Het onderwerp van mijn brief is eigenlijk een klacht over onze afdelingsmanager. (Beschrijf uw problemen en situatie).
Ik schrijf namens de hele afdeling. We worden geconfronteerd met een aantal uitdagingen omdat zijn gedrag naar ons toe erg onbeleefd en onbeschoft is. We kunnen ons niet concentreren op ons werk met zijn aanwezigheid. Hij behandelt ons als slaven die in zijn ogen waardeloos zijn. Ik verzoek u vriendelijk onze manager te vervangen of hem tenminste een strenge waarschuwing te geven. Het personeel van de afdeling zal u zeer dankbaar zijn als dit gebeurt.
Met vriendelijke groet,
Jouw naam…
Jobbenaming…
Vertegenwoordigingsnaam…
4 Online Klachtformulieren
- Klachtformulier werkplek
Dit klachtenformulier werkplek kan door een organisatie worden gebruikt om werknemers en klanten in staat te stellen melding te maken van seksueel, pesterijen en respectloze incidenten op de werkplek te melden. Het kan gemakkelijk worden ingebed in het bedrijf handboek of website. Deze werknemer intimidatie vorm sjabloon is geweldig voor HR-personeel, werkgevers en managers van bedrijven. Het is belangrijk omdat de werkplek intimidatie, of het nu gebeurt in persoon of online, is een probleem van invloed op de bedrijven.
- Online klachtenformulier sjabloon
Het online klachtenformulier sjabloon wordt gebruikt om klachten van klanten of werknemers feedback over uw bedrijf of diensten te ontvangen. U kunt het kant-en-klare formulier aanpassen aan uw merk en de link invoegen op uw website, sociale-mediapagina’s of gewoon klanten QR-code laten scannen om u de benodigde feedback te geven. U kunt dit klachtenformulier in elk type bedrijf gebruiken.
- Klachtenformulier voor klanten
Met het sjabloon voor een klanttevredenheidsonderzoek kunt u de tevredenheid van uw klanten meten als u erachter komt wat zij echt van uw product of dienst vinden. Als u begrijpt wat uw klanten van uw producten vinden, weet u op welke gebieden u het goed doet en op welke gebieden u verbeteringen moet aanbrengen. U kunt dit klanttevredenheidssjabloon aanpassen of uw eigen sjabloon maken met onze intuïtieve drag-and-drop online form builder.
- Hotelklachtenformulier
Het Hotel Feedback Form Template helpt u de normen van uw hotel of pension te verbeteren door klanten de mogelijkheid te bieden feedback te geven over uw hotelservice. U kunt dit hotel feedback formulier insluiten op uw hotel boeking site of stuur het naar de e-mail van uw klanten nadat ze uitchecken. Met het, gasten delen vrijelijk hun meningen, beoordelingen & ervaring.
Conclusie
Klachtenbrieven worden gebruikt om uw bezorgdheid over oneerlijke zaken te uiten en een productieve uitkomst te zoeken. Denk er bij het schrijven van een klachtbrief aan dat u de juiste toon aanslaat en vermijd emotie in uw brief.
In het bedrijfsleven is het doel van een klachtbrief het verkrijgen van rectificatie en vervanging en niet het vinden van fouten. De ontvanger van een klachtenbrief moet bereid zijn om oprechte klachten met een open geest te behandelen. Het beste voor de ontvanger is niet onmiddellijk mondeling of schriftelijk te reageren, maar daadwerkelijk een onderzoek in te stellen.