De zakelijke probleemstelling is een van die technieken die de redenen voor een ICT-initiatief beschrijft in praktische bedrijfsgerelateerde termen. Het is de beschrijving van een actueel probleem dat moet worden aangepakt en biedt context voor de problemen die zullen worden aangepakt.
Probleemverklaringen kunnen worden beschreven in een enkele verklaring, gevolgd door een echt voorbeeld om de kwestie te benadrukken. Denk bij het ontwikkelen van inzicht in de op te lossen problemen aan de zeven brede gebieden die hieronder worden weergegeven.
Voor elke categorie worden voorbeelden gegeven.
De categorieën voor Business Problem Statement
1. Strategie
- Slechte afstemming op bedrijfsdoelstellingen.
- Initiatieven zijn momenteel niet afgestemd op een overkoepelende visie.
- Silate uitvoering van projecten.
2. Dienstverlening / Producten
- Belemmering van de dienstverlening door het niet tijdig opvragen van informatie.
- Slechte reactiesnelheid bij het aantrekken van sales leads door het niet tijdig ophalen van informatie.
- Hoog aantal productretouren door fouten op verkooporders.
3. Mensen
- Onvoldoende opleiding van personeel en/of gebrek aan capaciteit voor personeel om gebieden van het bedrijf te ondersteunen die knelpunten ondervinden.
- Slecht gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden zorgen voor verwarring en slecht inspelen op operationele eisen.
- Slechte dienstverlening door capaciteits- en opleidingsproblemen bij het personeel.
4. Processen
- Veel dubbele bedrijfsprocessen en applicaties.
- intensieve handmatige verwerking door fysieke afhandeling van papierwerk, mail outs en handmatige coördinatie van evenementen.
- dubbele gegevensinvoer en handmatig onderhoud van gegevens in spreadsheets of persoonlijke databases.
5. Applicaties
- Slecht ontwikkelde functionaliteit als gevolg van onvoldoende definitie van bedrijfs- en functionele eisen.
- Verouderde functionaliteit als gevolg van een voortdurend veranderend bedrijfsklimaat.
- Weinig of geen applicatie-ondersteuning als gevolg van propriëtaire of redundante software.
6. Informatie
- Ongestructureerde informatie en content opgeslagen op verschillende apparaten waardoor zoeken en terugvinden erg moeilijk is.
- Geen metadata gekoppeld aan informatie waardoor zoeken en terugvinden moeilijk is.
- Gelijksoortige datasets worden op verschillende manieren gecodeerd in verschillende repositories.
7. Infrastructuur
- Er is niet veel bekend over alle systemen waardoor de strategische coördinatie van het onderhoud moeilijk is.
- Meerdere applicaties worden ondersteund op meerdere systemen waardoor onnodige onderhoudskosten ontstaan door het ondersteunen van dubbele systemen.
Als je de problemen hebt begrepen, beschrijf dan de risico’s van elk om de potentiële gevolgen voor het bedrijf volledig te benadrukken (bijv, kosten, inefficiëntie en gemiste kansen).
Een voorbeeld van een probleemstelling
Hieronder volgt een voorbeeld van een probleemstelling, beschrijving en bijbehorend risico voor een zeer handmatig bedrijfsproces dat eenvoudig met technologie kan worden opgelost.
Probleemstelling: Intensieve handmatige verwerking als gevolg van fysieke verwerking van papierwerk.
Beschrijving: Jaarlijkse verlofformulieren worden doorgaans door de werknemer ingevuld, afgedrukt, naar de manager/gedelegeerde gestuurd voor goedkeuring, naar Personeelszaken gestuurd voor verificatie en gegevensinvoer, gescand en geüpload naar het EDRMS, en vervolgens naar de salarisadministratie gestuurd voor (her)invoer van gegevens.
Risico: Dit zeer handmatige scenario leidt tot ‘bottlenecks’ in de dienstverlening en bevordert het risico van een slechte organisatorische respons op de business en tijdverlies dat zou moeten worden besteed aan de kernactiviteiten.
Hoe ontwikkelt u uw probleemstelling
Om de probleemstelling en de bijbehorende risico’s van een project te ontwikkelen, neemt u contact op met managers en materiedeskundigen binnen de relevante business areas. Stel hen vragen die specifiek zijn voor elk van de zes hierboven beschreven categorieën om de details naar boven te halen van waar de problemen liggen. De Five Whys is een uitstekende techniek om uw vraagstelling te ondersteunen.
Deze strategie kan worden toegepast in de eerste oprichtings- en analysefasen van het project, ongeacht de gebruikte methodologie (Agile of Waterfall). Het is nuttig voor het ontwikkelen van projectmandaten en business cases.