Het is meestal het beste om een stapje extra te zetten als u met de belastingdienst te maken hebt, zelfs als dat als lastig of tijdverspilling wordt ervaren. Dat geldt des te meer als u een van de weinige mensen bent die nog steeds een papieren aangifte indient in plaats van een elektronische aangifte te doen.
Als u een paar richtlijnen volgt, weet u zeker dat uw aangifte naar het juiste adres gaat, dat hij op tijd aankomt en dat u een bewijs van aflevering hebt.
Waar moet u uw persoonlijke belastingaangifte posten?
De Belastingdienst heeft meer adressen dan u denkt, omdat de verwerkingscentra zich over het hele land bevinden. Welk adres u gebruikt, hangt af van wat u wilt opsturen en waar u woont. Ga naar de Where to File-pagina op de website van de IRS als u een persoonlijke belastingaangifte of een gewijzigde aangifte verstuurt, of als u een verlenging van de termijn aanvraagt. De pagina bevat links voor elke staat.
Merk op dat het postadres meestal anders is als u een betaling met uw aangifte indient. Aangiften met betalingen worden doorgaans naar de IRS gestuurd en aangiften zonder betalingen naar het ministerie van Financiën.
De adressen van de IRS veranderen regelmatig, dus stuur uw belastingaangifte voor 2020 niet automatisch naar dezelfde plaats als in voorgaande jaren.
Merk op dat de IRS postcodes gebruikt om inkomende post te sorteren. Om ervoor te zorgen dat uw aangifte zo snel mogelijk op de juiste plaats terechtkomt, moet u de laatste vier cijfers achter de vijfcijferige postcode vermelden. Als u bijvoorbeeld in 2021 een formulier 1040 met betaling uit Californië indient, is het juiste adres (met de viercijferige postcode-extensie):
Internal Revenue Service
P.O. Box 802501
Cincinnati, OH
45280-2501
Gebruik een veilige methode om uw aangifte te posten
Gebruik altijd een veilige methode, zoals aangetekende post, met bewijs van ontvangst, wanneer u aangiften en andere documenten naar de IRS stuurt. Dit is een bevestiging dat de belastingdienst uw documenten of betaling daadwerkelijk heeft ontvangen.
Naast de juiste adressering en voldoende frankering moet u ervoor zorgen dat de envelop uiterlijk op de vervaldatum van uw aangifte is afgestempeld. Als u aangetekende post gebruikt, geldt de datum van de registratie als de datum van het poststempel; als u aangetekende post gebruikt, geldt de datum op het ontvangstbewijs als de datum van het poststempel. Als u gebruik maakt van een door de IRS goedgekeurde particuliere vervoerder (zie hieronder), moet u ervoor zorgen dat de aangifte uiterlijk op de vervaldatum wordt verzonden.
Andere belastingformulieren
Het adres van de IRS kan anders zijn als u iets anders dan een persoonlijke belastingaangifte indient. Bijvoorbeeld geschatte betalingen en formulier 1040-ES, gewijzigde aangiften, en IRS-formulier 4868 voor belastinguitstel hebben allemaal hun eigen individuele adres. De Where to File-pagina op de IRS-website bevat ook links voor deze andere formulieren.
Zakelijke belastingaangifte versturen
Ook op de IRS-website vindt u het juiste postadres voor diverse zakelijke belastingformulieren:
- Verzendadressen voor zakelijke verlengingen: Formulier 7004
- Verzendadressen voor vennootschapsaangiften: Formulier 1065
- Verzendadressen voor aangiften voor C-vennootschappen: Form 1120
- Verzendadressen voor S-vennootschappen: Formulier 1120S
Hoe post u belastingaangiften als u buiten de VS woont
U kunt uw belastingaangifte of betaling verzenden met de U.S. Postal Service als u van binnen de VS mailt, maar overweeg anders het gebruik van een particuliere bezorgdienst, vooral als u bewijs wilt dat uw belastingaangifte op tijd is verzonden.
Goedgekeurde bezorgdiensten
U kunt gebruikmaken van particuliere bezorgdiensten FedEx, UPS of DHL Express, maar u moet voor elke vervoerder een van de goedgekeurde klassen van dienstverlening gebruiken:
- FedEx: Gebruik Priority Overnight Standard Overnight, 2 Day, International Priority, International First, First Overnight, International First Next Flight Out, of International Economy
- UPS: Gebruik Next Day Air, Next Day Air Saver, 2nd Day Air, 2nd Day Air A.M., Worldwide Express Plus, Worldwide Express, of Next Day Air Early AM
- DHL Express: Gebruik DHL Express, DHL Express Worldwide, DHL Express Envelope, DHL Import Express, of Import Express Worldwide
Internationale belastingplichtigen sturen hun aangifte vaak naar Austin, TX of Charlotte, NC (als ze de betaling indienen). Maar het adres waar u uw aangifte naartoe stuurt, kan verschillen. Controleer het juiste adres op de website van de IRS.
De IRS accepteert de datum “verzonden op” op enveloppen die met een erkende vervoerder zijn verzonden, net zoals dat bij Amerikaanse post het geval is.
Als u meer dan één belastingaangifte naar dezelfde locatie verstuurt, kunt u overwegen ze elk in een eigen envelop te doen en vervolgens alle enveloppen in een grotere envelop te doen.
Aanleveren aangifte
Onder normale omstandigheden kunt u uw aangifte zelf afleveren bij een plaatselijk IRS Taxpayer Assistance Center, als dat bij u in de buurt is. U kunt de IRS-agent vragen om een afgestempeld ontvangstbewijs wanneer u de aangifte indient.
Met ingang van 2020 wordt het niet langer geaccepteerd om binnen te lopen, maar u kunt misschien wel een afspraak maken. Op de website van de IRS vindt u locaties, adressen en telefoonnummers voor elke staat.