Guinguette Marais Poitevin

Facturering is een belangrijke vaardigheid voor zelfstandige aannemers, aangezien je voortdurend jongleert met verschillende projecten die verschillende factureringstermijnen en tijdschema’s kunnen hebben. Om nauwkeurige facturen te kunnen sturen, moeten zzp’ers hun tijd zorgvuldig bijhouden en gedetailleerde facturen opstellen zodra ze een project voor een klant hebben voltooid. Correcte facturering is een belangrijk onderdeel van de financiële boekhouding voor kleine bedrijven.

Leer factureren als een aannemer en ontdek welke veelgemaakte factureringsfouten u kunt vermijden:

Hoe factureer ik als aannemer

Fouten bij het factureren van aannemers

Factuursjabloon voor aannemers

Hoe factureer ik als aannemer

Aannemers moeten gedetailleerde facturen maken met belangrijke factureringsgegevens, zoals betalingstermijnen, een gespecificeerde lijst van geleverde diensten en het totale verschuldigde bedrag. Hier volgt een handleiding voor het factureren als aannemer:

Herken het document als factuur

Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar het is belangrijk dat je het document in de kop duidelijk als factuur bestempelt, zodat het voor je klanten meteen duidelijk is waar ze naar kijken. Zet het woord “factuur” in een groot, vet lettertype.

Voeg uw bedrijfsinformatie in

Ook moet u in uw koptekst de contactgegevens van uw bedrijf vermelden. Als u een logo heeft, kunt u dat hier plaatsen. Voeg uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer toe.

Voeg de contactgegevens van de klant toe

Onder de header voegt u de contactgegevens van uw klant toe. Zorg ervoor dat u aan al uw klanten vraagt wie de juiste contactpersoon is voor uw facturen. Bij grotere bedrijven is er vaak een speciale factureringsafdeling en is uw contactpersoon voor facturering een andere dan uw dagelijkse contactpersoon.

Een uniek factuurnummer toekennen

Iedere factuur die u verstuurt, moet een uniek factuurnummer krijgen. Dit helpt bij het bijhouden van gegevens, zowel voor u als voor uw klanten. Het maakt het ook gemakkelijker om naar een specifieke factuur te verwijzen als er ooit een probleem met de betaling ontstaat. Het eenvoudigste systeem voor het toekennen van nummers is om uw facturen opeenvolgend te nummeren, te beginnen met Factuur #001, dan Factuur #002 en zo verder.

Voeg de Factuurdatum

Voeg de datum waarop u de factuur verstuurt in het bovenste gedeelte van het document in.

Voeg details van uw diensten in

Maak vervolgens een tabel met vier kolommen. Hierin komt een gespecificeerde lijst van uw diensten te staan. De eerste kolom bevat een korte beschrijving van de diensten die u hebt verricht, de volgende kolom bevat de hoeveelheid of het aantal gewerkte uren, de derde kolom vermeldt uw loontarief en de laatste kolom bevat het subtotaal voor elke dienst.

Voeg uw betalingsvoorwaarden in

Voeg uw betalingsvoorwaarden in op uw factuur, inclusief de betalingsmethoden die u accepteert. Vermeld ook de details van uw beleid inzake betalingsachterstand, als u er een hebt.

Het totaal verschuldigde bedrag

In het onderste gedeelte van uw factuur vermeldt u het totaal verschuldigde bedrag voor de factuur, inclusief de toepasselijke belasting. Zorg ervoor dat dit gedeelte opvalt op het document, hetzij door een groot lettertype, vette letters of een andere letterkleur te gebruiken.

Merk de uiterste betaaldatum

Schrijf de uiterste betaaldatum in een vetgedrukt, goed leesbaar lettertype. Wees zo specifiek als u kunt zijn met de uiterste betaaldatum. Schrijf de volledige datum, zoals in: “Betalingstermijn 30 november 2018” in plaats van vagere betalingstermijnen, zoals “Betalingstermijn over 30 dagen”, wat kan leiden tot verwarring en vertraagde betalingen.

Fouten bij het factureren van aannemers

Aannemers kunnen sneller worden betaald voor hun diensten door deze veelvoorkomende valkuilen bij het factureren te vermijden:

Vergeten uw uren bij te houden

Het is belangrijk om een systeem op te zetten voor het bijhouden van uw uren zodra u begint te werken als aannemer, omdat u waarschijnlijk de meeste van uw klanten per uur zult factureren. U kunt uw uren handmatig bijhouden door de begin- en eindtijd op te schrijven telkens wanneer u aan een specifiek project werkt, samen met een korte beschrijving van het voltooide werk. Of, als u een cloud-gebaseerde boekhoudoplossing gebruikt, kunt u eenvoudig uw tijd direct in de software bijhouden, om uw tijdregistratiesysteem te stroomlijnen.

Nalaten facturen onmiddellijk te verzenden

Hoe sneller u uw facturen naar klanten stuurt, hoe sneller u betaling zou moeten ontvangen. Zodra u een contract met een klant hebt afgerond, maakt u een factuur en verstuurt u die samen met het eindwerk. Het project zal dan top of mind zijn voor de klant, wat hem kan helpen herinneren om de betaling meteen te verwerken. Als u de factuur meteen verstuurt, is het project ook nog vers in uw geheugen, zodat u minder snel een aspect van het werk over het hoofd ziet en vergeet te factureren.

Facturen niet consequent opmaken

Als aannemer werkt u voortdurend aan verschillende projecten met verschillende taken en diensten. Dat kan ertoe leiden dat je facturen van opdracht tot opdracht anders invult, waardoor je tijd verspilt en het er in de ogen van je klanten ook minder professioneel uitziet. Ontwikkel een factureringssjabloon dat werkt voor uw behoeften en gebruik dat altijd als uitgangspunt bij het maken van nieuwe facturen. Het bespaart u tijd en zorgt voor een consistente branding telkens wanneer u klanten factureert.

Betalingstermijnen niet toevoegen

Zorg ervoor dat elke factuur die u verstuurt uw betalingstermijnen vermeldt. Als een klant niet op de hoogte is van uw betalingsvoorwaarden en zijn rekening probeert te betalen met een betaalmethode die u niet accepteert, kan dat leiden tot frustratie bij uw klant en een vertraagde betaling van uw kant. Het is ook een goede gewoonte om je betalingsvoorwaarden met een nieuwe klant te bespreken voordat je een contract tekent, zodat ze je beleid van tevoren begrijpen.

Niet opvolgen bij te late betaling

Soms verzuimen aannemers om een klant op te volgen wanneer een rekening achterstallig is, om een ongemakkelijk gesprek te vermijden of om niet onbeleefd over te komen. Om er zeker van te zijn dat je betaald krijgt voor je werk, moet je er achteraan gaan zodra een betaling achterstallig is. Stuur gewoon een beleefd, kort briefje om de klant eraan te herinneren dat de betaling te laat is en laat weten hoe ze de rekening kunnen betalen.

Sjabloon voor aannemersfactuur

Als u tijd wilt besparen en een bestaand factuurontwerp wilt gebruiken in plaats van er een vanaf nul te maken, zijn er veel factureringssjablonen die u online kunt downloaden. FreshBooks biedt een gratis sjabloon voor aannemersfacturen die is afgestemd op de specifieke behoeften van loonwerkers, zodat u het document naar wens kunt bewerken en meteen kunt beginnen met het factureren van klanten. De sjabloon kan worden gedownload in Word-, Excel- en PDF-formaat.