Dacht u ooit dat u het perfecte businessplan en de perfecte strategie had, maar werd u overrompeld door een tariefsverhoging of een nieuwe milieuwetgeving? In dit artikel leest u hoe u kunt nadenken over en omgaan met externe factoren die uw strategisch plan kunnen verlammen (of nieuwe kansen kunnen bieden). Als u dat nog niet doet, moet u leren hoe u een omgevingsscan uitvoert en uw prestatiemanagementproces daaraan aanpast.
De beheersbare en oncontroleerbare aspecten die een bedrijf beïnvloeden, kunnen worden gecategoriseerd als respectievelijk interne en externe factoren. Van het stellen van doelen tot de dagelijkse gang van zaken, het kan voor een organisatie gemakkelijk zijn om zich te richten op wat zij intern denkt te kunnen controleren. Toch is het van cruciaal belang om de oncontroleerbare, externe factoren die van invloed zijn op een bedrijf niet over het hoofd te zien.
Het belang van externe factoren
Wat zijn externe factoren? De economie, de politiek, concurrenten, klanten en zelfs het weer zijn allemaal oncontroleerbare factoren die de prestaties van een organisatie kunnen beïnvloeden. Dit in tegenstelling tot interne factoren zoals personeel, bedrijfscultuur, processen en financiën, die allemaal binnen uw bereik lijken te liggen.
De stabiliteit en winstgevendheid van een bedrijf zijn onderling afhankelijk van het vermogen om veranderingen in de externe omgeving snel te signaleren en daarop te reageren. Verandering is onvermijdelijk en de flexibiliteit om met onverwachte marktveranderingen om te gaan kan voor een organisatie het verschil betekenen tussen overleven en uitsterven. Zoiets alledaags als een verschuiving in het overheidsbeleid kan een aanzienlijk effect hebben op een bedrijf. Voorgestelde wetgeving op federaal en staatsniveau kan een bedrijf wettelijk verplichten zijn activiteiten aan te passen en daardoor een kritische succesfactor worden.
Bijv. de nieuwe belastingwet die dit jaar van kracht is geworden, heeft gevolgen voor de wijze waarop bedrijven worden belast. Elk bedrijf moet personeel en procedures (interne factoren) hebben om de nieuwe code (externe factor) te leren kennen en de nodige boekhoudkundige wijzigingen aan te brengen om voor 2018 correct te kunnen indienen. Als een bedrijf traag reageert en pas volgend jaar april begint met het aanpakken van de herzieningen van de belastingcode, creëert dit extra organisatorische uitdagingen en mogelijke financiële boetes.
Het uitvoeren van een omgevingsscan
Weliswaar zijn externe factoren zoals veranderingen in het overheidsbeleid soms onverwacht, maar dat betekent niet dat u zich er niet op kunt voorbereiden. De meest effectieve manier voor een bedrijf om zich voor te bereiden op flexibiliteit en aanpassingsvermogen is het ontwikkelen van een raamwerk voor het uitvoeren van een omgevingsscan.
Een omgevingsscan is het proces van methodisch verzamelen, analyseren en interpreteren van gegevens over externe kansen en bedreigingen. Het is een mechanisme om relevante informatie te verzamelen over de buitenwereld, uw concurrenten en uw bedrijf zelf.
Een van de meest populaire methoden om een omgevingsscan uit te voeren is de PESTEL-analyse. Dit model is een evaluatiematrix van externe factoren die zich richt op zes gegevenssferen:
- (P)olitiek: De mate waarin een overheid de economie kan beïnvloeden en daarmee organisaties binnen een bepaalde bedrijfstak kan beïnvloeden. Dit omvat regeringsbeleid, politieke stabiliteit, en handels- en belastingbeleid.
- (E)conomisch: Hoe economische omstandigheden vraag en aanbod verschuiven om een bedrijf direct te beïnvloeden. Dit omvat economische groei of achteruitgang, en veranderingen in rente- en inflatiecijfers.
- (S)ociaal: Veranderingen in de sociaal-culturele marktomgeving die de behoeften en wensen van klanten illustreren. Dit omvat opkomende trends, bevolkingsanalyses en demografische gegevens.
- (T)echnologisch: Hoe innovatie en ontwikkeling een markt of bedrijfstak doen evolueren. Dit omvat automatisering, technologiebewustzijn en -adoptiepercentages, en nieuwe diensten of producten.
- (E)nvironmental: De ecologische en milieuaspecten die van invloed zijn op de activiteiten van een bedrijf of de vraag van de consument. Dit omvat de toegang tot hernieuwbare hulpbronnen, weers- of klimaatveranderingen, en initiatieven op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.
- (L)egaal: De huidige wettelijke toestemmingen of vereisten binnen landen of gebieden waar een organisatie actief is. Dit omvat gezondheids- en veiligheidsvoorschriften, arbeidswetgeving en wetten ter bescherming van de consument.
Na het voltooien van een PESTEL-analyse (soms ook bekend als PESTLE-analyse), beschikt u over een grondige omgevingsscan die oncontroleerbare, externe factoren identificeert waarop uw organisatie zich moet voorbereiden. Het is gepast om een actieplan te hebben voor de items waarvan u denkt dat ze zich daadwerkelijk kunnen voordoen en een wezenlijke impact kunnen hebben op uw bedrijf. In software zou dit een rampenherstelplan of een rampenplan kunnen worden genoemd. U hoeft op dit moment nog geen middelen aan uw plan toe te wijzen, maar het is belangrijk dat u hebt nagedacht over de gevolgen van het optreden van een van deze externe factoren.
Na uw PESTEL-analyse en -planning kunt u intern verder kijken en doorgaan met andere strategische planningsactiviteiten, zoals een SWOT-analyse.
Uw PESTEL- en SWOT-analyses moeten uw strategisch plan onderbouwen. Is het tijd om dat plan op te frissen?
Blijf op de hoogte van externe factoren die van invloed zijn op uw bedrijf
Er wordt aanbevolen dat organisaties halfjaarlijks of jaarlijks een omgevingsscan uitvoeren. Deze frequentie zorgt ervoor dat u op de hoogte blijft van externe factoren die uw bedrijf op zowel positieve als negatieve wijze kunnen beïnvloeden. Dit proces is niet alleen bedoeld voor Fortune 500-bedrijven – het is vooral belangrijk voor kleine en middelgrote bedrijven die niet het merk of de omzet van grotere bedrijven hebben en gevoeliger kunnen zijn voor de invloed van externe factoren.
Het invoeren van een effectieve methode voor het identificeren van externe factoren en het uitvoeren van omgevingsscans is een waardevolle oefening. Het kan uw organisatie helpen kansen te benutten voordat uw concurrenten dat doen, bedreigingen aan te pakken voordat ze significante problemen worden, en strategische plannen af te stemmen op de veranderende vraag in de markt.
