Op grond van het nieuwe belastingverdrag tussen Japan en de VS, dat in november 2003 is herzien, zijn royaltybetalers verplicht om bronbelasting in te houden en belasting te betalen in het land van betaling.De volgende procedures worden beschreven in II.Van de roerende voorheffing kan worden afgezien door de onder II. beschreven procedure te volgen.
II. Procedures voor ontvangers van royalty’s om vrijstelling van bronbelasting te verkrijgen
1. Indiening van formulier W-8BEN voor individuen / formulier W-8BEN-E voor bedrijven
De ontvanger van de royalty’s (een Japans bedrijf) moet bewijzen dat hij in aanmerking komt voor het belastingverdrag.Formulier W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding Individuals) / Formulier W-8BEN-E (Formulier W-8BEN / Formulier W-8BEN-E moet worden ingediend bij de royaltybetaler (VS-zijde).Formulier W-8BEN was vroeger één type voor zowel natuurlijke personen als vennootschappen, maar met de invoering van de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) werd formulier W-8BEN voor vennootschappen gewijzigd in W-8BEN-E.Met ingang van januari 2015 wordt formulier W-8BEN gebruikt voor individuele begunstigden en formulier W-8BEN-E voor begunstigden uit het bedrijfsleven. Formulier W-8BEN-E is acht bladzijden lang.Het formulier W-8BEN-E telt acht bladzijden en vereist dat u op bladzijde 1 uit de 31 soorten rechtspersonen die in sectie 5 van deel I zijn opgesomd, het juiste type rechtspersoon selecteert en vervolgens op bladzijde 2 en de daaropvolgende bladzijden de overeenkomstige rubrieken invult naar gelang van het door u geselecteerde type rechtspersoon.Meer informatie vindt u op de website in de rubriek Referentiemateriaal en -informatie.
2. U.S. Taxpayer Identification Number
A. Voor bedrijven Werkgeversidentificatienummer: EIN
Als u een bedrijf bent en geen EIN hebt, moet u formulier SS-4 invullen, Application for Employer Identification Number (EIN).Indien u een vennootschap bent en geen EIN heeft, dient u formulier SS-4 (Application for Employer Identification Number) in bij de U.S. Internal Revenue Service (IRS) om een EIN te verkrijgen.Als u per post een EIN aanvraagt in Japan, duurt dat meestal twee tot drie weken.Als u een buitenlandse onderdaan bent, kunt u rechtstreeks telefonisch of per fax contact opnemen met de IRS en nog dezelfde dag een EIN verkrijgen.
B. Sociale Zekerheidsnummer: SSN
Als u een individu bent en geen SSN heeft, moet u een Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) opgeven.Het ITIN wordt verkregen door een kopie van uw paspoort bij een Amerikaans consulaat of notaris notarieel te laten vastleggen en formulier W-7 (Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number) bij de IRS in te dienen.
De bovenstaande procedures moeten worden uitgevoerd door de ontvanger van de royalty.Indien u echter geen kantoor in de VS heeft, kunt u een Amerikaanse royaltybetaler verzoeken namens u op te treden.
3. Bewaring van formulier W-8BEN / Formulier W-8BEN-E
Formulier W-8BEN / Formulier W-8BEN-E moet door de royaltybetaler worden bewaard.Zonder het formulier W-8BEN / Form W-8BEN-E zal de royaltybetaler bij de betaling van royalty’s belasting moeten inhouden en de bronbelasting moeten verrekenen.De belastingvrijstelling wordt eenmaal gedaan voor dezelfde royaltybetaler en hoeft niet voor elke royaltybetaling te worden gedaan.Royaltybetalers moeten de W-8BEN / W-8BEN-E onmiddellijk aan de IRS voorleggen wanneer daarom wordt verzocht.