Zowel W-9 als 1099 zijn informatieformulieren die de IRS vereist wanneer een aannemer betaald werk verricht voor een bedrijf. Het verschil tussen 1099 en W-9 is eenvoudig: de aannemer vult het W-9 formulier in om informatie te verstrekken aan het bedrijf waarvoor hij werkt, en dat bedrijf rapporteert later de jaarlijkse inkomsten van de aannemer op het 1099 formulier. Als u een kleine ondernemer bent die gebruik maakt van aannemers, kunt u deze gids gebruiken om snel meer te leren over het gebruik van deze twee belastingformulieren.
Het verschil tussen een aannemer en een werknemer
Om het doel van W-9 en 1099 te begrijpen, moet u eerst weten hoe u een aannemer van een werknemer kunt onderscheiden. Vanuit het oogpunt van de IRS zijn zowel “werknemer” als “aannemer” werknemersclassificaties. Het onderscheid kan soms subtiel zijn, omdat een aannemer soms hetzelfde soort werk kan doen als een werknemer.
Het belangrijkste verschil is dat aannemers – d.w.z. zelfstandigen die zichzelf ook onafhankelijke aannemers, freelancers of eenmanszaken kunnen noemen – worden ingehuurd om u een vaste prestatie te leveren, maar ze hebben controle over wanneer en hoe ze het werk doen. Een werknemer daarentegen heeft een meer vaste relatie met een werkgever, werkt waarschijnlijk op vaste uren en heeft recht op secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ziektekostenverzekering of 401(k)-regelingen.
Bedrijven zijn verplicht om voor werknemers belasting in te houden en socialezekerheids- en ziektekostenbelasting over hun loon af te dragen. Aannemers zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen staats- en federale inkomstenbelasting en kunnen bijgevolg zakelijke aftrekposten aanleggen, zoals de kosten voor het houden van een kantoor aan huis.
De belastingformulieren van de IRS voor onderaannemers zijn dezelfde als die voor aannemers. De entiteit die de onderaannemer betaalt, zal degene zijn die zich bezighoudt met hun belastingformulieren.
Belangrijke termen voor zakelijke IRS-formulieren
Zaken moeten de belastingwetgeving tot op de letter volgen, en het begint allemaal met het correct identificeren van belastbare entiteiten. De IRS verwijst naar belastingplichtige entiteiten, of het nu personen of bedrijven zijn, met behulp van hun fiscaal identificatienummer (TIN).
Er zijn twee soorten TIN’s die van toepassing kunnen zijn op individuele contractarbeiders. Als uw contractant een bedrijf heeft dat hij bij de IRS heeft geregistreerd, zal hij een werkgeversidentificatienummer (EIN) hebben gekregen – ook al is dat bedrijf een eenmanszaak zonder andere werknemers. Als een aannemer geen bedrijf heeft geregistreerd en gewoon als zelfstandige werkt, zal hij zijn socialezekerheidsnummer gebruiken voor belastingaangifte. TIN, EIN, en SSN zijn allemaal termen die u op de W-9 en 1099 formulieren zult tegenkomen.
Wat is een W-9 formulier?
Het W-9 formulier is een document van één pagina getiteld “Request for Taxpayer Information and Certification”. De W-9-vereisten zijn eenvoudig: de belastinggegevens van een contractant moeten worden vermeld. Dit omvat de wettelijke naam, het adres en het socialezekerheidsnummer van personen die geen geregistreerde bedrijfsentiteit hebben. Personen met een geregistreerd bedrijf moeten ook de bedrijfsnaam en het EIN opgeven.
Als de aannemer een EIN heeft, hoeft hij niet ook zijn sofi-nummer op te geven.
Het W-9 formulier eindigt met een ondertekende verklaring van de aannemer dat hij de informatie naar waarheid heeft ingevuld en dat hij bevoegd is om in de VS te werken.
Wie moet een W-9 IRS formulier invullen?
Alle niet-werknemers die waarschijnlijk voor het einde van het jaar meer dan 600 dollar voor u zullen werken, moeten een W-9-formulier invullen. Als een contractant verzuimt een W-9 in te dienen, bent u wettelijk verplicht 28% van zijn inkomsten in te houden voor belastingen. W-9 is alleen voor particulieren; andere bedrijven die voor u werken, hoeven dit formulier niet in te dienen.
Wat is een 1099-formulier?
Het formulier 1099-MISC is een document van één bladzijde met de titel “Diverse inkomsten”. Er zijn andere 1099-formulieren die door de IRS worden uitgegeven voor soorten “aanvullende inkomsten”, maar 1099-MISC is het formulier dat voor aannemers wordt gebruikt. De vakken die u niet op het formulier hoeft in te vullen, zullen voor de hand liggen, zoals “huur”, “royalty’s”, “gouden parachute-betalingen”, “oogstverzekeringsopbrengsten” of zelfs “visbootopbrengsten”.”
De belangrijkste informatie op het formulier bestaat uit TIN’s voor zowel de betalende entiteit als de begunstigde, en het totale bedrag dat voor het jaar is betaald.
Wanneer een 1099 uitgeven
Een eenvoudige regel bepaalt wanneer u een 1099 moet gebruiken: Stel er een op voor elke contractant die in de loop van één belastingjaar meer dan $600 aan uw bedrijf heeft verdiend. Vul het zo snel mogelijk na 31 december in, want de deadline voor het verstrekken aan uw contractant is 31 januari. Dit is dezelfde deadline die de IRS hanteert voor werkgevers die W-2-formulieren aan werknemers moeten sturen.
Hoe W-9- en 1099-formulieren samen te gebruiken
De beste praktijk voor bedrijven is om aannemers te vragen een W-9-formulier in te vullen op de dag dat u ze in dienst neemt. Hoewel u de W-9 niet bij de IRS hoeft in te dienen, hebt u die informatie later wel nodig om de 1099 van de aannemer in te vullen.
Zorg ervoor dat je die 1099-formulieren zo snel mogelijk in januari, en uiterlijk op 31 januari, aan je aannemers verstrekt. Uw aannemers zijn afhankelijk van u om hun IRS-formulieren op tijd bij hen te krijgen om aan hun belastingrapportageverplichtingen te voldoen.
Een snelle hack voor aannemers
Als u een aannemer bent en bedrijven u vaak inhuren voor nieuw werk, kunt u een ongetekende, gescande W-9 op uw computer of in de cloud bewaren. Dan hoeft u er alleen maar een af te drukken, te ondertekenen en te scannen wanneer u die nodig hebt.
Op zoek naar meer tips voor kleine bedrijven? Bekijk deze artikelen van de SumUp blog:
Small Business Grants: 25+ Places to Find Free Money in 2019
6 Cashier Training Tips for Your Business
What Is a Purchase Order & How Does It Work?