Guinguette Marais Poitevin

Chapter Highlights

1. Types of Needs Analyses
2. Knowledge, Skills, Abilities
3. Technieken
4. Checklist for evaluating an assessment

Inleiding

De werkomgeving van vandaag vereist dat werknemers vaardig zijn in het uitvoeren van complexe taken op een efficiënte, kosteneffectieve en veilige manier. Training (een instrument voor prestatieverbetering) is nodig wanneer werknemers niet presteren op een bepaalde standaard of op een verwacht prestatieniveau. Het verschil tussen het werkelijke en het verwachte prestatieniveau geeft aan dat er behoefte is aan opleiding. De identificatie van trainingsbehoeften is de eerste stap in een uniforme methode van instructieontwerp.
Een succesvolle analyse van trainingsbehoeften zal vaststellen wie training nodig heeft en wat voor soort training nodig is. Het is contraproductief om training aan te bieden aan mensen die het niet nodig hebben of om de verkeerde soort training aan te bieden. Een analyse van de opleidingsbehoeften helpt om de opleidingsmiddelen goed te gebruiken.

Typen behoeftenanalyses

Er zijn veel behoeftenanalyses beschikbaar voor gebruik in verschillende arbeidscontexten. Bronnen die u kunnen helpen bepalen welke behoefteanalyse geschikt is voor uw situatie, worden hieronder beschreven.

• Organisatorische analyse. Een analyse van de zakelijke behoeften of andere redenen waarom de opleiding gewenst is. Een analyse van de strategieën, doelen en doelstellingen van de organisatie. Wat wil de organisatie in het algemeen bereiken? De belangrijke vragen die door deze analyse beantwoord worden zijn: wie heeft besloten dat er training gegeven moet worden, waarom wordt een trainingsprogramma gezien als de aanbevolen oplossing voor een zakelijk probleem, wat is de geschiedenis van de organisatie geweest met betrekking tot het trainen van werknemers en andere managementinterventies.
• Persoonsanalyse. Analyse die betrekking heeft op de potentiële deelnemers en de instructeurs die bij het proces betrokken zijn. De belangrijke vragen die door deze analyse worden beantwoord zijn wie de opleiding zal ontvangen en hun niveau van bestaande kennis over het onderwerp, wat is hun leerstijl, en wie zal de opleiding leiden. Beschikken de werknemers over de vereiste vaardigheden? Zijn er veranderingen in beleid, procedures, software of apparatuur die training vereisen of noodzakelijk maken?
• Werkanalyse / Taakanalyse. Analyse van de taken die worden uitgevoerd. Dit is een analyse van de functie en de vereisten voor het uitvoeren van het werk. Deze analyse, die ook taakanalyse of functieanalyse wordt genoemd, heeft tot doel de belangrijkste taken en het vereiste vaardigheidsniveau te specificeren. Dit helpt ervoor te zorgen dat de opleiding die wordt ontwikkeld relevante links bevat naar de inhoud van de functie.
• Analyse van de prestaties. Presteren de werknemers volgens de vastgestelde norm? Als de prestaties onder de verwachtingen liggen, kan de opleiding dan helpen om deze prestaties te verbeteren? Is er sprake van een Performance Gap?
• Inhoudelijke Analyse. Analyse van documenten, wetten, procedures die op het werk worden gebruikt. Deze analyse beantwoordt vragen over welke kennis of informatie wordt gebruikt in deze job. Deze informatie komt uit handleidingen, documenten of voorschriften. Het is belangrijk dat de inhoud van de opleiding niet in strijd of tegenstrijdig is met de functievereisten. Een ervaren werknemer kan (als materiedeskundige) helpen bij het bepalen van de juiste inhoud.
• Analyse van de geschiktheid van de opleiding. Analyse of opleiding de gewenste oplossing is. Opleiding is een van de vele oplossingen voor werkgelegenheidsproblemen. Het is echter niet altijd de beste oplossing. Het is belangrijk om te bepalen of de opleiding effectief zal zijn in het gebruik ervan.
• Kosten-batenanalyse. Analyse van de return on investment (ROI) van een opleiding. Effectieve training resulteert in een return of value voor de organisatie die groter is dan de initiële investering om de training te produceren of uit te voeren.

Kennis, Vaardigheden en Bekwaamheden

De werkplek van vandaag vereist vaak dat werknemers onafhankelijke denkers zijn die verantwoordelijk zijn voor het nemen van goede beslissingen op basis van beperkte informatie. Voor dit soort werk kan opleiding nodig zijn als de werknemer niet over deze vaardigheden beschikt. Hieronder volgt een lijst van verschillende competenties waarover werknemers kunnen moeten beschikken om hun werk goed te kunnen doen.

• Aanpassingsvermogen
• Analytische vaardigheden
• Actiegerichtheid
• Business Knowledge/Acumen
• Coaching/Employee Development
• Communicatie
• Customer Focus
• Decision Making
• Fiscal Management
• Global Perspective
• Innovatie
• Interpersoonlijke vaardigheden
• Leidinggeven
• Doelstellingen bepalen
• Risicobeheersing
• Persuasion and Influence
• Planning
• Problem Solving
• Project Management
• Results Orientation
• Self-Management
• Teamwork
• Technology

Zijn een of meer van deze KSA’s vereist voordat de werknemer wordt aangenomen? Zijn de vereiste KSA’s opgenomen in vacatures of advertenties? Is dat nodig?

Technieken

Een aantal basistechnieken voor het beoordelen van de behoeften zijn:

• directe observatie
• vragenlijsten
• overleg met personen in sleutelposities en/of met specifieke kennis
• studie van relevante literatuur
• interviews
• focusgroepen
• beoordelingen/enquêtes
• registraties &rapportstudies
• werkmonsters

Uitvoeren van een organisatie-analyse

Bepaal welke middelen beschikbaar zijn voor training. Wat zijn de missie en doelstellingen van de organisatie met betrekking tot de ontwikkeling van werknemers? Welke steun zullen het senior management en de managers geven aan training? Staat de organisatie achter dit proces? Zijn er voldoende middelen (financieel en personeel)?

Uitvoeren van een Werk/Taak-Analyse

Interview materiedeskundigen (SME’s) en goed presterende werknemers. Interview de supervisors en managers die de leiding hebben. Bestudeer functiebeschrijvingen en beroepsinformatie. Ontwikkel inzicht in wat werknemers moeten weten om hun taken uit te voeren.

Belangrijke vragen bij het uitvoeren van een Taakanalyse:

1. Welke taken worden uitgevoerd?
2. Hoe vaak worden ze uitgevoerd?
3. Hoe belangrijk is elke taak?
4. Welke kennis is nodig om de taak uit te voeren?
5. Hoe moeilijk is elke taak?
6. Welke soorten training zijn beschikbaar?

Observeer de werknemer die de taak uitvoert. Documenteer de taken die worden uitgevoerd. Zorg er bij het documenteren van de taken voor dat elke taak begint met een actiewerkwoord. Hoe verhoudt deze taakanalyse zich tot bestaande functiebeschrijvingen? Zijn er in de taakanalyse belangrijke delen van de functiebeschrijving over het hoofd gezien? Werden er taken uitgevoerd die niet in de functiebeschrijving voorkwamen?

Organiseer de geïdentificeerde taken. Ontwikkel een volgorde van taken. Of rangschik de taken naar belangrijkheid.
Zijn er verschillen tussen medewerkers die goed en slecht presteren op specifieke werktaken? Zijn er verschillen tussen Experts en Beginners? Zou het geven van training over deze taken de werkprestaties van de werknemers verbeteren?
De meeste werknemers moeten beslissingen nemen op basis van informatie. Hoe wordt informatie door de werknemer verzameld? Wat doet de werknemer met de informatie? Kan dit proces worden getraind? Of, kan training dit proces verbeteren?

Cognitieve taakanalyse

Ontwikkel een model van de taak. Laat zien waar de beslissingspunten zich bevinden en welke informatie nodig is om beslissingen te nemen en acties worden ondernomen op basis van die informatie. Dit model moet een schematische of grafische voorstelling van de taak zijn. Dit model wordt ontwikkeld door de werknemers te observeren en te interviewen. Het doel is een model te ontwikkelen dat kan worden gebruikt als leidraad bij het ontwikkelen van trainingsprogramma’s en curriculum.
Aangezien de training is gebaseerd op specifieke taken, zullen werknemers zich meer op hun gemak voelen om de moeite te nemen aan de training deel te nemen.
Verzamel informatie over hoe de taak wordt uitgevoerd, zodat dit kan worden gebruikt om een model van de taak te vormen. Bekijk functietitels en -beschrijvingen om een idee te krijgen van de taken die worden uitgevoerd. Observeer de werknemer bij het uitvoeren van de taak. Bestudeer bestaande training met betrekking tot de taak. Zorg ervoor dat u zowel experts als nieuwkomers observeert ter vergelijking.

Analyse van kritieke incidenten

Handleiding voor interviews met kritieke incidenten.

Uitvoeren van een prestatie-analyse

Deze techniek wordt gebruikt om vast te stellen welke werknemers opleiding nodig hebben. Evalueer prestatiebeoordelingen. Interview managers en supervisors. Zoek naar prestatiemaatstaven zoals benchmarks en doelstellingen.

Bronnen van prestatiegegevens:

1. Prestatiebeoordelingen
2. Quotas met (un-gehaald)
3. Prestatiemetingen
4. Omzet
5. Krimp
6. Lekkage
7. Verlies
8. Verliezen
9. Ongelukken
10. Veiligheidsincidenten
11. Gedrag
12. Absenteeïsme
13. Eenheden per dag
14. Eenheden per week
15. Retours
16. Klantenklachten

Zijn er verschillen tussen goed en slecht presterende werknemers op specifieke competenties? Zou het geven van training op die competenties de werkprestaties van werknemers verbeteren?

Checklist voor analyse van trainingsbehoeften

Het is handig om een georganiseerde methode te hebben voor het kiezen van het juiste assessment voor uw behoeften. Een checklist kan u helpen bij dit proces. Uw checklist moet een samenvatting geven van de hierboven besproken informatie. Bijvoorbeeld, is het assessment geldig voor het beoogde doel? Is het betrouwbaar en eerlijk? Is het kosteneffectief? Is het waarschijnlijk dat de deelnemers het instrument als eerlijk en geldig zullen beschouwen? Denk ook aan het gemak of de moeilijkheid van de administratie, de score en de interpretatie, gezien de beschikbare middelen. Klik hier voor een voorbeeld van een checklist die u nuttig zou kunnen vinden. Door een checklist in te vullen voor elke test die u overweegt, kunt u ze gemakkelijker met elkaar vergelijken.