Er zijn twee boekhoudmethoden die bedrijven gebruiken om inkomsten en uitgaven bij te houden, en het is van belang om de verschillen tussen de twee te begrijpen.
Cash-basis accounting is de eenvoudigste methode. Deze methode is in het algemeen beschikbaar voor bedrijven met een jaaromzet van maximaal 10 miljoen dollar en voor professionele dienstverlenende bedrijven van elke omvang. Er is een lagere drempel van $ 5 miljoen voor C-vennootschappen en voor partnerschappen waarin een C-vennootschap partner is. Niet-professionele dienstverlenende bedrijven met een jaaromzet van meer dan 10 miljoen dollar moeten in het algemeen een boekhouding op transactiebasis voeren. Een uitzondering op deze algemene regel: Bepaalde bedrijven met inventaris zijn verplicht om het toerekeningsbeginsel te gebruiken voor de aan- en verkoop van goederen als de jaarlijkse verkoop meer dan $ 1.000.000 bedraagt.
De verschillen
De boekhoudmethoden op kasbasis en op transactiebasis verschillen voornamelijk in de timing van wanneer transacties worden gecrediteerd en gedebiteerd op rekeningen. Bij een boekhouding op kasbasis worden de opbrengsten geboekt wanneer de betaling van de facturen is ontvangen, en worden de kosten geboekt wanneer ze zijn betaald
Bij een boekhouding op transactiebasis worden de opbrengsten geboekt wanneer ze zijn verworven, en worden de kosten geboekt wanneer ze zijn gemaakt. Boekhouden op transactiebasis is in overeenstemming met het overeenstemmingsbeginsel volgens de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen. Met andere woorden, inkomsten en uitgaven worden gekoppeld aan de perioden waarin zij daadwerkelijk worden verdiend of gemaakt.
Bij wijze van voorbeeld: ABC Consulting heeft in december een opdracht afgerond en de klant $10.000 gefactureerd na voltooiing van de opdracht. Het bedrijf ontving een cheque voor betaling in januari. Volgens het kasstelsel worden de inkomsten van $10.000 in januari geboekt.
Bovendien kocht ABC Consulting in december een aantal nieuwe kantoorcomputers voor $5.000. De verkoper bood 30 dagen “dezelfde prijs”. De verkoper bood 30 dagen “same as cash”-financiering aan, dus betaalde ABC pas in januari voor deze computers. Bij een boekhouding op kasbasis zou ABC de uitgave van $5.000 in januari boeken, niet in december. Als ABC daarentegen een creditcard zou gebruiken om de aankoop te doen, zou het de aankoop in december boeken.
Nu volgt XYZ Manufacturing Co., dat in december een machine aan een klant verkocht voor $10.000, maar pas in januari een cheque ontving voor de betaling. Volgens het toerekeningsbeginsel zou het bedrijf de $10.000 in december als opbrengst boeken in plaats van tot januari te wachten.
XYZ kocht in december ook voor $5.000 aan kantoorapparatuur op afbetaling en betaalde daarvoor in januari. Volgens het toerekeningsbeginsel zou deze uitgave van $5.000 in december in de boeken worden opgenomen, wanneer de kantoorapparatuur in bezit zou worden genomen.
Timing van inkomsten en uitgaven
De mogelijke belastingeffecten zijn belangrijke factoren die in overweging moeten worden genomen bij de beslissing welke boekhoudmethode moet worden gebruikt. De belangrijkste factor is de timing van inkomsten en uitgaven aan het eind van het jaar.
Bedrijven die kasbasisboekhouding gebruiken, kunnen profiteren van een populaire strategie voor belastingplanning aan het eind van het jaar, waarbij de erkenning van inkomsten wordt uitgesteld tot januari en de zakelijke uitgaven worden versneld tot december. Dit kan worden gedaan door in december voltooid werk pas begin januari te factureren en aftrekbare activa in december te kopen en te betalen in plaats van tot januari te wachten.
Dit kan uw huidige belastingen verlagen door belastbare inkomsten naar het volgende jaar uit te stellen en aftrekbare uitgaven naar het huidige jaar te versnellen. Deze strategie is echter niet zo gemakkelijk beschikbaar voor bedrijven die een boekhouding op transactiebasis hanteren.
Is eenvoud de moeite waard?
Vanwege de eenvoud gebruiken veel kleine bedrijven zo lang mogelijk een boekhouding op kasbasis – totdat ze de eerder besproken IRS-drempels bereiken. Maar er zijn een aantal potentiële nadelen.
Zo melden bedrijven die het kasstelsel gebruiken soms grote schommelingen in de winst van periode tot periode als gevolg van de timing van betalingsontvangsten. Dit kan het moeilijk maken om een nauwkeurig beeld te krijgen van de winstgevendheid op lange termijn. Het maakt het ook moeilijk om de prestaties van het ene jaar op het andere te vergelijken met die van soortgelijke bedrijven die een boekhouding op transactiebasis gebruiken.
Geef advies aan uw accountant voor meer begeleiding bij het bepalen van de juiste boekhoudmethode voor uw bedrijf.
Is Congress Targeting Cash Accounting?
In de afgelopen jaren heeft het Congres voorstellen gedaan om het gebruik van boekhouding op kasbasis bij bepaalde soorten bedrijven te beperken.
Dit zou de federale overheid in staat stellen om belastinginkomsten eerder te innen. Het Joint Committee on Taxation heeft één zo’n voorstel doorgelicht en vastgesteld dat het verplichten van bepaalde soorten professionele dienstverlenende bedrijven om over te schakelen van een boekhouding op kasbasis naar een boekhouding op transactiebasis de federale inkomsten zou verhogen.
Eén voorstel zou bijna alle dienstverlenende bedrijven met een jaarlijkse bruto-ontvangst van meer dan $ 10 miljoen hebben verplicht om over te schakelen van een boekhouding op kasbasis naar een boekhouding op transactiebasis. Dit zou gevolgen hebben gehad voor dienstverlenende bedrijven in een groot aantal sectoren, waaronder juridische dienstverlening, architectuur, engineering, gezondheidszorg, accountancy en consulting.
Geen van de voorstellen heeft het Congres gehaald om over te stemmen. Maar met een nieuwe regering die op het punt staat te worden beëdigd en een nieuw Congres dat op het punt staat zitting te nemen, bestaat de mogelijkheid dat een voorstel als dit opnieuw wordt ingediend.
Het American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) en de American Bar Association hebben zich sterk verzet tegen de eis dat professionele dienstverlenende bedrijven, waaronder CPA-kantoren en advocatenkantoren, de periodetoerekeningsmethode moeten gebruiken. “Wij dringen er sterk bij u op aan om de beperking van het gebruik van de kasmethode te heroverwegen,” verklaarde de voorzitter van de AICPA in een recente brief.