De rol van productmanager is oorspronkelijk in het leven geroepen om de complexiteit van de productlijnen van een bedrijf te beheren en ervoor te zorgen dat deze producten winstgevend waren. Productmanagers kunnen veel verschillende achtergronden hebben, omdat hun belangrijkste vaardigheden bestaan uit het goed samenwerken met klanten en het begrijpen van de problemen die het product moet oplossen.
Een productmanager is verantwoordelijk voor het orkestreren van de verschillende activiteiten die nodig zijn om ervoor te zorgen dat een product wordt geleverd dat aan de behoeften van de gebruikers voldoet. De rol van een softwareproductmanager varieert naarmate de software zijn levenscyclus doorloopt; eerder in het ontwikkelingsproces ontmoet de productmanager het beoogde publiek van het product om eisen te stellen, terwijl later in de levenscyclus de productmanager zich primair kan richten op acceptatietests van het product. In alle stadia van het productontwikkelingsproces vertegenwoordigt de productmanager de behoeften van de eindgebruikers, evalueert hij markttendensen en concurrentie, en gebruikt hij deze informatie om te bepalen welke functies moeten worden gebouwd. Een product manager kan bijvoorbeeld besluiten dat een functie nodig is omdat gebruikers erom vragen, of omdat de functie nodig is om concurrerend te blijven. Om dit besluitvormingsproces te vergemakkelijken kan de product manager een visie voor het product of een algemeen kader voor het maken van productbeslissingen opstellen. De product manager zorgt ook voor een sfeer van cohesie en gerichte samenwerking tussen alle leden van het team, allemaal in het belang van het voortdrijven van het product. Product managers worden vaak gezien als het kruispunt tussen business, design en technologie.
In een agile software ontwikkelomgeving worden soortgelijke verantwoordelijkheden op zich genomen door een product owner, een project rol die kan worden uitgevoerd door een product manager, wat de corresponderende rol in een organisatie is. Terwijl de product manager een strategisch en lange termijn perspectief heeft met een sterke focus op het marktsucces van een product, richt een product owner zich op het maximaliseren van de business waarde van het product of increment gecreëerd door een agile project, wat voordelen binnen een organisatie kan omvatten en niet expliciet betrekking heeft op de verkoopbaarheid van een product. Daarom richt een product owner zich vooral op de ontwikkeling van een product, terwijl een product manager een meer holistisch perspectief heeft. Een ander verschil is de tijdsfocus van beide rollen: een project is tijdgebonden waardoor de verantwoordelijkheid van een product owner rol in een project beperkt is tot het tijdsbestek van een project. De rol van productmanager daarentegen vereist een langetermijnperspectief en impliceert vaak helemaal geen afloop. De rol van een product owner in een project kan worden uitgevoerd door een persoon met een product manager rol in de organisatie die kan helpen zorgen voor een succesvolle implementatie van strategische overwegingen tijdens de operationele ontwikkeling van een product.
De dagelijkse verantwoordelijkheden van een product owner/product manager binnen een agile project omvatten het creëren en prioriteren van de product backlog, dat is een lijst van dingen die moeten worden gedaan door het ontwikkelteam, om de bedrijfswaarde die door het project wordt gecreëerd te maximaliseren. De product backlog bestaat vaak uit user stories, “een placeholder voor een gesprek tussen de product manager … en het ontwikkelteam.” Dit zijn korte verhalende beschrijvingen van wat een feature moet doen, inclusief een checklist van items die aanwezig moeten zijn om de feature als voltooid te beschouwen, de zogenaamde acceptatiecriteria. De details van hoe de feature ontwikkeld wordt, worden uitgewerkt door ontwikkelaars en designers. Aan het eind van de ontwikkelsprint is de product manager verantwoordelijk voor het verifiëren dat aan de acceptatie criteria is voldaan; pas dan is het werk aan de feature officieel klaar.