Guinguette Marais Poitevin

Wat is een RFI?

In de bouw is RFI een afkorting voor Request for Information. Het verwijst naar een verzoek om details of aanvullende informatie over een aspect van het project dat verduidelijking behoeft. RFI’s kunnen gestuurd worden naar, of van, iedereen die betrokken is bij het bouwproject, inclusief de eigenaar, bouwmanager, hoofdaannemer, architect, ontwerper, leveranciers en onderaannemers.

In de regel wordt een RFI verstuurd wanneer een partij kritische informatie nodig heeft om verder te gaan of een beslissing te nemen. Enkele veel voorkomende redenen dat iemand een RFI zou sturen zijn:

• Omissende, onvolledige, of onjuiste informatie bestaat op project specificaties en documenten.
• Planning details moeten worden gewijzigd als gevolg van ontwerpfout, beschikbaarheid van materialen, kosten, of een andere reden.
• Updates moeten worden gemaakt om plannen op basis van nieuwe of eerder niet beschikbaar informatie over de projectlocatie.
• Wijzigingen op verzoek van eigenaren, ontwerpers of aannemers moeten officieel worden gemaakt.
• Een detail binnen de planspecificaties kan onjuist zijn en moet worden herzien.
• Een ontwerper, ingenieur of aannemer heeft details nodig over mogelijke materialen of apparatuur van een leverancier.

Een RFI kan om oneindig veel redenen worden gemaakt, en het proces van het maken en verzenden van de aanvraag bereikt meerdere doelen:

• Formaliseert het verzoek om aanvullende informatie of wijzigingen in plannen
• Documenteert bezorgdheid over materialen of kostenramingen
• Deelt informatie en benadrukt wijzigingen aan alle belangrijke spelers in het project

Dit alles helpt het project soepel te laten verlopen en beperkt de juridische en financiële aansprakelijkheid voor groepen die zich houden aan het proces van het gebruik van formele verzoeken om informatie.

GERELATEERDE TERMS

Hoe schrijf je een RFI voor de bouw

Voor organisaties of projecten die niet beschikken over een geformaliseerd sjabloon, software, of richtlijnen voor het maken en indienen van een nieuw verzoek om informatie, kunnen individuen in de war raken over hoe ze precies een effectieve RFI moeten formuleren. Hier volgen enkele best practices, afkomstig van ervaren bouwprofessionals, over hoe je een effectieve aanvraag opstelt:

• Gebruik schone / eenvoudige opmaak
• Volg een consistent formaat en naamgevingsconventie
• Stel één vraag of vraag om zeer specifieke informatie
• Wees specifiek
• Bied een volledige en nauwkeurige context van de situatie of vraag
• Houd een professionele, attente toon
• Breng bijgevoegde documenten, afbeeldingen, of video, indien nodig
• Suggereer een oplossing of mogelijke verklaring voor de vraag of het probleem
• Bied een specifieke, maar redelijke, hoeveelheid tijd om op het verzoek te reageren

Iedereen moet er rekening mee houden dat elke RFI die hij of zij opstelt een verslag zal zijn van de voortgang van het project en kan worden geraadpleegd als er juridische, financiële of verzekeringsgerelateerde kwesties aan de orde komen. Vasthouden aan een professioneel RFI proces en ervoor zorgen dat het op de juiste manier wordt gebruikt is een goede manier om aan de goede kant te blijven van eventuele problemen die zich kunnen voordoen.

Bouw RFI Voorbeeld

Dit voorbeeld maakt gebruik van een eenvoudige RFI sjabloon en toont een algemene aannemer die informatie vraagt aan de projectingenieur omdat de planspecificaties niet duidelijk waren. Er zijn vele manieren om dit soort verzoeken te structureren, maar de meeste professionals zijn het erover eens dat eenvoudiger beter is.

RFI Voorbeeld Doc

Free Construction RFI Template

Vele organisaties zullen al een proces, sjabloon of digitaal systeem hebben voor het beheren van het RFI proces. Voor diegenen die nog niet over dergelijke middelen beschikken, hebben we een eenvoudig RFI sjabloon gemaakt om je op weg te helpen. Download of kopieer dit sjabloon en pas het aan de specifieke kenmerken van uw organisatie of project aan:

Bouw RFI sjabloon: Google Drive, Microsoft Word (.docx)

Het beheren van RFI’s met Software

Voor grote projecten (meer dan $1M) is het waarschijnlijk dat tientallen, zo niet honderden RFI’s zullen worden verzonden tussen de belangrijkste managers en teamleden van het project, wat een document management probleem kan creëren voor projectmanagers en de rest van het team.

Bouwprofessionals kunnen zich wenden tot moderne technologie, met name bouwprojectbeheer en RFI-beheertools, zoals Procore en Plangrid, om het RFI-proces en andere onderdelen van het project te helpen beheren.