Een brief of e-mail van de manager van een werknemer is een effectieve manier om een salarisverhoging mee te delen. Vooral als de brief een aanvulling is op een salarisverhogingsgesprek met de manager van de werknemer, dat ook altijd gepaard moet gaan met een salarisverhoging, is de brief een effectief communicatiemiddel.
De brief kan de details van het gesprek bevestigen, inclusief waarom de werknemer loonsverhoging krijgt, hoe de manager zijn werk beoordeelt en aanbevelingen voor nog betere prestaties in de toekomst.
De brief versterkt het gesprek dat de manager met de werknemer heeft gevoerd toen de werknemer hoorde over de salarisverhoging. De brief dient om de positieve bijdragen van de werknemer aan de werkplek te benadrukken.
De brief is de schriftelijke documentatie van het gesprek over de salarisverhoging. Werknemers ontvangen deze brieven en ervaren het gevoel dat zij worden gewaardeerd. De brief draagt bij aan hun gevoel van trots op hun prestaties. Werknemers koesteren deze brieven en bewaren ze jarenlang.
De rol van de manager in het communiceren van de loonsverhoging
De rol van de manager in het communiceren van de loonsverhoging van de werknemer is de kritische factor. De manager moet de reden van de loonsverhoging aan de werknemer meedelen, het bedrag van de verhoging en het nieuwe basissalaris van de werknemer.
Het is niet aan te bevelen dat de manager het percentage van de verhoging meedeelt, omdat dit over het algemeen rond de 2-4% ligt en dat is niet zo motiverend als het bedrag in dollars van de verhoging is voor een werknemer.
Bij wijze van voorbeeld: volgens het Bureau of Labor Statistics steeg het reële gemiddelde uurloon van december 2019 tot december 2020 met 3,7%, seizoensgecorrigeerd. De verandering in het reële gemiddelde uurloon, gecombineerd met een stijging van de gemiddelde werkweek met 1,2%, resulteerde in een stijging van het reële gemiddelde weekloon met 4,9% in deze periode. “De stijgingen van het reële gemiddelde uur- en weekloon weerspiegelen grotendeels het substantiële banenverlies gedurende het jaar onder lager betaalde werknemers als gevolg van de COVID-19 pandemie en de inspanningen om deze in te dammen.”
Het wordt sterk aanbevolen om de discussie over de salarisverhoging te richten op de sterke punten en bijdragen waarvoor de organisatie de werknemer beloont met de verhoging. Het gesprek is ook een uitstekende gelegenheid voor de manager om met de werknemer te bespreken wat hij of zij hoopt te zien in de prestaties van de werknemer voort te zetten in het komende jaar.
De manager kan zich ook richten op verbetering
Als er gebieden zijn om te verbeteren die de bijdrage van de werknemer nog belangrijker zouden maken, moet de manager deze tijdens het gesprek noemen. De werknemer heeft net een salarisverhoging gekregen en is ontvankelijk voor suggesties voor verbetering. Dit geldt vooral als de verbeteringen de werknemer in aanmerking laten komen voor een grotere salarisverhoging tijdens de volgende prestatieperiode.
De salarisverhogingsbrief bevestigt de details van de verhoging
In dit voorbeeld van een salarisverhogingsbrief heeft de manager een ontmoeting gehad met de werknemer, zodat de brief bevestigt wat de werknemer al weet. De interactie geeft de werknemer de mogelijkheid om vragen te stellen. Ook kan de manager de beloningsfilosofie van het bedrijf toelichten.
Weinig werknemers begrijpen de basisinformatie van het bedrijf met betrekking tot beloningsstrategieën en -filosofie volledig. Verder begrijpen werknemers niet hoeveel basissalaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en variabele beloningen zoals bonussen de werkgever kosten of hoe ze de beloningsfilosofie van het bedrijf ondersteunen. De manager speelt een rol in het informeren van werknemers over de beloningsfilosofie van het bedrijf. Alle verhogingen zijn bijvoorbeeld verhogingen op basis van verdienste.
Salarisverhogingsbrief voorbeeld
Deze salarisverhogingsbrief versterkt wat de werknemer weet van het gesprek met zijn of haar manager. Download de sjabloonbrief voor salarisverhoging (compatibel met Google Docs en Word Online) of kijk hieronder voor meer voorbeelden.
Salarisverhogingsbrief Voorbeeld (Tekstversie)
Reginald Lee
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
555-555-5555
[email protected]
September 1, 2018
Rhonda Rodriguez
Acme Electronics
123 Main Street Anytown, CA 12345
Dear Rhonda:
Dit schrijven is je officiële kennisgeving dat met ingang van 1 januari je basissalaris zal stijgen van $55.000.00 naar $56.760,00. Neem contact op met Personeelszaken om te bepalen wat het bedrag van uw salaris zal zijn op basis van de inhoudingen en andere verkiezingen die u hebt gekozen.
Zoals ik tijdens de vergadering van dinsdag heb gezegd, ontvangt u deze salarisverhoging omdat u de doelen hebt bereikt die we voor dit jaar hadden gesteld. Daarnaast is je bijdrage toegenomen doordat je je hebt geconcentreerd op het verder ontwikkelen van je leiderschapsvaardigheden.
De prestaties van het marketingteam dat je hebt geleid, waren opmerkelijk. Uw campagne voor de nieuwe productrelease was een van de meest uitgebreide en succesvolle in onze geschiedenis van productlanceringen.
U was ook in staat om elementen van sociale media en mond-tot-mond marketing toe te voegen aan het eigenlijke product, wat een nieuwe strategie is voor ons bedrijf. Je verzamelt momenteel gegevens en meet het succes van de campagne, wat ook een primeur is voor onze marketinggroep.
Dit is een welverdiende salarisverhoging. Ik wil je persoonlijk bedanken voor dit alles, maar ook voor je standvastige loyaliteit en inzet voor het succes van ons bedrijf. Het wordt gewaardeerd.
Gegroet,
Signatuur
Reginald Lee, Manager
Terry Lee, Afdelingsmanager
Uitbreiden
Zoals u ziet, worden in de brief de bijdragen van de werknemer versterkt. De werknemer wordt bedankt voor haar bijdragen en inzet en er wordt gewezen op specifieke acties die worden gewaardeerd. Dit versterkt bij de werknemer de acties die u in de toekomst wilt zien.
Dit is niet het moment om de gebieden te noemen waarop u verbetering hoopt te zien. Met behulp van uw managementnotities kunt u deze punten in de loop der tijd bij de werknemer versterken, vooral tijdens uw wekelijkse een-op-een-gesprekken.
Het doel van deze brief is een schouderklopje te geven, gedrag te versterken waarvan u meer wilt zien en positieve informatie te geven over de loonsverhoging.
Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie weliswaar gezaghebbend is, maar dat de juistheid en rechtmatigheid ervan niet kunnen worden gegarandeerd. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de arbeidswetgeving en -regelgeving verschilt van staat tot staat en van land tot land. Vraag om juridische bijstand of om hulp van overheidsinstanties op staats-, federaal of internationaal niveau, om er zeker van te zijn dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.