“Successie” is een van die woorden die door velen worden gebruikt, maar door weinigen worden begrepen. Simpel gezegd is het de methode waarmee de staat een ordelijke overdracht van activa en passiva naar de volgende generatie mogelijk maakt nadat iemand is overleden. Gewoonlijk wordt onder toezicht van de Hoge Raad een persoon aangewezen om de activa te verzamelen, de wettelijke schulden te betalen (of deze te betwisten), en de activa te verdelen zoals bepaald door de wet of het testament na betaling van de relevante belastingen.
Klinkt eenvoudig? Het is niet, want de belangen van de staat, van de erfgenamen, van de schuldeisers en van derden moeten allemaal in aanmerking worden genomen en het proces vereist dat de persoon die is aangewezen om de nalatenschap te beheren verschillende geformaliseerde stappen doorloopt die bij wet zijn voorgeschreven om de afsluiting van het probataat te bereiken.
De lezer wordt aangeraden eerst ons artikel over testamenten en trusts te lezen, waarin een algemene beschrijving wordt gegeven van de basisinstrumenten voor estate planning en een overzicht van het probataat. Dit artikel zal de probate procedure in meer detail, zodat de lezer begrijpt de verschillende stappen die nodig zijn om een succesvolle probate.
Merk op dat probate KAN worden vermeden door passende estate planning en in veel gevallen ons kantoor raadt het nemen van deze stappen om tijd, geld en moeite te besparen. Bepaalde gezinssituaties, echter, maken het gebruik van de nalatenschap proces ofwel noodzakelijk of raadzaam.
Het basisproces
Probate is een juridisch proces waarbij een rechter het testament van de overledene geldig verklaart of bepaalt dat hij of zij stierf zonder testament. De rechtbank benoemt ook iemand om de activa van de overledene te beheren en de verschuldigde rekeningen bij overlijden te betalen. Afhankelijk van de omstandigheden wordt deze persoon executeur, beheerder of bewindvoerder met testament genoemd.
Een bijkomend doel van het testament is na te gaan of iemand geld verschuldigd was op het tijdstip van overlijden, zodat de schuldeiser zich kan melden en een vordering kan indienen om betaling te ontvangen. Er is een vaste periode voor schuldeisers om zich te melden en betaling te eisen.
Naast de betaling van schulden, is het probat-proces ontworpen om ervoor te zorgen dat belastingen worden betaald. Inkomstenbelastingen voor de persoonlijke aangifte inkomstenbelasting tot de datum van overlijden moeten worden betaald. Inkomsten die tijdens het probate proces worden geïnd, vereisen het indienen van een afzonderlijke aangifte voor de successiebelasting en de betaling van belasting. Als de overledene meer dan $1.500.000 tot $3.500.000 (afhankelijk van het jaar van overlijden) aan bezittingen bezat op de datum van overlijden, is een federale belastingaangifte vereist en moet de verschuldigde belasting binnen negen maanden na de datum van overlijden worden betaald.
Het Congres heeft wetten aangenomen die de vermogensbelasting jaarlijks verlagen tot het jaar 2011, waarna deze weer terugspringt naar het belastingniveau van een aantal jaren geleden. Ga naar onze Nieuwsbrief pagina voor een gedetailleerd artikel over die vreemde belastingwet.
Ten slotte, nadat alle bezittingen van de overledene zijn verzameld, bezittingen zijn verkocht en belastingen en schulden zijn betaald, dan moet de executeur of beheerder de resterende bezittingen verdelen volgens het testament van de overledene of volgens de regels van erfopvolging bij versterf, indien de overledene zonder testament is overleden.
Assets onderworpen aan successie
Weliswaar zijn niet alle goederen die de overledene bezat onderworpen aan successie, maar de volgende goederen zijn gewoonlijk onderworpen aan de successieprocedure:
1. Goederen die alleen op naam van de overledene staan.
2. De helft van elk goed dat de overledene samen met zijn of haar echtgenoot of echtgenote in gemeenschap van goederen bezat.
3. Het deel of aandeel van de overledene in een goed dat hij of zij samen met anderen in erfpacht heeft.
4. Persoonlijke bezittingen, die eigendom zijn, maar niet zijn geregistreerd als de persoonlijke bezittingen van de overledene, zoals meubels, sieraden, enz.
De wet van Californië bepaalt dat een probate niet nodig is als de totale waarde op het moment van overlijden van de bezittingen, die onderworpen zijn aan probate, niet meer bedraagt dan de som van $ 100.000. Er is een vereenvoudigde procedure voor de overdracht van deze activa.
Het bedrag van $ 100.000 omvat geen voertuigen en bepaalde andere activa.
Er is ook een vereenvoudigde procedure voor het opzij zetten van gemeenschapsgoederen als alle activa die eigendom zijn van de overledene gemeenschapseigendom zijn met een overlevende echtgenoot.
Assets Not Subject to Probate
Voor bepaalde activa is het niet nodig om door een testament te gaan om te vestigen op een erfgenaam of een andere persoon. Ook al kan er een probatuut zijn voor een deel van de bezittingen, de volgende bezittingen zijn niet onderhevig aan de probateprocedure:
1. Vermogen in gemeenschappelijk bezit met een andere persoon of personen.
2. Vermogen in een levende trust.
3. Vermogen zoals levensverzekeringen en IRA-uitkeringen, waarbij een begunstigde is genoemd.
4. Vermogen op een bank- of spaarrekening op naam van de overledene als “trustee” voor iemand anders.
5. Vermogen dat op naam van een persoon kan worden gesteld en dat “opeisbaar bij overlijden” (P.O.D.) of “overdraagbaar bij overlijden” (T.O.D.) is aan iemand.
6. Vermogen dat overgaat op de langstlevende echtgenoot. Als de overledene bezittingen bezat die alleen op zijn of haar naam stonden, maar deze bezittingen bij testament worden nagelaten of door erfopvolging bij versterf op de langstlevende echtgenoot overgaan, is geen probate nodig.
7. Bezittingen die door man en vrouw als “gemeenschapseigendom met recht van overleving” zijn geregistreerd. Zoals hierboven vermeld, kent Californië een vereenvoudigde juridische procedure die “spousal confirmation proceeding” wordt genoemd. Hier wordt een verzoekschrift ingediend bij de rechtbank, wordt kennisgeving gedaan aan bepaalde partijen, en als niemand bezwaar maakt, keurt de rechtbank de activa goed als naar de echtgenoot gaan.
Deze procedure kan alleen worden gebruikt voor man en vrouw. Bijvoorbeeld, echtgenoot X heeft $400.000 aan afzonderlijke eigendommen alleen op zijn naam. Hij heeft een testament, dat alles aan zijn vrouw nalaat. Zijn vrouw kan deze procedure voor echtelijke bevestiging doorlopen. Het voordeel is dat er geen vaste kosten zijn zoals bij een testament, en het proces duurt ongeveer 30-60 dagen in plaats van 9-12 maanden.
De stappen in het Probate Proces
Als iemand overlijdt, is de eerste vraag of er een probate procedure komt?
Als alle bezittingen in een living trust of gezamenlijke pacht zijn ondergebracht, dan is het antwoord nee. Als de overledene meer dan 100.000 dollar aan bezittingen alleen op zijn of haar naam heeft staan en er is geen overlevende echtgenoot of de bezittingen zijn niet nagelaten aan de echtgenoot, dan is het antwoord ja.
Als het nodig is om een testament te hebben, dan is de tweede vraag wie zal optreden?
Als de overledene een testament heeft achtergelaten, dan heeft hij of zij iemand in het testament benoemd als executeur. Die persoon of personen hoeft of hoeven geen burger of ingezetene van Californië of de Verenigde Staten te zijn. Een vriend kan dienen, de drie kinderen van de persoon kunnen gezamenlijk dienen, of een Californische bank of trustbedrijf kan dienen. Niemand hoeft te dienen als hij wordt genoemd.
De volgende vraag is of de persoon of personen ermee instemmen om te dienen?
Als er geen testament is of als alle genoemde personen weigeren of niet in staat zijn om te dienen, dan heeft of hebben het naaste familielid of de naaste familieleden het eerste recht om te dienen of om iemand voor te dragen als zij niet willen dienen. Als er geen testament is, wordt de door de rechtbank aangewezen persoon een beheerder genoemd. Soms sterft iemand met een testament, maar wordt in het testament geen executeur genoemd of is de genoemde persoon overleden of wil hij of zij niet dienen, of misschien wordt een bank genoemd en weigert de bank omdat de nalatenschap niet groot genoeg is voor de bank. De rechtbank benoemt dan de naaste verwant die volgens het testament erft. Die persoon wordt een beheerder genoemd met het testament als bijlage.
Alle hierboven benoemde personen hebben een fiduciaire plicht en voeren dezelfde taken uit als ze eenmaal zijn benoemd, ook al varieert hun titel afhankelijk van de omstandigheden.
Benoeming door de rechtbank
Om het probate proces te starten is het nodig om een verzoekschrift in te dienen bij de hogere rechtbank in het graafschap waar de overledene woonde op het moment van overlijden. Dit verzoekschrift wordt ongeveer 30 dagen nadat het bij de rechtbank is ingediend, ter zitting behandeld.
Als er een noodgeval is (een huis of goed is in gevaar of een erfgenaam heeft onmiddellijk hulp nodig van het vermogen, enz.) en het is noodzakelijk dat iemand binnen de periode van 30 dagen handelt, is het mogelijk om binnen 24 uur iemand als “speciale beheerder” aangesteld te krijgen. Deze persoon behandelt de goederen van de nalatenschap totdat de executeur of beheerder is benoemd. Als de overledene de enige ondertekenaar was op een zakelijke bankrekening en salaris en andere rekeningen onmiddellijk moeten worden betaald, kan een speciale beheerder worden benoemd.
Nadat het verzoekschrift is ingediend, moet een aankondiging van de hoorzitting van de rechtbank drie keer worden gepubliceerd in een lokale krant. Bovendien moet een aankondiging van de hoorzitting ten minste 15 dagen voor de hoorzitting per post worden verzonden aan iedereen die in het testament wordt genoemd, alle wettelijke erfgenamen van de overledene (de mensen die zouden erven als hij of zij zonder testament zou overlijden), en alle andere plaatsvervangende executeurs die in het testament worden genoemd.
Als het testament speciale bewoordingen had aan het eind waar de getuigen tekenen, dan kan het “zichzelf bewijzend” zijn en zijn er geen extra verklaringen nodig. Als het testament niet zelfbewijzend is, dan moet een verklaring worden verkregen van een van de getuigen van het testament.
Als een getuige niet kan worden gevonden, dan zijn er verschillende alternatieve manieren om het testament te bewijzen. Als het testament handgeschreven is, kan iedereen die het handschrift van de overledene kent, een verklaring tekenen dat het testament bewijst.
Als het testament geen afstand doet van een borgtocht, dan moet de executeur of administrateur een borgtocht stellen. De borgtocht is niets anders dan een verzekeringspolis die de nalatenschap verzekert als de executeur of beheerder iets onoorbaars doet of steelt uit de nalatenschap. De premie van ongeveer 200-800 dollar wordt betaald uit het vermogen van de nalatenschap.
Als op de hoorzitting van de rechtbank alles correct is verlopen en er geen bezwaren zijn, zal de rechtbank het testament toelaten tot het testament en de executeur of beheerder benoemen.
Na de benoeming moet de executeur of beheerder een speciaal formulier bij de rechtbank indienen, getiteld “letters testamentary” of “letters of administration.” Dit wordt ondertekend door de persoon, en hij of zij stemt ermee in om op te treden als executeur of beheerder. Later, bij het nemen van juridische stappen of het overdragen van activa, zullen andere partijen een gewaarmerkt afschrift van deze “brieven” willen waaruit blijkt dat de persoon de wettelijke bevoegdheid heeft om te handelen.
Het verzamelen van de activa
Na de benoeming moet de executeur of beheerder bezit nemen van alle activa van de overledene die onderworpen zijn aan de successieprocedure. Bezittingen in gemeenschap van goederen, bezittingen in een levende trust of bezittingen waarvoor een begunstigde is aangewezen, maken geen deel uit van het testament en worden niet geïnd. De executeur of beheerder moet de eigendom van de goederen wijzigen en deze goederen op zijn of haar naam als executeur of beheerder zetten. Onderlinge fondsen, aandelen en obligaties, effectenrekeningen, bankrekeningen, onroerend goed, voertuigen en andere activa moeten worden overgeschreven.
Na het verzamelen van alle activa, is het noodzakelijk om een inventarislijst op te stellen waarin deze activa worden vermeld. Op het moment dat de executeur of beheerder werd benoemd, benoemde de rechtbank ook een “California Probate Referee.” Deze persoon heeft de verantwoordelijkheid om alle niet-contante goederen te waarderen met de reële marktwaarde op de datum van overlijden. De scheidsrechter ontvangt een vergoeding van $1 per $1.000 voor de waarde van de getaxeerde bezittingen. De waarde is de bruto waarde exclusief eventuele leningen of pandrechten op de activa.
Als het huis wordt getaxeerd op $500.000, ook al rust er een hypotheek van $250.000 op dit huis, dan taxeert de scheidsrechter het huis op $500.000 en ontvangt hij daarvoor een vergoeding van $500.
Er zijn wettelijke procedures om de waarde van de scheidsrechter aan te vechten als iemand van mening is dat deze niet juist is. De taxatie van alle activa moet binnen vier maanden na de benoeming van de executeur of beheerder bij de rechtbank worden ingediend.
Betaling van schulden en verplichtingen
Zodra de executeur of beheerder door de rechtbank is benoemd en geld heeft verkregen, kunnen rekeningen worden betaald. Begrafenis-, nuts-, creditcard- en andere rekeningen kunnen worden betaald zonder enige speciale wettelijke formaliteit.
Iemand kan worden verplicht een vordering van een schuldeiser in de nalatenschap in te dienen. Dit is een speciaal rechtbankformulier dat door de schuldeiser moet worden ingevuld en door de executeur of beheerder moet worden goedgekeurd. Indien de executeur of de beheerder wil dat dit formulier door een schuldeiser wordt ingediend, moet een kennisgeving aan de schuldeiser worden gezonden. Vorderingen moeten normaliter binnen vier maanden na de benoeming van de executeur of de beheerder worden ingediend. Er is een uitzondering indien de schuldeiser niet op de hoogte was van het overlijden. In dat geval kan de schuldeiser na de termijn van vier maanden voor het indienen van een vordering een verzoekschrift indienen bij de rechtbank. Het verzoekschrift kan niet later dan een jaar na de benoeming van de executeur of beheerder worden ingediend.
Als de executeur of beheerder de vordering van een schuldeiser afwijst, moet de schuldeiser binnen drie maanden na de afwijzing een rechtszaak aanspannen of hij verliest alle recht om later een rechtszaak aan te spannen. Voordat een rechtszaak kan worden aangespannen, moet de schuldeiser een vordering indienen. Deze eis geldt voor elk type vordering, ook voor vorderingen op grond van onrechtmatige daad. Als meneer X een auto-ongeluk krijgt en overlijdt en andere partijen zijn nalatenschap willen aanklagen, moeten zij binnen de vereiste termijn een vordering van de schuldeiser indienen voordat zij een rechtszaak kunnen beginnen.
In de meeste nalatenschappen is er geen sprake van betwiste vorderingen van schuldeisers. De executeur of beheerder betaalt de openstaande rekeningen en niemand maakt bezwaar.
Verkoop van nalatenschapsgoederen
Het kan nodig of praktisch zijn om sommige of alle nalatenschapsgoederen te verkopen. Het kan zijn dat bezittingen moeten worden verkocht om belastingen, kosten en schulden te betalen. Of het huis kan leeg staan en de kinderen willen het niet erven, dus wordt het verkocht tijdens een testament.
Er zijn twee methoden om activa te verkopen in een testamentprocedure, waarvoor de executeur of beheerder kan kiezen.
Eerst kan goedkeuring van de rechter worden verkregen voordat een actief wordt verkocht. Als de aandelen of obligaties worden verkocht, is een gerechtelijk bevel nodig voordat ze worden verkocht. Als onroerend goed wordt verkocht, moet een hoorzitting in de rechtbank worden gehouden en kan iedereen in de rechtbank een hogere prijs voor het onroerend goed bieden en het van de oorspronkelijke koper afnemen.
Tweede kan de executeur of beheerder activa verkopen onder een bepaling van de Californische wet die de “Independent Administration of Estates Act” wordt genoemd. Volgens deze wet mag de executeur of beheerder elk goed verkopen. De enige vereiste is dat elke begunstigde die door de verkoop wordt getroffen ten minste 15 dagen vóór de voorgestelde verkoopdatum schriftelijk in kennis wordt gesteld. Als niemand bezwaar maakt, kan de verkoop doorgaan. Als iemand bezwaar maakt, moet de rechtbank om goedkeuring worden verzocht, net als bij alternatief nummer één hierboven.
Na de benoeming stelt de executeur of beheerder gewoonlijk een begroting op met een schatting van de federale successierechten, honoraria voor de executeur en de advocaat, administratieve kosten, contante legaten krachtens het testament, en schulden of vorderingen. Als er onvoldoende geld beschikbaar is, moet worden besloten welke activa moeten worden verkocht. Is er wel voldoende geld beschikbaar, dan moet worden besloten of activa zoals het huis moeten worden verkocht. Zodra het besluit is genomen om activa te verkopen, moet de executeur of de beheerder tot verkoop overgaan. Het heeft weinig zin om de woning negen maanden leeg te laten staan en deze vervolgens te koop aan te bieden. Als het huis verkocht gaat worden, lijkt er weinig reden waarom het niet binnen 30 dagen na de benoeming op de markt zou kunnen worden gebracht.
Betaling van belastingen
De executeur of beheerder is aansprakelijk om ervoor te zorgen dat alle belastingen die de federale overheid en de staat Californië verschuldigd zijn, worden betaald. Hoewel de executeur normaal gesproken niet persoonlijk aansprakelijk is, strekt deze aansprakelijkheid zich wel uit tot de activa die in probatie zijn.
Als de executeur of beheerder activa verdeelt en de Internal Revenue Service of California Franchise Tax Board een tekort beoordeelt, is de executeur aansprakelijk voor de waarde van de verdeelde activa.
Belastingaangiften moeten worden ingediend en voorbereid en terwijl het de executeur of beheerder kan zijn die dit doet als de persoon deskundig genoeg is om dit te doen, kan het vaker de advocaat of de belastingvoorbereider, ingeschreven agent of gecertificeerde openbare accountant zijn die de belastingzaken van de overledene vóór de dood behandelde. Wie het ook is, moet bekwaam genoeg zijn om alle vereiste belastingaangiften voor te bereiden en in te dienen.
Federale successierechten
Als een persoon overlijdt met meer dan $1.500.000 tot $3.500.000, in activa, afhankelijk van het jaar van overlijden, moet binnen negen maanden na het overlijden van de overledene een belastingaangifte voor de nalatenschap worden ingediend.
Het bedrag van de vrijgestelde activa in de nalatenschap en het bedrag van de successierechten verandert jaarlijks tot 2011 en daarna en er moet advies worden ingewonnen over het huidige verschuldigde bedrag en de meest recente stand van de wetgeving.
Alle bedragen die worden nagelaten aan erkende liefdadigheidsinstellingen en alle bedragen die worden nagelaten aan de echtgenoot van de overledene (indien een Amerikaans staatsburger) zijn vrijgesteld. (Zie ons artikel over QDOT TRUSTS.) Alle schulden die de overledene op het moment van overlijden had, zoals begrafeniskosten, juridische kosten, schulden, etc. zijn ook aftrekbaar. Als de netto nalatenschap meer dan $1.500.000 tot $3.500.000 bedraagt, moet na aftrek van de schulden een belasting van 41-50% van het bedrag boven $1.500.000 tot $3.500.000 worden betaald.
Als de aangifte niet binnen de vereiste termijn wordt ingediend of als de verschuldigde belasting niet wordt betaald, kunnen er aanzienlijke boetes en rente worden opgelegd. Omdat de waarde van de bezittingen de waarde is op de datum van overlijden, moet degene die de belasting moet voorbereiden zo snel mogelijk na het overlijden van de overledene beginnen met het verzamelen van informatie.
Inkomstenbelastingaangifte voor overlijden
Ook als iemand overlijdt, moet er een inkomstenbelastingaangifte worden gedaan voor het jaar van overlijden. Stel dat mevrouw X op 21 juli overlijdt. Er moet een aangifte inkomstenbelasting worden gedaan vanaf de eerste van het jaar tot de datum van overlijden: 1 januari tot 21 juli. De aangifte moet voor 15 april van het volgende jaar worden ingediend. Alleen de ontvangen inkomsten en eventuele aftrekposten die tot de datum van overlijden zijn betaald, worden op de aangifte vermeld. Inkomsten zoals dividenden en rente die na de overlijdensdatum worden ontvangen, worden niet op de aangifte vermeld, maar worden opgenomen in de aangifte voor de inkomstenbelasting over de nalatenschap, of door de overlevende medehuurder als het vermogen in medehuur was.
De medische aftrek van de kant van de overledene die binnen een jaar na de overlijdensdatum is betaald, mag op de definitieve aangifte in mindering worden gebracht. Alle andere aftrekposten moeten voor het overlijden zijn betaald om aftrekbaar te zijn. Geraamde inkomstenbelastingen die voor het jaar van overlijden zijn betaald, moeten worden herzien. Afhankelijk van de overlijdensdatum is het wellicht niet nodig om na het overlijden door te gaan met het doen van geschatte betalingen.
De aangiften inkomstenbelasting van de overledene voor de vier jaren voorafgaand aan het overlijden moeten worden bewaard, en de aangifte voor het jaar voorafgaand aan het overlijden moet zorgvuldig worden bekeken om er zeker van te zijn dat alle inkomstenposten en aftrekposten zijn opgepakt. Als de overledene na 1 januari maar vóór 15 april of zelfs later is overleden, kan nog steeds een aangifte over het voorafgaande jaar verschuldigd zijn. Met verlengingen is het mogelijk om pas op 15 oktober aangifte te doen voor de inkomstenbelasting over het voorgaande jaar. Als de aangifte nog niet is ingediend, kan een verlenging worden aangevraagd, die meestal wordt toegekend.
Fiduciaire Aangiften
Inkomsten die na de overlijdensdatum binnenkomen, worden niet aangegeven op de aangifte inkomstenbelasting van de overledene. Als de rente, dividenden of andere inkomsten aan de nalatenschap worden uitbetaald, moeten ze worden vermeld in de fiduciaire of boedelbelastingaangifte. Voor de nalatenschap wordt een apart fiscaal identificatienummer verkregen dat wordt gebruikt in plaats van het sofi-nummer van de overledene.
Een aparte aangifte inkomstenbelasting, een fiduciaire belastingaangifte genoemd, wordt jaarlijks ingediend voor de nalatenschap. Dit formulier vermeldt de belastbare inkomsten, zoals dividenden, rente, vermogenswinsten en nettohuur. In de fiduciaire aangifte worden ook de toegestane aftrekposten vermeld, zoals hypotheekrente, honoraria van advocaten en executeurs, belastingen en enkele andere aftrekposten. De belastingaangifte hoeft niet op kalenderjaarbasis te worden ingediend, vanaf 31 december. De belastingaangifte kan aan het einde van elke kalendermaand worden ingediend. Zodra een belastingjaar is gekozen, moet de aangifte worden ingediend binnen 3 1/2 maand na het einde van het belastingjaar.
Aan het einde van het belastingjaar, als de nalatenschap niet is afgesloten en verdeeld, wordt de belasting dan betaald over het netto-inkomen. Dat inkomen wordt later zonder extra belasting aan de begunstigden van de nalatenschap uitgekeerd. Als de nalatenschap in de loop van het belastingjaar is verdeeld, wordt de belasting niet betaald over de netto-inkomsten, maar moet elke begunstigde zijn of haar evenredige aandeel in de belastbare inkomsten vermelden op zijn of haar persoonlijke belastingaangifte. Fiduciaire belastingaangiften zijn vereist totdat de nalatenschap is afgesloten en verdeeld. Als de nalatenschap meer dan twee belastingjaren openstaat, moeten elk jaar geschatte fiduciaire belastingen worden betaald.
Overige belastingen
Overige belastingen kunnen ook verschuldigd zijn. Onroerendgoedbelasting moet in Californië uiterlijk op 10 december en 10 april worden betaald. Er kan omzetbelasting verschuldigd zijn als er een bedrijf is dat een product verkoopt. Als de overledene in het jaar van overlijden (2002 of later) aan iemand een schenking van meer dan $11.000 heeft gedaan, kan een schenkingsrechtaangifte verschuldigd zijn. Als er onroerend goed in een andere staat of land is, kan het nodig zijn om een aparte aangifte inkomstenbelasting in te dienen voor de inkomsten in die staat of dat land.
Belastingplicht
Zoals eerder vermeld, is de executeur aansprakelijk voor belastingen als activa worden verdeeld en later wordt ontdekt dat aanvullende belastingen verschuldigd zijn. Daarom zal de executeur of beheerder vaak vragen of hij een deel van de nalatenschapsgelden gedurende een bepaalde periode mag achterhouden als reserve voor het geval er extra belastingen verschuldigd zijn. Deze reserve kan twee tot drie jaar worden aangehouden en vervolgens zonder aanvullend rechterlijk bevel worden verdeeld onder de begunstigden van de nalatenschap. De periode van belastingplichtigheid is normaal gesproken drie jaar voor de federale overheid. Deze periode gaat in op de vervaldatum van de aangifte of op de datum van indiening indien deze later valt. De periode van aansprakelijkheid voor de staat Californië is vier jaar.
Dus de aansprakelijkheid voor een aangifte van 2004, ingediend op of vóór 15 april 2005, vervalt op 15 april 2008 voor de Internal Revenue Service, en op 15 april 2009 voor de California Franchise Tax Board. Er zijn langere perioden van aansprakelijkheid als de belastingen 25% of meer te weinig zijn betaald. De periode van aansprakelijkheid loopt nooit af als er geen belastingaangifte is gedaan of als er fraude in het spel is.
De nalatenschap afsluiten
Nadat de nalatenschapsgoederen zijn geïnventariseerd, de periode voor het indienen van crediteurenvorderingen is verstreken en alle vorderingen zijn betaald of opgelost, de nodige activa zijn verkocht, en alle vereiste belastingaangiften zijn ingediend en verschuldigde belastingen zijn betaald, kan de nalatenschap worden verdeeld.
Om de nalatenschap af te sluiten is het nodig om een verzoekschrift in te dienen bij de rechtbank en een gerechtelijk bevel te verkrijgen om de verdeling te maken. De executeur moet ofwel een uitgebreide eindafrekening indienen waarin alle ontvangsten en uitgaven worden vermeld, ofwel van alle begunstigden van de nalatenschap een verklaring van afstand van de boekhouding verkrijgen. Nadat de boekhouding is opgesteld of er afstand van is gedaan, wordt een verzoekschrift opgesteld dat een samenvatting is van de nalatenschap en de ondernomen acties. In dit verzoekschrift wordt een overzicht gegeven van de bezittingen die op dit moment aanwezig zijn en de voorgestelde verdeling van deze bezittingen. Het honorarium dat de executeur of beheerder en de advocaat ontvangen wordt berekend en getoond.
Als alles in orde is en er geen bezwaren zijn, zal de rechtbank een beschikking geven die de nalatenschap afsluit, de betaalde honoraria beveelt, en de activa verdeelt. Zodra de beschikking van de rechtbank is verkregen, kunnen cheques worden uitgeschreven en de activa opnieuw worden geregistreerd op naam van de begunstigden van de nalatenschap. Nadat de activa zijn verdeeld een ontvangstbewijs voor deze activa wordt verkregen van elk landgoed begunstigde en ingediend bij de rechtbank.
Zoals eerder vermeld, als het landgoed is relatief eenvoudig en geen federale estate belasting verschuldigd is, kan het worden afgesloten in 6-9 maanden. Als er een landgoed belasting verschuldigd is, zal de periode waarschijnlijk oplopen tot 12-15 maanden. De nalatenschap zou niet langer dan 18 maanden in probate moeten zijn, tenzij er sprake is van geschillen of aanzienlijke problemen die de verdeling verhinderen.
Conclusie
De taak van de executeur is niet gering. Alleen al het opstellen van de inventaris en de boekhouding kost tientallen, zo niet honderden uren, om nog maar te zwijgen van de belastingen, de eventuele verkoop van activa en het omgaan met vragen en problemen van erfgenamen. De honoraria voor zowel de executeur als de advocaat worden door de staatswet vastgesteld (en zijn identiek) en indien zich bepaalde gebeurtenissen voordoen, zoals de verkoop van belangrijke activa of rechtszaken, kunnen beiden of een van beiden een verzoek indienen voor buitengewone honoraria. De rechtbank moet alle betaalde honoraria goedkeuren en belanghebbenden kunnen bezwaar maken.
Het is onze ervaring dat veel executeurs in eerste instantie aangeven dat zij geen honoraria in rekening zullen brengen, maar als zij eenmaal volledig begrijpen hoeveel werk dit met zich meebrengt, om nog maar te zwijgen van de mogelijke aansprakelijkheid, dat zij uiteindelijk tot de conclusie komen dat de honoraria gepast zijn. Van dergelijke honoraria kan natuurlijk worden afgezien, en als de executeur ook een erfgenaam is, is het zinvol om ervan af te zien om inkomstenbelastingen te besparen.
De eerste stap die normaal gesproken door de genomineerde executeur wordt genomen, is het inwinnen van juridisch en fiscaal advies bij professionals en normaal gesproken is het de advocaat die uiteindelijk bijna alle details en het opstellen van het testament voor zijn rekening neemt. Niettemin behoudt de executeur een volledige fiduciaire plicht en moet zorgvuldig toezicht houden op het werk van zowel de advocaat als de ingehuurde accountant.
De lezer wordt geadviseerd om de andere artikelen op deze site te bekijken voor verschillende andere aspecten van Estate Planning en Trusts.