De volgende strategieën zijn bedoeld om u te helpen nadenken over hoe u tact en diplomatie effectief kunt plannen en gebruiken:
Wanneer u een mogelijk moeilijk gesprek plant, moet u zich eerst richten op de vraag wat u wilt bereiken: wat is uw gewenste uitkomst?
Schrijf het op en denk na over uw redenen. Probeer afstand te nemen van uw persoonlijke opvattingen en denk na over de feiten rond de situatie.
Zie onze pagina Communiceren in lastige situaties voor meer.
Bedenk en schrijf op wat de bezwaren van anderen zouden kunnen zijn.
Denk goed na over uw antwoorden op hun bezwaren; laat zien dat u hun mening of argumenten hebt overwogen.
Ga niet boos of gestrest de onderhandelingen in.
Probeer kalm te blijven en een open geest te bewaren. Zoek de feiten uit en kijk wat wel en niet mogelijk is voordat u reageert.
Luister bij het communiceren naar wat de ander (of anderen) te zeggen heeft.
Let op non-verbale communicatie, zoals lichaamstaal, en op de toon van je stem om je te helpen hun boodschap te begrijpen. Houd uw eigen meningen en ideeën in tot u de kans hebt gehad het standpunt van de ander te begrijpen, en plan uw antwoorden dan zorgvuldig, zodat ze passen bij de feedback die u krijgt.
Zie onze pagina’s Actief luisteren en Belemmeringen voor effectief luisteren voor meer informatie over essentiële luistervaardigheden.
Onderhandel.
Als wat u nastreeft in strijd is met de ideeën van de ander, moet u misschien bespreken hoe u offers kunt brengen om op de lange termijn tot een beter resultaat voor u beiden te komen. Wederzijdse opoffering wordt meestal gunstiger beoordeeld dan eenzijdige opoffering. Streef naar een compromis dat resulteert in een win-winsituatie.
Zie onze pagina’s over onderhandelen voor meer.
Versterk uw argumentatie door tijdschema’s aan te bieden voor wanneer u verwacht dat het voordeel van uw voorstellen zal worden bereikt.
Wees nauwkeurig in het geven van cijfers en data. Geef de voorkeur aan logica en feiten boven persoonlijke meningen. Laat van tevoren iets op papier zetten of uittekenen, als dat helpt.
Maak van uitspraken zo mogelijk vragen. In plaats van direct je mening te geven, maak je van je uitspraak een vraag waar de ander over na kan denken.
Dit leidt er niet alleen toe dat iemand in dezelfde richting gaat denken als jij, maar maakt ook ruimte voor discussie over wat jou interesseert en waar beide partijen mogelijk baat bij kunnen hebben. Dit is vooral nuttig als je niet helemaal zeker bent wat je kunt bereiken of wat er precies nodig is om een probleem op te lossen. Deze strategie maakt vaak meer verkenning van opties mogelijk – een meer open benadering dan alleen uw mening geven.
Zie onze pagina’s Vragen stellen en Vraagtypen voor meer informatie over effectieve vraagtechnieken.
Als het gesprek verhit raakt, probeer uzelf dan de ruimte te geven om te reageren op een manier die een situatie helpt in plaats van aanwakkert.
Als je kunt, betrap jezelf dan op het moment dat je onderbuikreactie het over wil nemen: haal even adem en geef jezelf de tijd. Zeg tegen de ander dat je even moet nadenken over wat hij of zij net zei, in plaats van je verplicht te voelen meteen te antwoorden.
Haal de controle over een situatie in plaats van de controle te verliezen en het risico te lopen iets te zeggen of te doen waar je later misschien spijt van krijgt. Controle nemen over sociale situaties op een manier die beide partijen een goed gevoel geeft over de uitkomst is een belangrijk onderdeel van het tonen van tact en diplomatie.
Houd de prijs in de gaten!
Houd het gewenste resultaat voor ogen, laat je niet afleiden, dwaal niet af of verzand niet in irrelevante details. Vergeet niet assertief te zijn – tactvol en diplomatiek zijn betekent niet buigen voor druk of opgeven wat je wilt.
Zie onze pagina’s over Assertiviteit voor meer informatie.