Guinguette Marais Poitevin

Het beheren van de afspraken in uw bedrijf is meer dan alleen de agenda van uw personeel up-to-date houden en klanten en patiënten online laten boeken. In de praktijk moet u rekening houden met noodboekingen, iemand op korte termijn opnieuw inplannen, agenda’s herschikken om no-shows te beheren, en nog veel meer. Applicaties voor het maken van afspraken nemen het handmatige, repetitieve werk weg dat gepaard gaat met het beheren van agenda’s, zodat u zich kunt richten op de groei van uw bedrijf.

De beste software voor het plannen en boeken van afspraken

• Acuity Scheduling voor maatwerk

• Appointlet voor het gratis plannen van afspraken

• Setmore voor native apps en integraties

• SimplyBook.me voor internationale bedrijven

• vcita voor het beheren van klantrelaties

• Genbook voor het optimaliseren van uw agenda

Wat is een app voor het plannen van afspraken?

Afsprakenplanners zijn zakelijke tools waarmee klanten via een webinterface afspraken kunnen boeken, verzetten en annuleren. Wanneer klanten een afspraak willen maken, gaan ze naar de website van uw bedrijf, Facebook-pagina, of ergens anders waar de reserveringssoftware wordt ondersteund, en kiezen ze een beschikbare datum en tijd.

Op de backend voert u parameters in over wanneer mensen bepaalde diensten kunnen boeken, op basis van de openingstijden die u instelt en de tijden en data dat uw personeel of andere middelen beschikbaar zijn. De app voorkomt ook dubbele boekingen en overboekingen, en geeft u de flexibiliteit om tijden te blokkeren waarop bepaalde diensten niet beschikbaar zijn. Stel dat u een dierenverzorgingsbedrijf runt en uw poedelknipster neemt twee weken vakantie. U kunt haar vrije dagen van tevoren invoeren in de app voor het maken van afspraken, zodat uw klanten geen poedel trimtijd kunnen boeken tijdens de dagen dat ze weg is.

Wat maakt een geweldige afspraak- of boekingsapp?

Boekingsapps doen meer dan alleen maar klanten een lijst geven met beschikbare tijden waarop ze kunnen komen voor een afspraak, behandeling of dienst. Ze bieden uw klanten ook de mogelijkheid om afspraken te annuleren en te verzetten zonder dat ze contact met u hoeven op te nemen. Bovendien maken ze het voor bedrijfseigenaars en managers gemakkelijk om hun werk te doen, zodat u de communicatie kunt stroomlijnen, betalingen kunt centraliseren en uw personeel kunt beheren. Dit is wat u mag verwachten van de allerbeste apps voor het maken van afspraken:

• Flexibiliteit. Uw bedrijf is uniek in zijn soort. De beste apps voor het maken van afspraken weten dat verschillende soorten organisaties verschillende behoeften hebben. Daarom laten ze u de manier waarop uw boekingen werken tot in detail aanpassen. Een kleine sportschool die één-op-één trainingen aanbiedt moet een andere boekingservaring hebben dan een gemeenschapswerkplaats die tuingereedschap verhuurt. Wilt u dat uw klanten kunnen kiezen uit een menu van diensten? Moeten ze de locatie voor hun afspraak kunnen specificeren, bijvoorbeeld voor diensten die bij hen thuis worden aangeboden? Met de beste apps voor het maken van afspraken kunt u deze aspecten aanpassen.

• Kalendersynchronisatie. Met bijna alle apps voor het maken van afspraken kunt u synchroniseren met een agenda. Sommige apps vereisen dat zelfs. Zo kunt u de geplande afspraken in uw bedrijf zien naast andere belangrijke informatie, zoals wanneer u gesloten bent in verband met vakantie of renovatie.

• Betalingen verwerken. Met de beste apps voor het maken van afspraken kunt u een betaling innen op het moment van de boeking. Op die manier kunt u een aanbetaling doen voor een afspraak of klanten vooraf laten betalen voor hun diensten. Als een klant niet komt opdagen, is uw bedrijf niet volledig verloren.

• Meerdere toegangspunten. Als u eenmaal een dienst voor het maken van afspraken hebt opgezet, hoe krijgen uw klanten er dan toegang toe? De beste apps bieden u opties. Waarschijnlijk wilt u een code in uw website opnemen om de planner weer te geven, maar misschien hebt u ook liever een aangepaste URL met alle boekingstools op één plek. Misschien heeft u wel een Facebook bedrijfspagina maar geen andere website. In dat geval wilt u in staat zijn om de booking tools op Facebook te integreren. Wat uw situatie ook is, hoe meer opties hoe beter.

Eén laatste overweging bij het kiezen van de beste afspraakplanners is dat u ze niet moet verwarren met apps voor het plannen van vergaderingen. Vergaderplanners hebben een aantal overeenkomsten met vergadersoftware. Het belangrijkste verschil is dat apps voor vergaderingen specifiek bedoeld zijn voor vergaderingen, terwijl apps voor het maken van afspraken bedoeld zijn voor allerlei soorten afspraken, al dan niet met een menu van diensten, maar bijna altijd met betaling aan het eind.

Beste afsprakenschema-app voor maatwerk

Acuity Scheduling (Android, iOS, Web)

Acuity Scheduling is de afsprakenschema-app die je moet kiezen als je je boekingsproces tot in de finesse wilt aanpassen. Wanneer u uw boekingspagina ontwerpt, kunt u uw klanten de mogelijkheid bieden om te kiezen voor terugkerende afspraken, als dat van toepassing is, een intakeformulier in te vullen en vooraf te betalen voor diensten. U kunt ook kortingsbonnen aanbieden en klanten de mogelijkheid geven om diensten toe te voegen wanneer ze boeken, zoals het toevoegen van een 15 minuten durende voetmassage aan een pedicure.

Op de achterkant, gaat het niveau van maatwerk verder. U kunt ervoor kiezen om klanten hun afspraak wel of niet te laten verzetten of annuleren. U kunt het interval voor de starttijd van afspraken aanpassen, die standaard om de 15 minuten is. U kunt een limiet instellen op hoe ver van tevoren of hoe kort van tevoren klanten een afspraak kunnen boeken. En je kunt zelfs een optie inschakelen genaamd “Laat me druk lijken”, die automatisch sommige beschikbare tijden verbergt zodat je niet wanhopig overkomt.

Wanneer je klaar bent om je boekingspagina live te zetten, kun je deze delen via een directe link, insluiten in je website met behulp van een paar verschillende opties, of een boekingsknop, boekingsbalk, of QR-code maken. Acuity heeft ook mobiele apps voor toegang tot uw account van de zakelijke kant, zodat u uw beschikbaarheid bij te werken vanaf een Android-of iOS-apparaat.

Naast het bieden van zo veel maatwerk, Acuity Scheduling is makkelijk te gebruiken. Het gaat een lange weg in de richting van het maken van uw bedrijf soepeler te laten verlopen. U kunt Acuity Scheduling zelfs integreren met Zapier, waarmee u Acuity kunt koppelen aan andere bedrijfstools die u gebruikt. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe u uw planning-gerelateerde taken kunt automatiseren.

Ondersteunde betalingssystemen: PayPal, Square, of Stripe; met extra opties om twee diensten te gebruiken: Stripe en PayPal of Square en PayPal

Ondersteunde kalenders: Google Calendar, iCloud, Microsoft Exchange, Office 365, Outlook.com

Acuity Scheduling Prijzen: Gratis met beperkte functies; betaalde plannen vanaf $15/maand

Beste gratis app voor het maken van afspraken

Appointlet (Web)

Een aantal apps voor het maken van afspraken biedt een gratis niveau van dienstverlening, Appointlet is een van de meest genereuze, waardoor het de app is die je moet kiezen als je nog niet klaar bent om in een service te investeren. Met Appointlet kun je een eenvoudige boekingspagina maken met je beschikbaarheid, die je vervolgens direct kunt delen met klanten, patiënten of cliënten.

Handige opties, zoals de mogelijkheid om een buffertijd rond boekingen toe te voegen, helpen je om controle te houden over je afspraken. In hetzelfde scherm waar u de verschillende soorten afspraken instelt, kunt u ook herinneringsberichten aanpassen die voor de afgesproken tijd naar klanten worden gestuurd.

Appointlet laat u meer dan één boekingspagina maken als u dat wilt, waar u details kunt aanpassen zoals locatie, prijs, afspraakduur en annuleringsbeleid. Elke dienst kan ook zijn eigen intakeformulier voor uw klanten hebben.

Met de gratis versie van de app krijgt u zo veel afspraken, vergadertypes en formuliervelden als u nodig hebt. Je kunt het logo van je bedrijf toevoegen, maar je kunt niet van Appointlet’s branding afkomen of bevestigings- of herinneringsberichten aanpassen. Betalende leden krijgen deze functies wel, plus een aantal andere, waaronder een integratie tussen Appointlet en Zapier, waarmee je dingen kunt doen zoals Appointlet verbinden met Google Sheets of een sms sturen voor nieuwe afspraken.

Ondersteunde betalingssystemen: Stripe

Ondersteunde kalenders: Google Calendar, Office 365

Appointlet Prijzen: Gratis; betaalde plannen vanaf $8/maand per persoon wanneer jaarlijks gefactureerd

Beste app voor het plannen van afspraken voor native apps en integraties

Setmore (Android, iOS, macOS, Windows, Web)

Setmore ondersteunt integraties met meer dan 35 apps, waaronder Mailchimp, QuickBooks, Salesforce, Zendesk, en Zoho CRM. Het ondersteunt ook een comfortabele lijst van website bouwers, en het geeft u de juiste code om te kopiëren en te plakken in elk van hen waar u self-service boeking opties wilt tonen aan uw klanten. Het heeft kopieer-en-plak-klare code voor Adobe Muse, Weebly, Wix, WordPress, plus sites die op Joomla, Jimdo, en Drupal. Er zijn ook Facebook en Instagram plugins. Bovendien integreert Setmore ook met Teleport voor videovergaderingen, zodat u een videolink direct in de app kunt genereren.

Setmore’s functies voor het boeken van afspraken zijn intuïtief en makkelijk te gebruiken. U kunt herinneringen sturen voor een afspraak naar niet alleen uw klanten, maar ook uw personeel. U kunt ook subpagina’s maken op uw boekingspagina voor speciale gebieden waar klanten een les kunnen boeken, de agenda van een individuele dienstverlener kunnen zien, beoordelingen kunnen lezen en meer. Het dashboard is vooral handig, het toont wekelijkse afspraken, bevestigde omzet, verwachte omzet, en de totale geschatte omzet in een oogopslag. U krijgt ook een activiteitswidget die een overzicht geeft van alle acties die binnen Setmore zijn ondernomen.

Setmore heeft een royaal gratis serviceniveau dat ondersteuning biedt voor één tot vier personeelslogins en kalenders, automatische e-mailherinneringen, een boekingspagina en de mogelijkheid om via Square betaald te worden. Je hebt een betaalde account nodig om betalingen via Stripe te ontvangen, SMS-herinneringen te gebruiken, tweeweg agenda synchronisatie te krijgen, en terugkerende afspraken aan te bieden. Voor $89/maand voor 90 minuten gesprekstijd, kunt u Setmore inhuren om live boekingen voor u te doen via de telefoon.

Om meer te leren over wat u kunt doen met deze app, zie hoe Setmore integreert met Zapier. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe u de functionaliteit van Setmore kunt uitbreiden met automatisering.

Ondersteunde betalingssystemen: Stripe, Square

Ondersteunde kalenders: Google Calendar, Office 365

Setmore Prijzen: Gratis; betaalde plannen vanaf $5/gebruiker/maand

Beste app voor het plannen van afspraken voor internationale bedrijven

SimplyBook.me (Android, iOS, Web)

Omdat SimplyBook.me zoveel talen en internationale betaalopties ondersteunt, is het de beste app voor het maken van afspraken voor internationale bedrijven. De reserveringspagina’s van SimplyBook.me zijn beschikbaar in 32 verschillende talen, van Arabisch tot Grieks tot IJslands tot Oekraïens. De app biedt ook integratie met meer dan twee dozijn betalingsverwerkingsdiensten, zodat u een systeem kunt aanbieden dat werkt voor uw klanten.

Het installatieproces kan niet eenvoudiger zijn, want duidelijke instructies leiden u door de opties voor het maken van afspraaktypen en extra services. U kunt een kleurenthema en achtergrond voor uw boekingspagina website kiezen, en aangeven hoeveel dienstverleners en diensten uw bedrijf aanbiedt. Als extra bonus identificeert SimplyBook.me automatisch de functies die voor u het meest relevant zijn op basis van de informatie die u hebt toegevoegd over uw bedrijfscategorie (als u bijvoorbeeld “Sportschool” selecteert, markeert SimplyBook.me de verkoop van lidmaatschappen, het aanbieden van lessen en het aanbieden van meerdere locaties).

En omdat SimplyBook.me zich zo bewust is van de wereldwijde zakelijke gemeenschap, is het niet meer dan logisch dat het ook Facebook- en Instagram-integraties biedt, voor mensen die het grootste deel van hun zaken doen via het sociale netwerk.

SimplyBook.me biedt ook een dashboard en rapporten, zodat u uw bedrijf kunt monitoren. U kunt zien hoeveel boekingen zijn geannuleerd, de werkbelasting per werknemer, online beoordelingen van uw bedrijf, evenals alle sms-herinneringen die vanuit uw account zijn verzonden.

U kunt leren hoe andere mensen SimplyBook.me gebruiken in combinatie met andere zakelijke apps door de Zapier-integraties van SimplyBook.me te onderzoeken. Automatiseer en pas uw boekingsbevestigingen aan, voeg afspraken toe aan al uw agenda’s en meer.

Ondersteunde betaalsystemen: 2Checkout, Adyen, Alipay, Asiapay, Authorize.net, Blockchain, Borgun, Braintree, CCAvenue, Dwolla, ECPay, Gocoin, Korta.is, Liqpay, Mollie, NewebPay, Pagar.Me, Payfast, Payfort, PayGate, Paymentwall, PayPal, paysafecard, PayTabs, PayU Latin America, Pin Payments, Robokassa, Skrill, Square, Stripe, Swish, TapPay, Worldpay, en Zozo.

Ondersteunde kalenders: Google Calendar, Outlook

SimplyBook.me Prijzen: Gratis; betaalde plannen vanaf $9.90/maand

Beste app voor het plannen van afspraken voor het beheren van klantrelaties

vcita (Web, iOS, Android)

vcita is een hele suite van cloud-gebaseerde tools voor bedrijven, en het omvat twee die zijn voor het boeken en beheren van afspraken: Client Portal en Scheduling. Het is heel eenvoudig om met vcita aan de slag te gaan, hoewel het iets moeilijker is om de app diepgaand aan uw behoeften aan te passen. Daarnaast biedt het facturering en facturatie, lead generatie, en marketing campagne tools voor e-mail en SMS.

Een van de verkoopargumenten van het gebruik van vcita voor het plannen van afspraken is dat het u helpt relaties met klanten te ontwikkelen. Sommige van de tools zijn niet strikt uniek voor vcita, zoals andere apps voor het maken van afspraken waarmee u notities over uw klanten kunt bijhouden. Maar met vcita kun je bijlagen uploaden, je geschiedenis met de klant bekijken en zelfs je klantenlijst importeren vanuit een andere app. vcita geeft je ook een inbox waar je met klanten kunt communiceren over het verzetten van afspraken, afzeggingen en andere details. U kunt e-mails en sms-berichten schrijven om als campagne naar uw klantenlijst te sturen om nieuwe diensten te promoten, bestaande speciale aanbiedingen aan te bieden, of ze simpelweg aan te sporen hun volgende afspraak te plannen.

Nadat een afspraak heeft plaatsgevonden, ontvangt u een e-mail van vcita met de vraag of u een van de volgende acties wilt ondernemen: een nieuwe afspraak met de klant maken, een bedankbericht sturen, of het registreren als een gemiste afspraak. Deze prompts helpen u om betrokken te blijven bij klanten en actief uw bedrijf efficiënt te runnen.

U hebt ook de mogelijkheid om een beveiligd klantenportaal te creëren waar uw vaste klanten kunnen inloggen om hun informatie en afspraken te beheren. De app werkt met QuickBooks, Weebly, Wix, WordPress, Zoom en andere tools. Bovendien, als er andere zakelijke tools zijn die je zou willen integreren, kun je dat doen door vcita te verbinden met Zapier. Hier zijn een paar voorbeelden.

Ondersteunde betalingssystemen: PayPal, Stripe, Square

Ondersteunde kalenders: Google, iCloud, Outlook, Outlook.com

vcita Prijzen: $19/maand wanneer jaarlijks gefactureerd voor alleen planning; plannen met volledige functionaliteit vanaf $45/maand bij jaarlijkse facturering

Beste app voor het plannen van afspraken om uw agenda te optimaliseren

Genbook (Web, iOS, Android)

Afsprakenboek-app Genbook onderscheidt zich op één belangrijke manier van andere apps in zijn klasse: Het is de enige dienst in deze lijst die een functie “Last Minute Bookings” biedt, ontworpen om u te helpen uw agenda te optimaliseren. Wanneer u deze functie inschakelt, vult Genbook automatisch uw lege en aflopende afspraakplaatsen met betalende klanten door last-minute kortingen aan te bieden. U heeft volledige controle over het kortingsbedrag en kunt aangeven of de korting alleen “vandaag” geldig is of in de komende 24, 48 of 72 uur. Genbook zal deze last-minute beschikbaarheid vervolgens promoten en markeren in de Genbook boekingsapp en op uw boekingspagina.

Genbook biedt ook een handvol kleine maar unieke functies. U kunt bijvoorbeeld uw agenda blokkeren of aangeven dat u offline of afwezig bent door met de muis over de juiste dag en tijd in uw agenda te gaan en op uw status te klikken (blokkeren, offline, of afwezig). Dit staat in schril contrast met andere apps die je meestal handmatig een “geblokkeerde” afspraak laten maken of in de details van elke dag laten klikken. U kunt ook een wachtlijst instellen en een prioriteitsvenster creëren voor wachtlijstklanten, zodat zij een afspraak kunnen boeken voordat u uw agenda voor iedereen openstelt.

Klanten kunnen een afspraak plannen via uw online boekingspagina, de Genbook app, Facebook, en Instagram. U kunt ook een “Boek nu” knop op uw website plaatsen. Zodra de afspraken beginnen binnen te rollen, geeft de Analytics tab u een high-level overzicht van de omzet en afspraken per dienst of personeel, evenals een meer granulaire weergave van de omzet door dagelijkse gemiddelden, afspraak gemiddelden, en nog veel meer.

Ondersteunde betalingssystemen: Stripe, Square

Ondersteunde agenda’s: Google, iCloud, Outlook

Genbook Prijzen: Begint bij $25/maand bij jaarlijkse facturering voor het Soloplan

Of u nu alleen of met de hulp van veel medewerkers een klantgericht bedrijf runt, u kunt de juiste app vinden om u te helpen uw afspraken met klanten te beheren. Het gebruik van een volledig uitgeruste tool voor het boeken van afspraken kan ook het aantal no-shows en late annuleringen terugdringen, en het kan u helpen annuleringskosten gemakkelijk terug te verdienen door het veiligstellen van een creditcard hold op het moment van boeking.

Orspronkelijk geschreven door Emily Irish en gepubliceerd in 2017, dit artikel is in 2019 bijgewerkt door Jill Duffy en het meest recent in augustus 2020.