EDI is een standaard aanpak voor het uitwisselen van informatie tussen bedrijven. De meeste bedrijven in Noord-Amerika volgen de X12 standaard, die nummers gebruikt om documenten weer te geven. Elk soort bedrijfsdocument dat u zich kunt voorstellen heeft een nummer dat overeenkomt met dat type.
Wanneer u documenten uitwisselt, zullen partners vragen om bepaalde documentnummers over en weer te delen. Als u nieuw bent met EDI, is dit in het begin misschien niet zo duidelijk. Er bestaan diverse uitstekende bronnen die helpen om de documentnummers te koppelen aan het soort document dat u deelt.
Klik hier voor een link naar de officiële lijst van documenten en de bijbehorende documentnummers.
Er zijn honderden potentiële documenten die kunnen worden gedeeld, maar degenen die te maken hebben met leveranciers en detailhandelaren die consumentenproducten verkopen, hebben meestal maar te maken met een half dozijn of zo. Af en toe zie je vreemde partnerspecifieke documenten, maar meestal gaat het om een paar kerndocumenten.
Laten we het eens hebben over hoe elk document eigenlijk werkt. Het is één ding om een lookup te bieden, maar dat hoeft niet uit te leggen waarom je het ene of het andere document nodig hebt bij het zakendoen. Daarom leggen we uit hoe elk document in elkaar steekt.
U bent net aangenomen als Operations Manager bij Convictional Wholesale, Inc. Uw bedrijf handelt in verschillende goederen die bestemd zijn voor grote detailhandelaren in heel Noord-Amerika. Een grote detailhandelaar, vernoemd naar een bijzonder lange rivier in Brazilië, zegt dat hij spullen van u in de groothandel wil kopen. Dat is spannend, maar eerst moet u EDI-compliant zijn.
Sidebar: dat klopt, u moet vanaf de eerste dag EDI-compliant zijn, ook al krijgt u niet per se meteen een inkooporder of wordt u pas over lange tijd betaald.
De retailer zegt dat hij u orders wil kunnen sturen (850). Wanneer u een bestelling krijgt, moet u deze bekijken en bevestigen of u akkoord gaat met de voorwaarden en artikelen die erin staan. Als u dat bent, laat het hen dan weten (855), zodat ze weten dat ze het van u kunnen verwachten. Soms zullen zij zich realiseren dat zij een fout hebben gemaakt en een wijziging moeten aanbrengen, en zullen zij u een wijzigingsverzoek (860) sturen.
Als je klaar bent om de bestelling te verzenden, vraagt de winkelier dat je hen dat van tevoren laat weten, zodat zij er klaar voor zijn. Dus u stuurt een geavanceerde verzendbericht (856) om hen te laten weten dat de zending onderweg is. Nu u de goederen hebt verzonden, moet u betaald worden. Dus moet je de detailhandelaar een factuur sturen met details over wat er is verzonden (810). Op dat moment kan de detailhandelaar bevestigen dat hij heeft ontvangen wat jij hebt verzonden en de factuur betalen (uiteindelijk).
Om er zeker van te zijn dat jullie op één lijn zitten, vraagt de detailhandelaar ook om doorlopend informatie te delen. De detailhandelaar wil updates over de voorraadniveaus (846), zodat hij weet dat hij uw product niet te veel moet promoten of verkopen zonder eerst een voorraad aan te leggen. En tenslotte vraagt de detailhandelaar of u hem wilt laten weten dat u een document hebt ontvangen (997), en dat hij hetzelfde zal doen zodat u kunt bevestigen dat de informatie op de juiste plaats terechtkomt.
U zult merken dat dit een vrij standaard uitwisseling van informatie is tussen twee handelspartners. Het belangrijkste om in gedachten te houden is dat de meeste van de hierboven beschreven stappen volledig geautomatiseerd zijn. Afgezien van het controleren van de orders wanneer ze binnenkomen (zorg er altijd voor dat de prijzen overeenkomen met uw prijzen – de retailer betaalt wat er op de EDI-documenten staat, niet noodzakelijkerwijs wat u bent overeengekomen) wordt het meeste van het beschreven werk automatisch gedaan door computers.
Om het delen van deze informatie te vergemakkelijken, moet u aan uw kant systemen hebben die elk type record bevatten dat betrokken is bij de informatie-uitwisseling. Verder moet u een manier hebben om informatie op geautomatiseerde wijze heen en weer te delen met de detailhandelaar, zonder berichten te laten vallen en ervoor te zorgen dat de documenten hun bestemming in het systeem van de detailhandelaar bereiken. Soms wordt dit een VAN (value-added network, zoals een internet service provider maar dan voor EDI document uitwisseling) genoemd en soms kunt u dit zelf doen via uw bestaande systemen.
De volgende keer dat u wordt gevraagd om een bepaald document nummer te delen, is het over het algemeen veilig om aan te nemen dat uw partner wil handelen met behulp van het X12 formaat. U kunt de bovenstaande link gebruiken om op te zoeken naar welke documenten zij verwijzen, en zorg ervoor dat u in een positie bent om deze te ondersteunen. Er zijn veel aspecten van EDI die niet bijzonder transparant of intuïtief zijn, maar daarom maken wij het deel uit van onze missie om een licht te schijnen op de zwarte doos die het gebruik van EDI kan zijn.
Als u vragen heeft over deze post of uw partners iets nodig hebben dat u niet begrijpt, neem dan contact met ons op en we kunnen onderzoeken of ons platform kan helpen.