3 voordelen aan het gebruik van een pro forma factuur
Terwijl sommige ondernemers het maken en verzenden van een pro forma factuur misschien overbodig vinden, zijn er een aantal voordelen aan het gebruik van dit type factuur.
Voor de levering worden relevante gegevens verstrekt
Een pro-forma factuur geeft uw klanten veel van de gegevens die op de definitieve factuur komen te staan, waaronder een specificatie van alle bestelde artikelen en de kosten ervan. Alle relevante verkoopvoorwaarden moeten ook worden opgenomen.
U hoeft geen definitieve voorwaarden toe te voegen, zoals de vervaldatum of een factuurnummer, totdat de definitieve factuur is gemaakt. Bovendien kunnen pro-forma-facturen worden gebruikt om klanten te informeren over verwachte leveringsdata.
Geeft een mate van commitment van zowel koper als verkoper
Hoewel een pro-forma-factuur niet bindend is, geeft deze een informele mate van commitment aan van zowel koper als verkoper. Een pro forma factuur kan ook dienen als offerte of inkooporder voor uw klant, wat in veel gevallen noodzakelijk kan zijn om de verkoop goedgekeurd en de definitieve factuur betaald te krijgen.
Kan dienen als een onderhandelingsinstrument
Omdat een pro forma factuur alle relevante verkoopinformatie bevat, biedt het ook de mogelijkheid voor zowel koper als verkoper om eventuele wijzigingen aan te brengen. Hoewel dit gunstiger kan uitpakken voor uw klant, kan het op de lange termijn ook helpen bij het opbouwen van klantloyaliteit.
Een voorbeeld van een pro forma factuur
Een pro forma factuur bevat bijna dezelfde details als een gewone factuur, met uitzondering van een factuurnummer. Pro forma facturen kunnen ook verzendinformatie weergeven om ervoor te zorgen dat de zending probleemloos door de douane kan (factuursoftware kan hierbij helpen).
Een pro forma factuur is handig voor overzeese zendingen omdat het details geeft over de artikelen en de reden van de export. Bron: Templatedocs.net.
Merk op dat de pro forma factuur niet wordt beschouwd als een pro forma factuur, noch biedt het pro forma voorwaarden of een pro forma betalingsoptie, omdat het is ontworpen om alleen voor informatieve doeleinden te worden gebruikt. Alleen een gewone factuur mag deze items bevatten.
Een andere gelegenheid waarbij een pro forma factuur van pas kan komen, is wanneer u goederen in consignatie aan uw klanten verkoopt. Het onderstaande voorbeeld illustreert hoe een pro forma factuur kan worden gebruikt voor consignatieverkopen.
Een pro forma factuur wordt vaak gebruikt wanneer goederen in consignatie worden verzonden. Bron: benchaccounting.com.
Als de consignatienummers eenmaal zijn vastgesteld, wordt een gewone factuur verzonden voor de betaling van alle artikelen die zijn verkocht.
Wanneer moet u een pro-forma factuur gebruiken in plaats van een gewone factuur
Een pro-forma factuur komt nooit in de plaats van een gewone factuur, maar wordt gebruikt als aanvulling op een gewone factuur. Een pro-forma factuur is niet voor alle verkopen vereist, maar kan in bepaalde omstandigheden nuttig zijn.
Als een voorlopige factuur vereist is
Een pro-forma factuur geeft uw klanten een gedetailleerde weergave van de verkoop voordat deze definitief is. Deze informatie kan waardevol – of soms zelfs noodzakelijk – zijn voor uw klanten.
Als u bijvoorbeeld aan een overheidsinstantie verkoopt, geeft een pro-forma factuur hen de details van de verkoop die ze nodig hebben om de definitieve verkoop goedgekeurd te krijgen. Een pro-forma factuur geeft uw klant ook een laatste blik op de voorwaarden van de verkoop, inclusief de prijsstelling en betalingsvoorwaarden, zodat hij op het laatste moment nog wijzigingen of aanpassingen in een bestelling kan aanbrengen.
Voor internationale verzendingen
Een van de meest voordelige toepassingen van een pro-forma factuur is voor internationale verzendingen. Omdat de pro-forma factuur alle gegevens bevat die nodig zijn om de douane snel te passeren, gebruiken veel bedrijven deze facturen bij internationale zendingen. Zo krijgen hun klanten een standaardfactuur zodra het product is ingeklaard en ontvangen.
Bij verkoop van artikelen in consignatie
Verkopen in consignatie is altijd lastig, omdat je alleen kunt factureren voor artikelen die zijn verkocht. Dan komt een pro forma factuur goed van pas. Met een pro-formafactuur kunt u uw klant een voorlopige factuur sturen met een overzicht van de verzonden artikelen, zodat u de klant een gewone factuur kunt sturen zodra de artikelen zijn verkocht.
Pro-formafacturen kunnen nuttig zijn
Niet alle bedrijven hoeven pro-formafacturen te gebruiken. Als u bijvoorbeeld schoonmaakdiensten verleent aan uw klanten, is het waarschijnlijk dat noch u noch uw boekhouder ooit een pro-forma factuur voor uw klanten hoeft op te stellen.
Wanneer u echter in het buitenland verkoopt, in consignatie, of aan bedrijven die een meer formele overeenkomst vereisen voordat een verkoop wordt afgerond, is het een must om te weten hoe u een pro-forma factuur opstelt.