Als uw kleine bedrijf of organisatie groeit, is de kans groot dat u veel korte en directe mededelingen aan uw personeel moet schrijven – wat betekent dat u het formaat van een memo moet kennen.
Een memo, of memorandum, is een van de meest voorkomende vormen van zakelijke communicatie. Terwijl er vele soorten zakelijke briefformaten zijn, is het formaat van een memo een heel ander dier. Een aanhef en handtekening zijn niet meer nodig, want het gaat erom de benodigde informatie of een oproep tot actie zo snel en efficiënt mogelijk over te brengen.
Een goed geschreven zakelijke brief bestaat uit zeven basisonderdelen, eventueel aangevuld met een bijvoegsel. Het formaat van een memo is veel eenvoudiger. Bovenaan schrijf je “Memo” of “Memorandum”, gevolgd door een Aan-regel, een Van-regel, een Datum-regel, een Onderwerp-regel, en dan de eigenlijke inhoud van het bericht.
Traditioneel zou je een memo uitprinten en verspreiden onder de relevante partijen binnen je kleine bedrijf. Maar zelfs als u ervoor kiest uw memo als e-mail te versturen, kunt u met de tips in dit artikel belangrijke informatie aan uw collega’s overbrengen op een manier die blijk geeft van uw professionaliteit en kennis van zakelijke communicatie.
Hoe schrijf je een memo?
Net zoals er veel nuances en regels zijn rond het schrijven van een zakelijke brief, zijn er richtlijnen die je over het algemeen moet proberen te volgen bij het schrijven van een memo.
Het is het beste om op een uiterst heldere, to the point, zakelijke toon te schrijven. Memo’s worden vaak gebruikt voor interne bedrijfscommunicatie. U wilt de tijd van uw collega’s niet verspillen met aardigheidjes of door overdreven conversaties te voeren. Gebruik geen emotionele taal, zoals: “Ik zou het fijn vinden als iedereen om de beurt de magnetron in de pauzeruimte zou schoonmaken”, want dat kan verkeerd overkomen. Hetzelfde geldt voor het gebruik van ALL CAPS of uitroeptekens, vooral als het memorandum nieuws brengt dat mensen van streek kan maken.
Het is altijd beter om recht door zee te zijn en informatie zo snel mogelijk te delen.
De boodschap van het memorandum moet beginnen met een verklaring van het doel: “Ik schrijf u om u te informeren….” “Het doel van dit memo is om….” Vervolgens geeft u een samenvatting van de informatie die relevant is voor de zaak in kwestie. U kunt de memo afsluiten met een oproep tot actie, waarbij u het verzoek herhaalt dat u aan het begin van de memo deed.
Zorg ervoor dat u de grammatica en spelling in de memo een grondige controle geeft. U wilt niet dat het kantoor verandert in een geïmproviseerde Engelse les op de middelbare school. Kies ook goed leesbare lettertypen, zoals Times New Roman of Arial.
Waarvoor wordt een memo geschreven?
Hoewel het formaat van een memo over het algemeen hetzelfde moet blijven, kunnen de toon en de inhoud veranderen, afhankelijk van het publiek. Een memo over het organiseren van een zomerpicknick voor het personeel zal bijvoorbeeld veel vrolijker van toon zijn dan een memo waarin iedereen te horen krijgt dat het bedrijf loonsverhogingen moet overslaan vanwege een teruglopende omzet.
Het schrijven van een memo is vergelijkbaar met op kantoor op een bureau springen om iedereen te vertellen dat ze iets moeten doen, dus schrijf een memo altijd in de veronderstelling dat iedereen hem uiteindelijk kan lezen. Het onderwerp kan variëren van een herinnering om onkostendeclaraties voor het einde van de maand in te leveren, tot de noodzaak om een laatste verkoopcampagne te voeren voor het einde van het kwartaal. Een memo kan ook naar een externe groep gaan, zoals klanten, als het gaat om een routinekwestie die actie vereist, zoals de betaling van rekeningen die binnenkort moet plaatsvinden.
Wat een memo niet moet zijn, is een verslag van alles wat je doet. Beperk het onderwerp van de memo tot de specifieke kwestie waar mensen actie op moeten ondernemen (bijvoorbeeld: “Deze memo is een herinnering dat onkostendeclaraties vrijdag aan het eind van de dag moeten zijn ingediend.” “Ik schrijf deze memo om u te informeren dat we voor het einde van de maand wat extra inspanning van iedereen nodig hebben om onze verkoopdoelstellingen te halen.”)
Hoe lang moet een memo zijn?
De belangrijkste regel bij het opstellen van een memo is dat minder meer is. U wilt niet dat uw werknemers of collega’s al hun tijd kwijt zijn aan het lezen van uw ellenlange memo’s (of erger nog, ze negeren). Kom snel ter zake, zodat zij de actie kunnen ondernemen die u van hen vraagt.
U komt waarschijnlijk in de problemen als uw memo langer is dan één pagina. Als de memo langer is dan een pagina, kunt u hem het beste opsplitsen door kopjes te gebruiken, zodat hij beter verteerbaar is. Of nog beter, vraag uzelf af of de reikwijdte van de memo niet te groot wordt en handel daarnaar.
Wat is een voorbeeld van een memo?
Hier volgt een voorbeeld van hoe een memo eruit kan zien:
MEMORANDUM
Aan: Alle medewerkers
Van: Tanya Smith, CEO
Datum: 18 juli 2018
Onderwerp: NewTech Software Issues
Het is mij ter ore gekomen dat veel medewerkers problemen hebben met het gebruik van onze onlangs aangeschafte NewTech sales management software, omdat deze momenteel dubbele klantvermeldingen creëert. Sommigen van u zijn helemaal gestopt met het gebruik van het systeem. We willen dat deze software u helpt om uw werk beter te doen, niet om meer tijd in beslag te nemen. Daarom is het goed om het gebruik ervan uit te stellen totdat we de technische problemen met NewTech-medewerkers hebben opgelost.
Hoe krijgt u een memosjabloon in Word?
Microsoft Word bevat meer dan een dozijn kenmerkende memosjablonen die u kunt gebruiken. U bladert gewoon door de sjablonen en klikt om degene te downloaden die u wilt gebruiken.
Als u besluit dat u de stijl of het thema niet leuk vindt terwijl u aan de memo werkt, kunt u nog steeds het hele document wijzigen door een nieuwe stijlset of thema toe te passen:
- In Word 2016 en Word 2013 staan de keuzes onder het tabblad Ontwerpen.
- In Word 2010 en Word 2007 gaat u naar Pagina-indeling > Thema’s.
Bedenk dat het punt van elke zakelijke correspondentie is om uw collega’s een of andere actie uit te lokken. Als u de opmaak van een memo en de juiste schrijfstijl begrijpt, zorgt u ervoor dat uw boodschap – en uzelf – serieus wordt genomen.