Guinguette Marais Poitevin

Qu’est-ce que la portée du projet?

La portée du projet détaille exactement ce qui sera livré à la fin du projet, et les paramètres du travail à effectuer. Le but de la portée du projet est de mettre vos parties prenantes et votre équipe sur la même page. Il fournit également un résumé concis de vos réunions, des livrables et des accords auxquels chacun peut se référer.

Tout au long de votre projet, vous pratiquerez la gestion de la portée, qui commence par la rédaction d’un document complet sur la portée du projet. Le fait de disposer de ces éléments en langage clair permet de s’assurer que les attentes de chacun sont alignées, et vous évite de trop engager vos ressources.

Comment rédiger la portée d’un projet

La rédaction de la portée d’un projet ne doit pas nécessairement être un processus long ou complexe. L’utilisation d’un modèle de portée de projet peut accélérer le processus. Et suivre les étapes ci-dessous vous aidera à créer une portée de projet détaillée qui aidera votre équipe à suivre les progrès, à gérer le travail et à le mettre en place de manière simple et utile.

Etape 1 : Recueillir toutes les informations cruciales du projet

La rédaction d’une portée de projet commence par la collecte d’informations. Les exigences du projet proviennent de nombreux endroits différents. Les informations suivantes proviendront de diverses sources : vos parties prenantes, votre équipe et vos commanditaires de projet ; d’autres que vous créerez à partir de modèles, de recherches et d’expériences sur d’autres projets.

Les produits livrables du projet

C’est une liste des produits finaux que vous livrerez à la fin du projet. Vous pouvez créer un document, un site Web, une campagne de marketing, une vidéo, un événement, un processus de travail ou une combinaison de ces produits livrables.

Les livrables doivent être convenus et approuvés par toutes les parties prenantes impliquées, présentant une vision unifiée du projet et vous donnant quelque chose de substantiel pour mesurer votre produit final. Considérez vos livrables comme votre ligne d’arrivée – les objectifs globaux qui guideront votre calendrier, votre budget et l’allocation des ressources.

Conseil de pro : lorsque vous creusez dans vos livrables et que vous commencez à regarder les paquets de travail attribués aux individus, c’est le signe que vous passez à un document différent – votre structure de répartition du travail.

Ressources disponibles

La mise en place des ressources de votre projet dans le cadre de la portée de votre projet vous aidera à voir exactement comment vous allez compléter vos livrables. La gestion continue des ressources nécessitera une visibilité sur les membres de l’équipe, le budget et la capacité.

Lorsque vous examinez qui est disponible pour travailler sur votre projet, n’oubliez pas que leur temps peut être partiellement alloué ailleurs – il est courant que les travailleurs soient affectés à plusieurs projets à la fois. Ne partez pas du principe qu’un membre de l’équipe est à 100% de ses capacités pour vous. Assurez-vous de vérifier auprès d’autres responsables comment ils allouent les ressources qui se chevauchent à leurs projets.

En plus de savoir quels membres de l’équipe prendront en charge un travail spécifique, assurez-vous d’articuler les ressources comme les logiciels spécifiques, qui auront un impact sur la façon dont le projet est réalisé.

Inclusions et exclusions

Une fois que les livrables et les ressources sont convenus, vous devez porter votre attention sur l’établissement des attentes concernant la quantité de travail qui sera consacrée aux livrables. Si cela vous semble un niveau de détail inutile, considérez les attentes variables qui peuvent accompagner un projet, comme la création d’un site Web. Un tel produit peut sembler assez simple, mais le lancement comprendra-t-il des tests pour les utilisateurs ? Combien d’études de marché et de concurrence devrez-vous réaliser ? Combien d’itérations de conception allez-vous créer pour que vos parties prenantes puissent faire leur choix ?

Les parties prenantes doivent savoir ce que vous allez créer et comment. Sinon, des attentes floues peuvent conduire au très redouté scope creep, faire dérailler votre budget et vos délais, et étendre un projet jusqu’à le rendre non viable.

Il est important de lister ce qui sera et ne sera pas inclus dans le projet pour éviter les malentendus basés sur des hypothèses. N’oubliez pas que vous pouvez toujours laisser de la place pour vous mettre d’accord sur la façon dont vous allez gérer les ordres de modification. Assurez-vous simplement de peser tout changement par rapport à la façon dont il pourrait affecter les autres contraintes du projet (voir la section suivante).

Contraintes du projet

Il existe un ensemble standard de contraintes de projet. Quel que soit le nombre de contraintes de votre projet, n’oubliez pas que la modification de l’une d’entre elles peut avoir un impact sur les autres. Trouver un équilibre entre toutes les contraintes du projet est une compétence cruciale en matière de gestion de projet, tout comme le fait d’exposer toutes les contraintes dans le cadre de votre projet. Les chefs de projet doivent clarifier les limites ou les paramètres du projet afin que les parties prenantes et les membres de l’équipe soient pleinement conscients de ce qui peut avoir un impact sur le temps et le budget d’un projet.

Lister les contraintes du projet dans votre champ d’application peut également être un bon moyen de renforcer votre liste d’exclusions. Par exemple, vous pouvez énumérer que vous n’incluez pas d’animations dans un projet vidéo en raison de contraintes budgétaires, ou que vous excluez toute révision de plus de deux tours en raison de contraintes de temps.

Vous n’avez pas encore besoin d’énumérer un calendrier détaillé du projet à ce stade, car vous allez créer un calendrier de projet ensuite. Mais s’il y a des contraintes de temps qui dépassent le protocole normal, il est important que votre équipe le sache dès le départ pour planifier en fonction de ces contraintes.

Etape 2 : Construire un calendrier de projet

Une fois que vous avez recueilli des informations sur le projet lui-même, vous pouvez déterminer comment le projet va progresser vers ses échéances finales. Commencez par votre liste de livrables et approfondissez à partir de là.

Tâches principales et jalons

Les tâches principales sont un niveau de détail en dessous de vos livrables. Ce sont de grandes tâches d’équipe, et non des pièces individuelles, qui mènent à l’achèvement des livrables. Lorsqu’il s’agit de déterminer le temps que prendra chaque tâche majeure, laissez la qualité vous guider. Ne vous contentez pas de programmer les tâches jusqu’à leur achèvement, mais plutôt pour qu’elles soient achevées avec le type de qualité que votre champ d’application a promis.

Ce planning doit ensuite être utilisé par les membres individuels de l’équipe pour planifier leurs propres horaires autour des principales échéances, alors soyez aussi complet que possible et incluez toutes les tâches dont votre équipe sera responsable. Et bien sûr, il est toujours intelligent de prévoir des périodes tampons pour chaque tâche chaque fois que vous le pouvez.

Phases du projet

Pour les projets qui ont un calendrier particulièrement long ou plusieurs dates de lancement, il peut être utile de diviser le projet en phases pour aider votre équipe à planifier. Ce n’est pas obligatoire, mais cela peut donner un sentiment d’accomplissement en cours de route et aider à l’organisation.

Voir  » Meilleures pratiques pour la gestion de la portée  » pour en savoir plus sur la façon de s’assurer que le scope creep ne prenne pas le dessus sur votre prochain projet.

Étape 3 : Adapter la portée à votre projet et à votre organisation

Parce que les projets, les parties prenantes, les équipes et les organisations sont uniques, il pourrait y avoir des informations que vous voulez inclure dans la portée de votre projet qui n’ont pas été couvertes ici. Par exemple, vous pourriez considérer comment votre champ d’application reflète les méthodologies préférées de votre organisation. Ou bien, il peut être utile de préciser l’objectif de votre projet. Peut-être vos parties prenantes ont-elles un ensemble de critères d’acceptation qu’elles veulent voir satisfaits avant que le projet puisse être achevé.

En bref, s’il y a quelque chose d’important qui, selon vous, devrait être ajouté, assurez-vous que son inclusion aide votre document à atteindre son objectif : englober toute la portée du projet pour s’assurer que le temps et les ressources ne sont pas dépensés pour des ajouts sans importance.

Étape 4 : Compiler et réviser

Maintenant que vous avez fait le travail préparatoire, vous êtes prêt à rédiger la portée de votre projet. Le périmètre du projet doit être concis et facile à lire. Bien qu’il puisse être tentant de créer une portée de projet tout compris, gardez la rédaction approfondie pour votre plan de projet. Il n’est pas nécessaire d’inclure dans la portée du projet tous les éléments d’information imaginables. Une bonne règle générale consiste à limiter votre portée à un ou deux paragraphes.

• Se poser les questions suivantes vous aidera à revoir et à finaliser votre portée :

• Est-il clair pourquoi ce projet est nécessaire et important ?

• Sais-je exactement qui sont les parties prenantes du projet ?

• Mes parties prenantes verront-elles une valeur et un avantage dans le projet ?

• Les ressources sont-elles adéquates pour mener à bien ce projet ?

• Les délais sont-ils réalistes pour les livrables ?

• Mon équipe a-t-elle accès aux ressources nécessaires ?

• La liste des inclusions et des exclusions est-elle suffisamment spécifique ?

• Est-ce qu’il y a trop de place pour que des tâches soient ajoutées après le lancement du projet ?

• Y a-t-il une tâche ou une contrainte du projet que je n’ai pas encore prise en compte ?

Étape 5 : Mettez votre périmètre de projet au travail

Votre périmètre de projet servira d’accord de base avec les parties prenantes ainsi que de fondement à plusieurs autres documents cruciaux, notamment votre plan de projet, votre structure de répartition du travail, votre plan de communication, votre budget, etc. Vous vous référerez à votre portée pendant toute la durée de votre projet, et elle servira de guide lors de la prise de décisions ou de changements, ce qui en fait un excellent outil pour rester ferme lorsque les gens veulent faire des changements qui nécessiteront du temps ou de l’argent que vous n’avez pas.

Une portée de projet complète et spécifique vous donnera la saisie de la vue d’ensemble dont vous avez besoin pour créer et façonner un projet. Bien menée, une bonne portée facilitera finalement la planification, la gestion et l’exécution réussie de votre projet.

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