Guinguette Marais Poitevin

Imaginez que votre patron vous a demandé de préparer une présentation importante pour la prochaine réunion du conseil d’administration.

Vous n’avez que quelques jours pour la mettre sur pied, votre charge de travail est déjà élevée et vous avez de nombreuses autres tâches urgentes sur votre liste de choses à faire. À cause de cela, vous êtes anxieux, vous n’arrivez pas à vous concentrer, et tout semble vous distraire.

Les facteurs de stress liés au temps font partie des sources de pression les plus répandues sur le lieu de travail, et ils surviennent parce que vous avez trop de choses à faire, en trop peu de temps. Alors, comment vaincre ce stress, et fournir les choses essentielles pour faire un bon travail ?

Le principe Urgent/Important d’Eisenhower vous aide à réfléchir à vos priorités, et à déterminer lesquelles de vos activités sont importantes et lesquelles sont, essentiellement, des distractions.

Que sont les activités  » urgentes  » et  » importantes  » ?

Dans un discours prononcé en 1954 devant la deuxième assemblée du Conseil œcuménique des Églises, l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower, qui citait le Dr J. Roscoe Miller, président de l’université Northwestern, a déclaré : « J’ai deux sortes de problèmes : les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents. » Ce « principe d’Eisenhower » serait la façon dont il organisait sa charge de travail et ses priorités.

Il a reconnu qu’une grande gestion du temps signifie être efficace aussi bien qu’efficient. En d’autres termes, nous devons consacrer notre temps aux choses qui sont importantes et pas seulement à celles qui sont urgentes. Pour ce faire, et pour minimiser le stress lié à des délais trop serrés, nous devons comprendre cette distinction :

• Les activités importantes ont un résultat qui nous permet d’atteindre nos objectifs, qu’ils soient professionnels ou personnels.
• Les activités urgentes exigent une attention immédiate et sont généralement associées à la réalisation des objectifs de quelqu’un d’autre. Ce sont souvent celles sur lesquelles nous nous concentrons et elles exigent de l’attention parce que les conséquences de ne pas s’en occuper sont immédiates.

Lorsque nous savons quelles activités sont importantes et lesquelles sont urgentes, nous pouvons surmonter la tendance naturelle à nous concentrer sur les activités urgentes sans importance, afin de dégager suffisamment de temps pour faire ce qui est essentiel à notre réussite. C’est ainsi que nous passons de la  » lutte contre les incendies  » à une position où nous pouvons développer nos entreprises et nos carrières.

Comment utiliser le principe d’Eisenhower

Pour utiliser ce principe, dressez la liste de toutes les activités et de tous les projets que vous pensez devoir faire. Essayez d’inclure tout ce qui vous prend du temps au travail, aussi insignifiant soit-il. (Si vous gérez votre temps à l’aide d’une liste de tâches ou d’un programme d’action, vous l’aurez déjà fait).

Puis, réfléchissez à chaque activité et classez-la dans l’une des quatre catégories, comme le montre la figure 1, ci-dessous :

Puis, utilisez les stratégies décrites ci-dessous pour planifier vos activités.

Important et urgent

Il existe deux types distincts d’activités urgentes et importantes : celles que vous n’avez pas pu prévoir, et d’autres que vous avez laissées jusqu’à la dernière minute.

Vous pouvez éliminer les activités de dernière minute en planifiant à l’avance et en évitant la procrastination.

Cependant, vous ne pouvez pas toujours prévoir ou éviter certains problèmes et crises. Dans ce cas, la meilleure approche consiste à laisser du temps dans votre emploi du temps pour gérer les problèmes inattendus et les activités importantes non planifiées. (Si une crise majeure survient, vous devrez alors reprogrammer d’autres tâches.)

Si vous avez beaucoup d’activités urgentes et importantes, identifiez celles que vous auriez pu prévoir, et réfléchissez à la façon dont vous pourriez programmer des activités similaires à l’avance, afin qu’elles ne deviennent pas urgentes.

Importantes mais pas urgentes

Ce sont les activités qui vous aident à atteindre vos objectifs personnels et professionnels, et à réaliser des travaux importants.

Veillez à disposer de suffisamment de temps pour faire ces choses correctement, afin qu’elles ne deviennent pas urgentes. N’oubliez pas non plus de laisser suffisamment de temps dans votre emploi du temps pour faire face aux problèmes imprévus. Cela maximisera vos chances de rester sur la bonne voie, et vous aidera à éviter le stress d’un travail devenu plus urgent que nécessaire.

Non important mais urgent

Les tâches urgentes mais non importantes sont des choses qui vous empêchent d’atteindre vos objectifs. Demandez-vous si vous pouvez les reprogrammer ou les déléguer.

Une source courante de ces activités est les autres personnes. Il est parfois approprié de dire « non » aux gens poliment, ou de les encourager à résoudre le problème eux-mêmes. (Notre article  » ‘Oui’ à la personne, ‘Non’ à la tâche  » vous aidera ici.)

Alternativement, essayez d’avoir des créneaux horaires où vous êtes disponible, afin que les gens sachent qu’ils peuvent vous parler à ce moment-là. Une bonne façon de procéder est d’organiser des réunions régulières avec ceux qui vous interrompent souvent, afin que vous puissiez traiter tous leurs problèmes en même temps. Vous pourrez alors vous concentrer plus longtemps sur vos activités importantes.

Non importantes et non urgentes

Ces activités ne sont qu’une distraction – évitez-les si possible.

Vous pouvez simplement ignorer ou annuler bon nombre d’entre elles. Cependant, certaines peuvent être des activités que d’autres personnes veulent que vous fassiez, même si elles ne contribuent pas à vos propres résultats souhaités. Là encore, dites « non » poliment, si vous le pouvez, et expliquez pourquoi vous ne pouvez pas le faire.

Si les gens voient que vous êtes clair sur vos objectifs et vos limites , ils éviteront souvent de vous demander de faire des activités « pas importantes » à l’avenir.

Infographique

Cliquez sur l’image ci-dessous pour découvrir notre infographie sur le principe urgent/important d’Eisenhower :

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