De todas as indústrias em que as exigências de programação de horários dos funcionários são muito envolvidas e complexas, reunindo uma agenda de enfermeira numa liga própria em termos dos desafios que são apresentados aos programadores. Como se trata de uma indústria que enfrenta uma falta crónica de pessoal e requer uma cobertura 24 horas por dia, a criação de modelos de horários de enfermagem é especialmente difícil. Os gestores estão a lidar com enfermeiros que têm diferentes conjuntos de competências e certificações, uma mistura de trabalhadores a tempo parcial e pessoal a tempo inteiro. E para além de todos os desafios práticos, há outro elemento que faz com que a elaboração de grandes horários seja absolutamente vital para os pacientes.
Os cuidados que a sua organização é capaz de prestar aos pacientes dependerá muito da forma como os supervisores estão a gerir o pessoal de enfermagem. Está a programar os enfermeiros certos com as competências certas para cuidar dos pacientes certos? Os enfermeiros estão constantemente sobrecarregados de trabalho? São capazes de equilibrar as suas vidas pessoais com os seus turnos? Todas estas questões precisam de ser colocadas e respondidas se o seu objectivo for prestar os cuidados adequados aos seus enfermeiros e aos seus pacientes.
Criar um modelo de horário de enfermagem que satisfaça todas estas normas não é tarefa fácil, mas há coisas que pode fazer para optimizar o seu processo de programação de turnos. Aqui é onde começar.s onde começar.
Deixe os enfermeiros comunicarem as suas preferências de trabalho
Um dos objectivos mais importantes a ter em mente ao criar um horário de enfermagem é procurar formas de criar turnos de trabalho que mantenham o pessoal tanto seguro como satisfeito. A maioria dos enfermeiros tende a ter muito em que pensar, mesmo fora dos seus empregos. Muitas têm famílias com as quais precisam de tomar conta e passar tempo quando não estão a trabalhar. Muitos ainda estão na escola de enfermagem e tentam equilibrar as suas responsabilidades de trabalho e as suas aspirações de melhorar a sua educação.
Que melhor forma de iniciar o processo de programação do que abrir as linhas de comunicação com os seus enfermeiros e perguntar-lhes sobre as suas horas de trabalho preferidas antes de criar horários para eles. Descubra as suas preferências de disponibilidade e se há dias em que normalmente não estão disponíveis para trabalhar. Registe estes dados num software de programação de horários para enfermeiros e, idealmente, sincronize-os com o seu sistema de HCM de eleição.
Esta simples mudança de comportamento pode levar a muitos benefícios. Em primeiro lugar, os enfermeiros apreciarão o facto de os gerentes se preocuparem com as suas preferências e os terem em conta antes de estabelecerem os horários. Em segundo lugar, quanto mais informação os gestores tiverem sobre as preferências do seu pessoal, mais fácil será criar grandes listas, servindo a sua organização e os seus funcionários.
Criar um horário de enfermeiros com antecedência
A tarefa de agendar o seu pessoal médico é praticamente perpétua. Mesmo que pense que tem um modelo de horário de enfermagem quase perfeito, há uma hipótese real de acabar por editá-lo várias vezes antes do pessoal começar realmente a trabalhar os turnos atribuídos.
É por isso que é recomendado começar a programar os turnos com a maior antecedência possível. Os cuidados de saúde são uma das indústrias em que quase se pode ter a certeza de que serão necessárias alterações no horário. É incrivelmente difícil criar um horário de enfermagem perfeito à primeira tentativa, mesmo que tenha à sua disposição ferramentas avançadas e orientadas por dados para a programação baseada em previsões.
Comece com uma cuidadosa consideração da disponibilidade e das competências dos seus empregados, mas tenha também em mente a procura de serviços de saúde na sua organização. É provável que o horário precise de alguma edição à medida que essa semana se aproxima e as necessidades de programação dos seus enfermeiros e dos seus pacientes começam a cristalizar-se. Ainda assim, há alguns factores que pode prever e planear para.
Naturalmente, se a sua organização ainda estiver a utilizar métodos desactualizados para criar horários de turnos, como modelos de horários de caneta e papel ou folha de cálculo Excel, os gestores estão a desperdiçar toneladas de tempo que poderiam ter sido poupadas com um software de agendamento de enfermeiras que permite aos gestores agilizar o processo de agendamento na nuvem e em minutos. Além disso, podem informar instantaneamente o pessoal sobre alterações de horários, em vez de terem de os chamar e redistribuir o novo horário manualmente.
O resultado final? Comece a criar o horário de trabalho do seu pessoal de enfermagem muito antes do tempo, porque provavelmente serão necessárias várias iterações até que seja correcto para todos os envolvidos.
Todos os dias, mas acompanhe de perto a negociação de turnos
Desde o agendamento do pessoal de enfermagem parece ser um esforço difícil, por muito esforço que se faça, tente encontrar formas de aliviar um pouco a pressão dos seus gestores. Uma das melhores formas de o fazer é dar ao pessoal de enfermagem a opção de negociação de turnos.
Este sistema funciona especialmente bem na adaptação a mudanças de última hora no horário dos turnos. Em vez de arrastar o processo por horas – tendo o empregado que não pode trabalhar a contactar o gerente, depois do que este precisa de chamar todas as enfermeiras para encontrar um substituto – pode deixar as suas enfermeiras simplificarem todo o processo.
No entanto, é de notar que mesmo que permitir a troca de turnos possa ser uma solução perfeita para resolver problemas menores no seu horário de enfermeiras, só funciona bem se o gerente ou o responsável pela elaboração do horário for capaz de monitorizar clara e eficazmente todo o processo. Eles precisam de assegurar que os funcionários certos com as qualificações certas cobrem os turnos em questão.
Again, isto também é melhor feito usando um software de programação de horários de enfermeiro que permite ao seu pessoal solicitar trocas de turnos mas não confirma esses pedidos até que o gerente os tenha visto, analisado e aprovado.
Como um sistema de troca de turnos controlado pode ser óptimo para si, um sistema não controlado pode ser igualmente prejudicial ao seu planeamento e processo de criação de horários. Acordos verbais entre os membros do seu pessoal que desejam trocar turnos não são suficientes para garantir clareza; o gestor precisa de estar envolvido no processo e consciente do potencial impacto que cada troca de turnos proposta pode ter no plano de turnos.
Realizar esforços para evitar a programação de horas extraordinárias
Horas extraordinárias obrigatórias é um problema enorme na indústria da enfermagem, que é um resultado directo de hospitais e outras instalações médicas simplesmente não terem enfermeiros suficientes para cobrir os turnos. Isto leva a que os enfermeiros disponíveis tenham de trabalhar horas extraordinárias incrivelmente longas e muitas horas extraordinárias.
Os estudos têm demonstrado repetidamente que a enfermagem é uma das indústrias em que o aumento do trabalho extraordinário pode ter efeitos negativos em quase todos os aspectos da profissão. As horas extraordinárias resultam em enfermeiros que estão cansados e à beira do esgotamento, levando a que cada vez mais erros sejam cometidos no trabalho. Isto resulta não só numa maior rotatividade entre enfermeiros, mas também numa diminuição dos cuidados e da satisfação dos pacientes.
Existe uma solução para as horas extraordinárias obrigatórias? Uma vez que continua a haver falta de enfermeiros qualificados nas unidades de saúde em todo o país, provavelmente não. Contudo, isso não significa que seja impossível optimizar os horários do pessoal de enfermagem para evitar horas extraordinárias e sobrecargas desnecessárias.
Uma das melhores soluções é tirar partido da tecnologia que tem à sua disposição neste dia e idade e utilizá-la para tomar melhores decisões de programação. Utilize o software de programação de horários de enfermeiras para basear os seus esforços de programação em dados reais. Mantenha-se a par do número de pacientes que entram e saem diariamente das suas instalações e encontre tendências dentro dos dados para descobrir que horas do dia e da semana são as mais ocupadas ou menos ocupadas para si e para o seu pessoal. Com este tipo de dados à sua disposição, poderá tomar decisões de agendamento mais instruídas e baseadas em dados que ajudarão a evitar agendamentos desnecessários para o seu pessoal de enfermagem.
Não negligencie os níveis de acuidade do paciente
Outro aspecto da profissão de enfermagem que torna o processo de agendamento tão complexo e exigente é que nem todos os pacientes são iguais. Os gestores têm de pensar nos níveis de acuidade quando se trata de tomar decisões de pessoal, o que acrescenta outra camada de dificuldade ao processo.
Quando um paciente é considerado como sendo um paciente de “alta acuidade”, isso significa que está a lidar com uma condição médica desafiante. As suas necessidades de cuidados podem ser maiores e os seus problemas podem ser menos previsíveis. Se os gestores negligenciarem isto, correm o risco de não serem capazes de oferecer aos pacientes a quantidade de cuidados que os seus problemas de saúde exigem.
Outras vezes, os pacientes de alta-acuidade podem também precisar de ser tratados por enfermeiros que possuam competências e certificações específicas que nem todos os membros do pessoal podem ter. Por conseguinte, não só é importante conhecer e manter sempre um registo dos níveis de acuidade dos pacientes – os gestores devem também ser capazes de referenciar facilmente as competências e certificações que os enfermeiros possuem e depois programá-las em conformidade para cuidar dos pacientes que têm necessidades especiais.
Um gestor de pessoal de enfermagem deve ser obrigado a dedicar o tempo necessário para criar uma escala de acuidade e um sistema que possam ser facilmente referenciados e seguidos, de modo a que seja possível prestar os cuidados certos aos pacientes certos. Dentro deste sistema, os gestores poderiam também encontrar formas criativas e eficazes de manter um registo das competências e certificações e referenciá-las facilmente ao criar horários.
Ao ter este pessoal e os dados dos pacientes sempre disponíveis e facilmente disponíveis, deverá ser muito mais fácil para os gestores criar um horário óptimo de enfermeiro que funcione para as suas instalações, com base tanto nos dados vitais do paciente como do pessoal.
O problema do horário de enfermeiro é uma das questões mais desafiantes da gestão da força de trabalho. A inclusão de enfermeiros como participantes activos no processo pode parecer contraproducente, mas pode de facto aliviar o stress e ajudar a criar um modelo de horário de enfermagem útil que pode ser reutilizado com pequenas alterações. Não se esqueça que a tecnologia é sua amiga e que existem soluções especializadas criadas especificamente para questões de horários de pessoal. Embora possa parecer mais fácil aderir aos sistemas experimentados e verdadeiros, a sua ineficácia é o maior risco de todos – para os pacientes e para os próprios enfermeiros.