Começar o seu primeiro trabalho pode ser avassalador e intimidante. Está ansioso por se provar a si próprio, produzir trabalho de qualidade e manter-se no topo das coisas – o que pode fazer dominando a arte de se manter organizado.
Direito desde o início, vai querer explorar os conselhos e ferramentas disponíveis para se conseguir organizar. Mantendo a sua secretária, tarefas e e-mails organizados, estará no caminho certo para actuar com sucesso no trabalho — sem arrancar o seu cabelo. (Clique para Tweet!)
Criar uma rotina
No seu primeiro dia de trabalho, inicie um sistema organizacional. Antes de receber uma carga de trabalho significativa, terá uma rotina estabelecida para o manter no bom caminho. Utilize um aplicativo como o Evernote, ao qual pode aceder no seu computador e dispositivo móvel, para rastrear informação, listas, tarefas e muito mais. Pergunte aos funcionários que fazem trabalhos semelhantes qual é o seu método organizacional e qualquer conselho que possam dar.
Se a sua empresa utiliza um software específico, adapte-se às suas várias utilizações e propriedades organizacionais. Por exemplo, os trabalhadores da construção civil que não utilizam as técnicas normais de organização do escritório devem verificar o software específico da sua indústria.
Utilizar o seu calendário de correio electrónico
Uma óptima forma de se manter a par das reuniões, prazos e tarefas é utilizar o calendário existente na sua conta de correio electrónico. Quer escolha o seu calendário de e-mails de trabalho ou uma conta Gmail, é útil para marcar todos os eventos no calendário. Uma vez que estará constantemente a utilizar o seu e-mail, terá acesso fácil e consistente a este calendário.
P>Pode também utilizar o calendário para adicionar alertas, particularmente para eventos recorrentes. Se tiver uma reunião semanal, configure o seu calendário para o lembrar automaticamente. Da mesma forma, pode utilizar o seu calendário de trabalho para convidar e marcar reuniões com colegas.
Disponibilizar uma lista central de tarefas
P>Pode preferir escrever tarefas em papel ou utilizar websites concebidos para o manter no caminho certo, tais como Basecamp. Basecamp permite-lhe ver todas as suas tarefas, actualizar o seu estado e riscá-las quando terminadas.
Organize a sua lista de tarefas, criando um sistema de código de cores para distinguir o nível de prioridade ou assuntos relacionados. Se mantiver a sua lista de afazeres electronicamente, risque os itens em vez de os eliminar. Desta forma, ainda será capaz de acompanhar as tarefas terminadas e sentir uma sensação de realização.
Não deixe cair a bola no correio electrónico
A medida que a sua posição se desenvolve, começará a receber inúmeros e-mails todos os dias. Aprender cedo a dar-lhes prioridade e organizá-los irá beneficiar muito ao longo da sua carreira.
A maioria dos fornecedores de correio electrónico vêm com separadores e filtros para organizar os e-mails em categorias, incluindo a capacidade de “assinalar” e-mails como sendo importantes. Isto também o ajudará a decifrar rapidamente quais as mensagens de correio electrónico que têm precedência, embora deva geralmente responder a cada mensagem o mais cedo possível.
P>Encontrar um sistema que melhor funcione para si e para a realização das suas tarefas. Poderá também querer investir numa aplicação de organização de correio electrónico. Yahoo! Voices sugere Thunderbird, uma aplicação concebida para manter todas as suas contas de correio electrónico num só lugar, enquanto fornece ferramentas organizacionais.
Faça o seu espaço de trabalho funcionar para si
Vai passar a maior parte do seu dia no seu escritório, no seu carro ou onde quer que o seu espaço de trabalho esteja. Lembre-se de manter este espaço limpo e organizado. Se trabalha principalmente numa secretária, é essencial para a sua organização e sanidade que não fique fora de controlo. De facto, mesas desarrumadas podem ser perigosas.
A manter o seu espaço físico limpo e o seu espaço de trabalho virtual organizado irá ajudá-lo a manter-se concentrado e a trabalhar. A única forma de se manter no topo de todas as suas tarefas enquanto entrega trabalho de qualidade é aprender a dar prioridade às tarefas com organização extrema. Usando estas dicas, verá que a organização não é a façanha ousada que poderia ter visto uma vez.
Alicia Lawrence é coordenadora de conteúdos para WebpageFX e blogs no seu tempo livre em MarCom Land. O seu trabalho foi publicado pela Association for Business Communication, Yahoo! Small Business e Spin Sucks.