Pode anexar muita informação a uma cotação ou factura, mas por vezes um cliente necessita de mais detalhes. Quando simplesmente não há espaço suficiente para fornecer uma “imagem maior”, então um anexo de factura pode ser a resposta.
Em vez de juntar todos os últimos detalhes numa factura, pode fornecer mais informações noutro documento. Pode então anexar este documento a uma cotação ou factura antes de o enviar ao seu cliente.
Para os freelancers especialmente, a possibilidade de anexar documentos a cotações e facturas, sejam depósitos ou pedidos de pagamento final, permite uma forma mais rápida e simples de partilhar informações importantes, tudo de uma só vez.
Isto não só beneficia o freelancer mas também o cliente, e por sua vez aumenta os níveis de confiança e cultiva percepções profissionais positivas.
Então, quais são alguns dos documentos que se podem anexar a uma cotação ou factura? Aqui estão apenas 9 dos muitos exemplos em que podemos pensar.
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Proposta
Uma proposta é um documento que explica uma proposta de plano de acção para um projecto. Dá uma visão geral do que é necessário e detalha as formas como o freelancer ou agência pode satisfazer os requisitos que um cliente estabeleceu.
p>Embora uma versão da proposta possa já ter sido vista e acordada pelo cliente, uma cópia actualizada pode ser incluída como anexo numa cotação ou numa factura de depósito de pagamento adiantado.
- h2>Contrato
Contactos também podem ser anexados a uma cotação ou factura, sem assinatura ou já assinada. Isto proporciona a si e ao seu cliente uma forma eficaz de manter todos os documentos relacionados ligados entre si para um acesso mais fácil e rápido.
O contrato não assinado também pode ser modificado de acordo com quaisquer alterações feitas a uma cotação, e vice-versa.
- h2>Termos e Condições
Se um contrato foi ou não assinado, é sempre sensato assegurar que os termos e condições do seu negócio freelance sejam lidos pelo seu cliente. Uma cotação, depósito ou factura final é um bom local para anexar um documento de termos e condições a que o cliente se possa referir no caso de ter quaisquer dúvidas ou questões.
- h2>Schedules
Uma das coisas com que os clientes muitas vezes se preocupam são os horários e a duração de um projecto. Pode já ter arranjado um horário, mas por vezes um cliente esquecerá ou desejará uma repartição mais detalhada de quanto tempo demorará a terminar certas etapas.
Abter um horário detalhado a uma cotação ou factura de depósito acalmará as suas preocupações. Também pode adicionar um calendário proposto para a próxima fase de um projecto a uma factura final.
Folha de ponto
Há quanto tempo está a trabalhar no projecto? Está a facturar à hora? Se sim, adicionar uma folha de horas à sua factura fornece uma repartição exacta e completa das horas que gastou a trabalhar num projecto do cliente.
As folhas de horas podem ajudar os clientes a avaliar os resultados em relação à entrada, bem como quantas horas facturáveis gostariam de adicionar ou subtrair a um projecto em curso.
Detalhes da Entrega
A maioria dos projectos dos clientes envolve projectos ou itens a serem entregues ao cliente. Quer sejam produtos físicos ou ficheiros digitais, um documento de detalhes de entrega pode fornecer toda a informação que o cliente precisa de saber em relação à recepção segura do trabalho concluído.
Os detalhes de entrega podem ser anexados tanto às cotações como às facturas, especialmente quando pode haver uma exigência de entrega invulgar ou complicada.
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Arquivos de projecto
Os anexos das facturas podem incluir ficheiros de projecto concluídos. Se estiver a trabalhar num pequeno projecto com apenas um único ficheiro de trabalho, o documento pode ser anexado e enviado juntamente com a factura. Isto permite ao cliente verificar rapidamente o trabalho e depois pagar-lhe mais rapidamente, tudo isto abrindo apenas um e-mail.
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Traduções
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Está a trabalhar com empresas estrangeiras? Algumas empresas podem exigir uma versão traduzida do seu orçamento ou factura. Se aplicável ou possível, pode escrever uma versão separada em língua estrangeira da cotação ou factura e adicionar o documento como anexo.
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Fotos ou Diagramas
Para alguns tipos de projectos, um cliente pode achar as fotos e diagramas benéficos ao decidir sobre uma cotação ou ao julgar o progresso em relação a facturas escalonadas. Fotos e diagramas simples ou anotados podem ser anexados a uma cotação ou factura permitindo ao cliente ter uma melhor ideia de um projecto proposto ou com instruções sobre o que fazer a seguir uma vez que um ficheiro tenha sido entregue.
Tipos de Formatos de Ficheiros que Pode Anexar
Com a Invoice Ninja, pode anexar ficheiros em qualquer formato. Estes incluem ficheiros Microsoft Word, ficheiros OpenOffice, PDFs, PowerPoint, Excel, ficheiros de imagem (incluindo JPEG e PNG), ficheiros de áudio e vídeo, ficheiros de programação, ficheiros Zip, ficheiros de base de dados, e muito mais.
Desde que os ficheiros não excedam a guia de tamanho máximo de até 10 MB, podem ser enviados como anexos de orçamentos ou facturas.
Como Anexar um Documento a uma Factura
Afixar um ficheiro a um orçamento ou factura Ninja é muito fácil. É simplesmente uma questão de carregar o ficheiro relevante para um separador Documentos e depois carregar em enviar quando a factura estiver pronta. É tão simples como carregar um documento para um e-mail padrão. O seu cliente verá então claramente o anexo (ou anexos) quando receber a sua factura.
P>Precisava de uma forma de incluir mais informações em cada factura ou orçamento que envia? Em caso afirmativo, experimente a nossa funcionalidade de anexo de facturação juntamente com uma enorme variedade de outros benefícios do software de facturação avançado que fornecemos na Invoice Ninja.
Todos os nossos instrumentos foram concebidos para facilitar a sua vida como freelancer e proprietário de pequenas empresas.