Guinguette Marais Poitevin

h2>Um exemplo prático da técnica dos 5 Porquês

Para compreender o verdadeiro poder da técnica dos 5 Porquês, vejamos um exemplo prático que acontece frequentemente na vida quotidiana dos negócios, e mais precisamente no marketing.

Vamos dizer que um artigo ou um post de blogue não foi publicado no blogue da empresa:

1. Um artigo não foi publicado no website da nossa empresa. Porquê?
2. Nobody publicou o artigo. Porquê?
3. Nobody recebeu a instrução clara para escrever e publicar um artigo. Porquê?
4. Um chefe de equipa esqueceu-se de delegar a tarefa. Porquê?
5. Não existe um calendário de conteúdo. Porquê?
6. Nobody levou o seu tempo a preparar o calendário de conteúdo. Porquê?
7. Porque ninguém pensou que o calendário de conteúdo fosse suficientemente importante. Todos assumiram que as pessoas iriam voluntariar-se entusiasticamente, escrever um post no blogue e publicá-lo.

Baseado no exemplo acima, podemos ver claramente como a técnica dos 5 porquês pode ajudá-lo a concentrar-se, encontrar a causa raiz do problema, e melhorar o processo. No exemplo acima, a pergunta “Porquê” foi feita até seis vezes. Não tenha medo de cavar ainda mais fundo se necessário.

Agora, quando a causa raiz se revelar, tem duas opções: A opção 1 é apontar dedos e procurar a pessoa responsável pelo website e que não tenha publicado o artigo. Mas, como mencionado, jogar o jogo da culpa é muito ineficaz.

A curto prazo, as pessoas responsáveis sentir-se-ão mal e talvez sejam mais coerentes com o seu trabalho, mas mais cedo ou mais tarde o medo desaparecerá e o erro voltará a acontecer; simplesmente porque não há um processo claro e uma responsabilidade definida.

Sem mencionar, o medo é um motivador muito pobre. Nunca se deve culpar as pessoas, mas pensar em mudar um sistema de ambiente, processo, cultura, etc.

Opção 2, e um investimento muito melhor do nosso esforço mental, é pensar em como melhorar o processo. No nosso caso, organizar todos os processos e responsabilidades necessárias com um calendário de conteúdo (um calendário com datas rigorosamente definidas e tópicos com artigos planeados a serem publicados) traria uma melhoria real.

Definir claramente quem é responsável pela preparação de um calendário de conteúdo mensal, juntamente com a forma como decorre todo o processo de criação de conteúdo; desde a apresentação de uma ideia para um artigo, até à sua produção, edição, publicação e distribuição, e depois, de forma consistente, seguir o processo; asseguraria que o problema nunca mais ocorresse.

De acordo com as regras do Kaizen, é preciso ter cuidado para não melhorar os processos com mais administração.

Focalize a cura, não os sintomas.

Dedicate a “5 whys master” na sua organização e certifique-se de que cada problema é abordado

Muitos gestores estão familiarizados com a técnica dos 5 whys, mas esqueça de a aplicar quando necessário.Embora seja uma técnica simples de usar, pode ser difícil de implementar. É bom ter uma única pessoa que possa agir como o “5 Whys master” – o principal solucionador de problemas na sua empresa.

Esta pessoa deve ser responsável pela gestão regular de problemas e utilização da técnica dos 5 porquês, e também para assegurar que as acções correctivas são implementadas.

Se estiver entusiasmado em tornar-se o “5 Whys master”, aqui estão os passos para realizar profissionalmente a análise dos 5 Whys cada vez que encontrar um problema que valha a pena resolver:

1. O 5 Whys master escreve exactamente o que é um problema.
2. O 5 Whys master certifica-se de que todos os afectados concordam com o problema. Como mencionado, parte da equipa deve ser decisores com experiência em primeira mão.
3. Todos os dados e factos que ilustram o problema são então apresentados – prova, história de conhecimento, dados e pontos de vista diferentes, soluções passadas, etc.
4. O grupo dedicado realiza a análise dos 5 Porquês.
5. O grupo encontra e concorda em soluções proporcionais à dimensão do problema. A solução deve ser procurada em cada passo após a pergunta “porquê”.
6. A direcção ou o mestre dos 5 Porquês atribui responsabilidades para a implementação da solução óptima encontrada no final do processo.
7. A solução é testada, e depois de os resultados serem medidos todos na empresa são notificados sobre as soluções implementadas.

Como pode ver, a metodologia dos 5 Porquês é realmente simples, eficaz, abrangente, flexível, envolvente, e barata – tudo o que tem de fazer é certificar-se de que não confunde os sintomas com as causas de raiz.

Por vezes há mais do que uma causa raiz a procurar, por isso não se deve contentar com a primeira solução óbvia, mas sim desenterrar a fundo e dar corpo a todas as possibilidades que a soja pode realmente resolver o problema. E deve absolutamente evitar o jogo da culpa e em vez disso concentrar-se no processo.

As pessoas cometem sempre erros, por muito bons que sejam. Certifique-se de que dispõe de processos que minimizem essas ocorrências.

5W1H – cinco perguntas adicionais para uma análise ainda mais aprofundada

Por vezes, perguntar apenas a pergunta “porquê” não nos dá uma perspectiva suficientemente boa sobre o problema. Para fazer uma análise ainda mais completa e detalhada de um problema e encontrar realmente a solução óptima, pode acrescentar algumas perguntas adicionais.

Estas perguntas são: O quê?, Quem?, Quando?, Onde?, Porquê?, e Como? que é de onde vem o nome 5W1H:

>>ul>>

Porquê

O quê

Quem

Quando

Onde

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5x
1x	ul> Como /td>

Quando se adicionam novas perguntas e se olha para o problema de diferentes ângulos, é possível identificar mais facilmente novas ligações entre as consequências e a causa ou causas raiz, bem como ter mais hipóteses de compreender todos os diferentes pontos de vista e possíveis soluções.

Embora o faça, tem de manter a sua mente aberta como asfixiável. Só então, quando compreender verdadeiramente o problema, a causa raiz, e as circunstâncias, poderá encontrar a solução óptima e certificar-se de que o problema nunca mais ocorre.

Qual será o primeiro problema que resolverá com a análise dos 5 Porquês?

Agora tem uma arma muito útil quando se trata de resolver problemas, por isso está na altura de a pôr em bom uso. Pense no problema mais desafiante e repetitivo que a sua organização está a enfrentar neste momento.

P>Decida firmemente que irá resolver o problema empregando a análise dos 5 Whys (ou alternativamente 5W1H) e siga estes passos:

Forme uma equipa de 5 Whys (decisores e todas as pessoas afectadas pelo problema) e nomeie o mestre dos 5 Whys

1. Reúnam todos em frente de um quadro branco
2. Definam o problema de uma forma detalhada e precisa
3. Escreva “porquê” cinco vezes, escreva as respostas no quadro, e certifique-se de distinguir os sintomas das causas
4. Li>Conte a causa raiz e a melhor solução para a eliminar ao nível do processo
5. Atribua uma pessoa responsável pela solução, teste-a, e informe toda a equipa dos resultados

Boa sorte na resolução do problema!