Guinguette Marais Poitevin

As actas das reuniões do conselho são certamente enfadonhas, e por vezes, o cargo de secretário do conselho parece ser um trabalho ingrato. No entanto, a tarefa é incrivelmente importante.

Para um, as actas das reuniões do conselho são cruciais para manter um registo histórico das decisões, e são também imperativas para cumprir os requisitos legais da sua organização sem fins lucrativos. De facto, muitas organizações aprenderam que a referência a actas bem guardadas ajudou-as a lidar com questões legais, poupando tempo e dinheiro à organização.

Com tudo o que se refere às actas, não é uma tarefa que deva ser tomada de ânimo leve. Aprender a redigir actas eficazes numa reunião de direcção vale o investimento de tempo e energia, e os seus colegas membros da direcção apreciarão os resultados finais.

Para garantir que está a redigir as actas mais eficazes possíveis, compilámos um guia completo que cobre as entradas e saídas da redacção das actas. Antes de saltarmos para os detalhes de detalhes de uma acta eficaz de reunião do conselho de administração sem fins lucrativos, vamos tirar um momento para definir o que são para nos certificarmos de que estamos todos na mesma página.

Se estiver cansado de gastar horas de tempo e resmas de papel a produzir um livro de administração pesado para cada reunião do conselho de administração, temos ajuda.

Talvez esteja na altura de considerar explodir o livro de administração. Descarregue o nosso livro electrónico gratuito para aprender a fazer exactamente isso! Pode reduzir o tempo de preparação da sua reunião de horas ou dia para apenas alguns minutos. Além disso, os membros do seu conselho poderão preparar-se para reuniões a partir de qualquer lugar – digitalmente!

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O que são as Actas das Reuniões do Conselho de Administração?

A acta da reunião do conselho de administração regista as acções e decisões do conselho de administração. Servem como registo oficial e legal das reuniões do Conselho de Administração sem fins lucrativos, o que significa que devem incluir mais do que uma simples visão geral das discussões. O objectivo central das actas das reuniões do conselho é mostrar que os membros do conselho fizeram o seguinte:

• Seguidos procedimentos relevantes.
• Conformidade com as leis estatais relativas às não-lucrativas isentas de impostos.
• Obedeceu aos estatutos da própria organização e alinhou as decisões com a sua missão.

Agora que revimos os princípios básicos do que são as actas das reuniões do conselho, podemos mergulhar profundamente em tudo o que elas implicam, para que possa começar a criar actas eficazes das reuniões do conselho num instante. Eis o que vamos cobrir:

1. Quais são os benefícios das Actas de Reunião da Direcção?

2. Como Fazer uma Acta numa Reunião da Direcção

3. O que não incluir nas Actas de Reunião da Direcção

4. Modelo de Acta de Reunião da Direcção

5. Como as Ferramentas de Acta da Direcção podem ajudar

Feel free to use the jump links above to navigate to the section most pertinent or intriguing to you. Caso contrário, comecemos do topo com os benefícios de uma acta eficaz do Conselho de Administração para que possa começar a realizar reuniões mais produtivas!

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Quais são os benefícios das actas das reuniões do Conselho de Administração?

Além de documentar que uma reunião ocorreu de facto, as actas das reuniões do Conselho de Administração sem fins lucrativos são úteis por uma série de razões. Antes de fazer você mesmo a acta, é importante compreender estas razões para garantir que está a documentar todas as acções relevantes.

Para compreender bem o objectivo da acta, vamos explorar os três principais benefícios de registar notas eficazes:

1. Uma vez aprovada, a acta da direcção torna-se um registo legal do que de facto ocorreu na reunião. No caso de um processo judicial, a acta pode ser intimada, e, por sua vez, os membros da administração podem ser considerados potencialmente responsáveis. Se faltarem pormenores importantes ou se os votos forem registados incorrectamente, isto poderá ser desastroso para os sem fins lucrativos e para os seus membros do conselho.
2. As actas efectivas da reunião do conselho servem como um ponto de referência válido para futuras decisões. Actuam como um lembrete do que foi abordado na reunião, quem disse o quê, quais foram os próximos passos designados, e quem está a assumir a responsabilidade por que projectos futuros.
3. Os potenciais patrocinadores que procuram expandir os seus esforços filantrópicos ou outras fontes de financiamento podem ter acesso às actas das reuniões do conselho de administração. Os financiadores podem utilizar as actas para determinar a eficácia do conselho na condução da organização em direcção aos seus objectivos. Por outras palavras, este pode ser o factor determinante para que alguém opte por apoiar financeiramente a sua causa.

Como se pode ver, as actas das reuniões do conselho sem fins lucrativos são um recurso importante, não só para referência futura pelo próprio conselho, mas também para fins legais. Agora, vamos mergulhar nas melhores práticas para criar actas de reuniões do conselho coerentes e bem organizadas.

Como redigir actas numa reunião do conselho

Criar actas completas de reuniões do conselho sem fins lucrativos que satisfaçam as necessidades daqueles que as utilizam é crucial para uma tomada de decisões eficaz e para a manutenção de registos na sua organização. Para que possa criar as actas mais eficientes possíveis, vamos explorar as melhores práticas para documentar uma descrição clara e precisa das acções do seu conselho.

Utilize a sua agenda como modelo de actas de reuniões do conselho.

Como na maioria das reuniões, o planeamento antecipado é fundamental para criar um esboço definido que conduzirá a sua reunião do conselho numa conversa eficaz. Se a administração do conselho criar um modelo de acta de reunião do conselho que seja misturado com a ordem de trabalhos, a elaboração da acta torna-se incrivelmente simples e muito menos susceptível a erros.

Muitos secretários do conselho ou pessoal administrativo criam um esquema de tomada de notas alguns dias antes da reunião. Considerar a utilização da agenda da reunião como uma orientação, e delinear questões importantes que serão abordadas. Este esboço dá-lhe uma estrutura predefinida a seguir, para que possa passar mais tempo a ouvir e a captar com precisão a conversa, em vez de tentar começar do zero e gravar tudo de imediato.

Atribuir um Falador de Minutos com Antecedência.

P>Pôr um membro da direcção no local pode vir como uma surpresa muito desagradável. De facto, isto irá certamente comprometer a qualidade do empenho e dos níveis de participação desse membro da direcção e poderá mesmo chegar ao ponto de comprometer a qualidade das actas das reuniões. Devido a isto, desejará escolher com antecedência um membro do conselho de administração.

p>Deixar a mesma pessoa fazer uma acta em cada reunião e designar uma pessoa de apoio para a levar quando esse membro regular não puder estar presente. Isto permite que estes indivíduos se familiarizem com o processo e acabará por conduzir a actas mais fortes e claras do quadro. Tipicamente, o responsável designado pela acta é o secretário do conselho.

Após a nomeação da tarefa para alguém, é preciso deixar as expectativas bem claras. Isto inclui:

1. Que formato deve ser utilizado – Existe algum formato particular que o seu minutrista deva imitar? O formato exacto utilizado varia consoante a organização, embora as melhores práticas de governação indiquem que todas devem incluir algumas informações básicas, tais como detalhes essenciais relativos a moções e votações. A utilização de actas passadas como modelo pode ser uma opção eficaz, e uma ferramenta de elaboração de actas simplificará ainda mais este processo.
2. Se devem ou não participar na discussão – O seu mineiro-membro da direcção é um membro da direcção? Se não, NÃO devem participar em qualquer discussão, a menos que sejam expressamente convidados a fazê-lo. Um caso em que são convidados a participar pode ser quando o conselho deseja ouvir a perspectiva de um não membro do conselho sobre um assunto.
3. Como devem tomar minutos – A tecnologia pode racionalizar o processo de tomar minutos exactos, mas apenas se o minutuário souber como operar o sistema de minutos do conselho. Durante a reunião não é o momento ideal para aprender a utilizar estas ferramentas, por isso, certifique-se de que o seu secretário da direcção submete-se a um treino para se familiarizar com elas com antecedência.

Escrever numa Voz Objetiva.

Um dos aspectos mais importantes a ter em conta pelo seu secretário da direcção é que as actas das reuniões da direcção devem ser escritas objectivamente. Quando se deparar com questões controversas ou votações controversas, tente resumir os debates e argumentos. Elimine toda a emoção seguindo estas sugestões:

• Cingir-se aos factos, incluindo votos a favor de uma moção, votos contra uma moção, abstenções, e detalhes pertinentes sobre as discussões. Oiça atentamente os tópicos principais e documente simplesmente partes significativas da discussão.

• Ask um terceiro – alguém que não esteja no quadro – para ler as actas do quadro para lhe dar uma opinião imparcial. Ao fazê-lo, certifique-se de que o terceiro não tem conhecimento de qualquer informação confidencial.

• Volte para eles no dia seguinte. Uma vez que o secretário é também membro do conselho de voto, o registo de informações objectivamente pode ser um desafio. Se não tiver a certeza se as actas do seu conselho são objectivas, durma sobre elas e releia-as no dia seguinte com a mente fresca.

Ao seguir estas dicas para assegurar objectividade, criará notas imparciais que captem informação essencial para referência futura.

Inclua Detalhes Pertinentes.

A acta da reunião do conselho é uma questão de lei para organizações sem fins lucrativos. Servem como registo oficial para mostrar que a reunião foi realmente realizada e que foram discutidos assuntos importantes, e como tal, é sempre importante capturar todos os detalhes necessários.

Embora não existam regras legais para o que as actas das reuniões do conselho de administração devem incluir, a maioria dos conselhos baseia os seus esboços nas Regras de Ordem de Robert. A utilização plena destas regras seria incómoda para a maioria das organizações sem fins lucrativos, mas a utilização limitada pode ser útil para manter a ordem e abordar rapidamente os pontos da agenda. Ao seguir as Regras de Ordem de Robert, a acta do conselho deve incluir:

• O tipo de reunião.
• A data, hora e local da reunião.
• Uma lista de participantes, incluindo participantes sem direito a voto com os seus nomes, títulos, e razões para participar.
• Quando a reunião foi chamada à ordem e quando foi adiada.
• Um registo das moções, segundos, e se a moção foi ou não aprovada.

p>p>Overall, visar criar actas de reunião do conselho que sejam suficientemente específicas para capturar o foco e as decisões do conselho, mas não tão esparsas que não se consiga decifrar o que realmente ocorreu durante a reunião alguns meses depois. Além disso, as escassas actas do conselho poderiam abrir o conselho a questões de responsabilidade, para que nunca se queira que sejam tão mínimas que levantem suspeitas.

P>Pense desta forma: as principais decisões e pontos de discussão devem ser sempre capturados mas de uma forma “curta e doce”.

Reprima e partilhe as actas com segurança.

Quando tudo estiver dito e feito, vai querer rever as actas das suas reuniões do conselho antes de as partilhar. Certifique-se de que são formatadas e apresentadas de forma consistente. Se houver notas laterais que precisem de ser reescritas nas actas, trate disso imediatamente após a reunião.

Daqui, as actas do conselho devem ser finalizadas e distribuídas aos participantes o mais rapidamente possível enquanto a reunião ainda estiver fresca no conselho e na memória do tomador das actas. Uma plataforma segura permitirá aos membros do conselho de administração abrir prontamente as actas das reuniões do conselho, a agenda, e quaisquer outros documentos pertinentes.

O que não deve incluir nas actas de reuniões do conselho

Saber o que deixar de fora das actas de reuniões do conselho é tão significativo como saber o que incluir. Com isto em mente, vamos explorar cinco coisas que os conselhos sem fins lucrativos normalmente registam mas que não devem.

Não Incluir Como os Indivíduos Votaram.

Em cada uma das suas reuniões do conselho, terá provavelmente um punhado de itens que precisam de ser votados. Embora deva indicar quem fez e secundou a moção, não deve incluir a forma como os indivíduos votaram. Exclua os seus nomes e anote simplesmente o número dos que são a favor, dos que são contra, e dos que se abstiveram. Como regra geral, manter o registo impessoal.

No entanto, existe uma excepção a esta regra. Se as transacções financeiras envolvendo membros do conselho ou se a remuneração dos executivos for fixada, que a acta da reunião do conselho reflicta a forma como os indivíduos votaram e a sua fundamentação. No caso de qualquer contestação legal, os fundamentos apoiarão a razoabilidade.

Não inclua opiniões particulares dos membros do conselho.

Como mencionado anteriormente, a acta da sua reunião do conselho deve ser imparcial. Devido a isto, as actas do conselho devem concentrar-se nas decisões, e não na discussão.

Em certas ocasiões, os membros em desacordo podem declarar sem rodeios que querem que o seu desacordo seja registado. Evite isto, e em vez disso, note simplesmente que ocorreu – não é necessária qualquer outra explicação.

Simplesmente, se houve um debate, mencione-o, mas não faça anotações com opiniões. Afinal, as actas das reuniões do conselho são documentos descobertos que podem ser utilizados em qualquer situação legal potencial.

Não inclua resumos de documentos ou apresentações.

Deve mencionar os materiais apresentados na sua acta do conselho. No entanto, não entre em grandes detalhes sobre o seu conteúdo. Em vez disso, anote onde pode ser obtido, para que os membros não tenham de rifle através do excesso de informação na própria acta.

Com ferramentas abrangentes, as apresentações são fáceis de localizar em qualquer ponto. Especificamente com soluções como o Centro de Documentos do Boardable, é possível organizar e armazenar registos, apresentações e outros documentos pertinentes juntamente com as actas das reuniões do conselho.

Plus, Boardable é compatível com o Dropbox e outros sistemas de armazenamento baseados na nuvem amplamente utilizados, tornando-o facilmente acessível a todos os membros do conselho.

Não inclua coisas que possam sujeitar uma entidade isenta de impostos ao escrutínio.

Embora haja distracções comuns em todas as reuniões do conselho, a sua gravação pode ser problemática numa investigação legal. Vai querer excluir estas distracções. Por exemplo, deixe de fora:

• prezo ou desagrado.
• falar pouco ou brincadeira política.
• Negativo spin.
• Termos legais desnecessários.

Quando em dúvida, simplesmente deixe de fora. Isto aplica-se a tudo o que possa apresentar complicações se for revisto mais tarde por outros. Se foram feitos comentários legais ou se o advogado da organização sem fins lucrativos aconselhou o conselho, basta notar que isto ocorreu na acta do conselho. Além disso, não registe a substância do conselho legal.

Não inclua conversas fora do registo.

Discussões laterais são inevitáveis, mas não devem ser registadas. Estes comentários e discussões fora do registo são certamente permitidos, mas devem ser claramente designados como fora do registo. Se um membro do Conselho de Administração levantar uma questão que vale a pena esclarecer mas que não aparece na agenda, normalmente não precisa de ser detalhada.

Em vez disso, note-se que os directores demoraram algum tempo a discutir assuntos que não estavam na agenda. Nada mais deve ser registado sobre quaisquer tangentes.

Para evitar estas complicações, crie uma pasta de Pedidos de Agenda no seu Centro de Documentos. Desta forma, os tópicos de discussão futura são correctamente agendados para futuras reuniões.

Modelo de Acta de Reunião do Conselho de Administração

Embora o conteúdo da sua acta de reunião do conselho de administração sem fins lucrativos mude de uma reunião para a seguinte, seguindo um esquema padrão ajudará no processo de elaboração da acta para assegurar consistência e exactidão. Não há uma “forma correcta” de redigir actas de reunião, e cada organização tem as suas próprias preferências quanto ao aspecto das actas eficazes. Contudo, há vários detalhes que cada conselho sem fins lucrativos precisa de registar durante as reuniões.

Se for novo no processo, provavelmente não está familiarizado com estes componentes, e pode não saber por onde começar ao criar um esboço reutilizável. Para ajudar, criámos um modelo de acta de reunião do conselho de administração que pode utilizar nas suas próprias operações com base nas Regras de Ordem de Robert.

se não conseguir visualizar o modelo de acta de reunião do conselho de administração acima, dividi-lo-emos em cinco passos-chave:

1. Abertura da reunião, onde inclui a data e a hora de início da reunião, assiste e vota sobre a aprovação da acta da reunião anterior

2. Relatórios de oficiais, comissões permanentes, e quaisquer comissões especiais

3. Assuntos antigos, onde se discutem questões não resolvidas de reuniões anteriores

4. Assuntos novos, onde se discutem quaisquer outros pontos da agenda que surjam

5. Encerramento da reunião, onde inclui a data e a hora de encerramento

p>Embora o modelo de acta da reunião da direcção acima referido sirva como um sólido ponto de partida, terá de o personalizar para se adequar exactamente às necessidades da sua direcção. Com um esboço a partir do qual poderá iniciar, irá preparar a sua equipa para o sucesso e assegurar que todas as discussões e moções importantes sejam registadas de forma coesa, clara e consistente de reunião para reunião.

Embora a criação manual de um modelo possa funcionar, não é ideal. Felizmente, a tecnologia actual oferece várias opções quando se trata de gravar com precisão uma reunião com modelos de actas de reuniões do conselho de administração. Por exemplo, Boardable oferece ferramentas que lhe permitem gravar as actas directamente dentro da sua agenda, uma opção que discutiremos em profundidade abaixo.

Como as ferramentas das actas do Board podem ajudar

Como sabe agora, gravar as actas do Board requer um trabalho substancial e uma atenção inabalável para captar todos os detalhes pertinentes. Tal como a maioria das suas tarefas quotidianas, este processo pode ser simplificado com a tecnologia certa.

Ao solidificar a sua estratégia digital e ao investir em ferramentas dedicadas para tomar notas, é até possível ter concluído, pronto a distribuir as actas do fórum para todos apenas minutos após o encerramento da reunião.

Para aqueles que procuram melhorar as suas actas de reunião do conselho e simplificar o processo por completo, a ferramenta Boardable’s Minutes Maker é uma excelente opção!

Com as nossas ferramentas dedicadas, pode fazer actas usando a agenda que já construiu para garantir que não perde um único detalhe. Basta puxar a sua agenda e introduzir rapidamente notas, atribuir tarefas, e registar votos. A partir daqui, quaisquer tarefas aparecerão no tablier do indivíduo atribuído como um lembrete. Veja como é simples gravar notas e atribuir tarefas:

Plus, partilhar as actas do seu tabuleiro nunca foi tão fácil! Uma vez finalizadas e assinadas as actas, publique-as e distribua-as instantaneamente ao seu público desejado. Pode escolher tornar públicas as actas de reunião, se desejar, e elas estão sempre associadas à reunião e aos seus participantes. Pode optar por guardar um registo no seu Centro de Documentos ou enviar um PDF, mantendo todos actualizados.

O melhor de tudo, pode ligar as actas, agenda, e tarefas de uma reunião passada com os materiais para a próxima, o que faz da aprovação, revisão, e preparação para as próximas discussões uma brisa! Veja como é simples agrupar as informações de uma reunião:

Utilizar ferramentas dedicadas pode ajudar a proteger o seu conselho da responsabilidade e ineficiência, assegurando-lhe que apanha todos os detalhes vitais. Deixe o Boardable fazer o levantamento pesado, para que possa concentrar-se na produção de notas eficazes que captem a essência da sua reunião.

Balaje para cima

Desde a documentação das discussões, passando pelos votos importantes, até às tarefas de seguimento, há muita coisa que vai para as actas das reuniões do board. Recapitulando, elas são mais do que um relato geral das conversas e acções da sua direcção. Servem como ponto de referência para futuras discussões, informam aqueles que não puderam estar presentes, e servem como registo oficial e legal das suas reuniões, pelo que o trabalho não deve ser tomado de ânimo leve.

Se não tiver a certeza por onde começar ao documentar a sua próxima reunião, sinta-se à vontade para elaborar a sua acta utilizando o modelo de acta de reunião do conselho acima referido. Para uma abordagem mais adaptada, o nosso poderoso software de bordo e a nossa ferramenta intuitiva de elaboração de actas simplificará ainda mais o processo, assegurando-lhe a captura de todos os pontos de discussão essenciais.

Para o ajudar a continuar a sua pesquisa sobre operações de bordo eficazes, compilámos uma lista de recursos que pensámos que poderia achar útil. Explore cada uma destas páginas para expandir os seus conhecimentos, para que compreenda como incutir um espírito de colaboração e eficiência em toda a sua organização sem fins lucrativos:

• Um Guia Completo das Agendas das Reuniões do Conselho de Administração (com Modelos!). Uma agenda é o ponto de partida das suas reuniões e pode servir como ponto de partida para as actas do seu Conselho de Administração. Explore este guia para aprender a conceber agendas eficazes que impulsionem a produtividade.

• Reuniões do Conselho de Administração: Um Guia para o Sucesso sem fins lucrativos. Se estiver a fazer a transição para reuniões digitais, certifique-se de que está bem preparado, aprendendo as entradas e saídas eficazes com este guia completo.

• The Best Software for Nonprofits . Se está a expandir o seu kit de ferramentas digitais para organizações sem fins lucrativos, veja estas sugestões de ferramentas. Encontrará soluções de software para uma gestão eficaz do conselho de administração, angariação de fundos e gestão de doadores.

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