Guinguette Marais Poitevin

“Vivemos num mundo pressionado pelo tempo onde é comum ter múltiplos compromissos sobrepostos que todos requerem atenção imediata agora. A urgência não é reservada por muito tempo para ocasiões especiais, são uma ocorrência diária. Como se pode gerir o dilúvio de responsabilidades, fazer um excelente trabalho e manter um estado de espírito positivo”? (Stephen Covey)

A Matriz de Urgência de Importância, ou o Princípio de Eisenhower, é um método eficaz de organização de prioridades. É um gráfico bidimensional que é utilizado para dar prioridade às actividades de trabalho, bem como às actividades pessoais. Pode ser utilizado quando a equipa está a ter um conflito e não consegue gerir o trabalho eficazmente. Todas as actividades podem ser avaliadas em termos de importância e urgência. São então colocadas nos quadrantes apropriados da matriz.

A matriz de urgência de importância consiste em quatro quadrantes:

• Quadrante 1 é para actividades importantes que requerem atenção imediata.
• Quadrante 2 é para actividades que são importantes mas não urgentes.
• Quadrante 3 é para actividades que não são realmente importantes, mas alguém o quer agora.
• Quadrante 4 é para actividades que não são nem importantes nem urgentes.

Quadrante 1 é para assuntos importantes e urgentes. Um problema pode surgir quando surgem actividades inesperadas, ou quando as actividades se tornam urgentes devido a procrastinação ou planeamento deficiente. Recomenda-se que deixe algum tempo na sua agenda para lidar com as actividades inesperadas. Seja proactivo e evite a procrastinação e demore mais tempo do que o necessário para realizar o trabalho. Alguns exemplos de actividades que se encontram neste quadrante são: prazos no trabalho, projectos em curso, emergências médicas e realização de reparações urgentes.

Quadrant 2 é a área em que deve dedicar a maior parte do seu tempo. É excepcionalmente importante quando se trata de desenvolvimento e crescimento pessoal. Também inclui actividades tais como planeamento, prevenção e actividades orientadas para a liderança. Estas actividades são frequentemente pouco utilizadas, e encontrar formas de as expandir é o principal objectivo da utilização desta matriz. Atletas, empresários e outras pessoas de grande realização encontram tempo para este quadrante.

Actividades no Quadrante 3 não são importantes e são realizadas com um sentido de urgência. A maioria destas actividades são drenantes e demoradas. Exemplos de actividades que se encontram neste quadrante são: alguns emails, algumas reuniões, algumas chamadas telefónicas, interrupções frequentes, conversas indesejadas e fazer algo porque não se pode dizer “não”. Empurrar para trás, delegar, ou pelo menos não ser apanhado por estas actividades.

Quadrante 4 é a área em que a maioria de nós é apanhada. Inclui as actividades que são frequentemente utilizadas para fazer uma pausa de actividades importantes e urgentes. Por exemplo, ver o seu programa de TV favorito ou jogar o seu jogo de vídeo favorito pode ser um alívio de trabalhos importantes. A chave aqui é limitar o tempo que se passa neste quadrante. Caso contrário, perderá o controlo do seu futuro e poderá diminuir as suas hipóteses de sucesso.

Existem muitas ferramentas que o podem ajudar a gerir as suas actividades em termos de urgência, importância, ambas ou nenhuma. A forma mais simples é utilizar este modelo.