No mundo da tecnologia de arranque/emergência de crescimento, há uma questão contabilística recorrente que inevitavelmente requer séria consideração: devo capitalizar os meus custos de desenvolvimento de software, ou devo gastá-los todos ou uma parte deles? Se também está a fazer esta pergunta, conforte-se com o facto de determinar se devo capitalizar os custos de software não é um passeio no parque. Embora as normas contabilísticas abordem especificamente esta questão em grande pormenor, a aplicação das regras é uma questão de subjectividade e opinião. Contudo, um CEO/CFO/Controller bem informado precisa de compreender as normas contabilísticas que envolvem os custos de software capitalizados, a fim de determinar, e mais importante, apoiar, a política da sua empresa sobre custos de capitalização de software.
Pode estar a perguntar-se porque se deve preocupar. Simplificando, as start-ups de alta tecnologia geralmente dedicam uma quantidade significativa do seu tempo e dinheiro ao desenvolvimento de software; o tratamento destes custos terá muito provavelmente um enorme impacto não só no seu desempenho financeiro actual mas também no futuro.
Há algumas distinções que precisam de ser feitas antes de mergulhar nas regras contabilísticas. Primeiro, as normas contabilísticas sob GAAP definem dois tipos de software:
- software a ser vendido, alugado ou comercializado
- software para uso interno
As normas fornecem regras contabilísticas específicas e diferentes para cada tipo de software. É importante determinar que tipo de software está a ser desenvolvido, a fim de determinar correctamente o montante dos custos que devem ser despendidos ou capitalizados. Em segundo lugar, para efeitos deste artigo, abordarei as regras contabilísticas segundo o GAAP e não segundo o Código do IRS. No entanto, é importante notar que qualquer que seja a determinação relativa ao tratamento dos custos de desenvolvimento de software pelas empresas ao abrigo do GAAP, essa determinação não influencia necessariamente o tratamento dos custos pela sua empresa ao abrigo do Código do IRS (ou seja, capitalizar para o GAAP e gastar para os impostos pode ser ok). Em terceiro lugar, este artigo irá abordar os princípios básicos das regras e será um bom ponto de partida. Este artigo não substitui a necessidade de consultar a sua empresa CPA antes de tomar quaisquer decisões significativas.
Software a ser vendido, alugado ou comercializado
Se a sua empresa está a desenvolver software para eventualmente vender, alugar ou comercializar ao público em geral, esta secção é para si. Este software é desenvolvido com a intenção de obter receitas futuras e não deve beneficiar as operações internas da sua empresa (ver software de utilização interna abaixo). Quando falo com clientes sobre que custos de desenvolvimento a capitalizar ou despesas relacionadas com software a ser comercializado externamente, a pergunta mais importante que faço é quando é que o projecto de software atingiu “viabilidade tecnológica? Isto é importante porque as normas contabilísticas estipulam que todos os custos incorridos num projecto de software antes do estabelecimento da viabilidade tecnológica devem ser gastos conforme incorridos. As normas também declaram que os custos incorridos após o estabelecimento da exequibilidade tecnológica podem ser capitalizados. A capitalização dos custos deve cessar quando o software estiver disponível para divulgação geral aos clientes. Quaisquer custos futuros relacionados com o projecto de software devem ser capitalizados conforme incorridos.
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Qual é a Viabilidade Tecnológica?
Abilidade Tecnológica é um termo utilizado para descrever um determinado ponto durante um projecto de software quando a fase de investigação e desenvolvimento tiver sido substancialmente concluída. As normas fornecem orientação específica sobre quando um projecto alcançou viabilidade tecnológica.
O seguinte é um excerto directamente das normas:
…o produto de software de computador inclui um desenho de programa detalhado (definido abaixo) todos os seguintes:
- O desenho do produto e o desenho do programa detalhado foram concluídos, e a entidade estabeleceu que as competências necessárias, hardware e tecnologia de software estão disponíveis para a empresa produzir o produto.
- A completude do desenho do programa de detalhes e a sua consistência com o desenho do produto foram confirmadas através da documentação e do rastreio do desenho do programa de detalhes até às especificações do produto.
- A concepção do programa de detalhes foi revista para questões de desenvolvimento de alto risco (por exemplo, funções e características novas, únicas e não comprovadas ou inovações tecnológicas), e quaisquer incertezas relacionadas com questões de desenvolvimento de alto risco identificadas foram resolvidas através de codificação e testes.
Um desenho de programa detalhado é definido pelas normas da seguinte forma:
O desenho detalhado de um produto de software de computador que leva a função, característica e requisitos técnicos do produto à sua forma mais detalhada e lógica e está pronto para a codificação.
P>Pausarei agora para que possa fazer uma pausa na contabilidade…Ok. Como com qualquer tópico de contabilidade, a orientação acima é a interpretação da gestão aberta.
Na profissão, encontrará empresas que têm custos de desenvolvimento de software significativamente capitalizados e outras que têm gasto todos os seus custos de desenvolvimento de software. Muitas empresas assumem a posição de que a viabilidade tecnológica é estabelecida ao mesmo tempo que o produto de software pode ser utilizado ou consumido sob qualquer forma pelo público; assim, gastam a maior parte dos custos de desenvolvimento. Esta posição é tipicamente a mais conservadora e provavelmente enfrentará menos escrutínio por parte dos seus auditores. Outros tomam a posição de que a viabilidade tecnológica ocorre antes de o produto estar disponível para venda.
Os custos elegíveis para capitalização, viabilidade pós-tecnológica, são os seguintes:
- Compensação do programador pelo tempo directamente atribuível à codificação do software.
- Um montante atribuído de custos indirectos, tais como despesas gerais relacionadas com programadores e as instalações que estes ocupam.
- Custos associados aos testes do software para o mercado (ou seja, alfa, testes beta).
- Outros custos directos de produção que são incorridos para levar o software ao mercado.
alguns outros pontos de consideração são:
- Custos de manutenção, correcções de bugs e apoio ao cliente devem ser gastos conforme incorridos.
- Vimos que os clientes têm factores de ineficiência ao determinar o montante da compensação do programador a capitalizar (ou seja, total reduzido numa percentagem).
- As regras contabilísticas também tocam num conceito conhecido como modelo de trabalho que foi deixado de fora desta discussão. Na nossa experiência, o conceito de modelo de trabalho não influencia a maioria das decisões dos nossos clientes relativamente à capitalização ou não dos custos de software.
Internal-Use Software
Se a sua empresa está a desenvolver software internamente apenas para satisfazer as necessidades internas da sua empresa, esta secção é para si. Não pode haver plano para comercializar o software externamente, mesmo para o futuro (determinado no momento do desenvolvimento). O software de utilização interna é tipicamente o acompanhamento de módulos analíticos e contabilísticos.
As normas contabilísticas dividem o processo de desenvolvimento do software de utilização interna em três fases diferentes. A gestão deve determinar em que ponto o desenvolvimento do software entra e sai de cada fase. Dependendo da fase, os custos de desenvolvimento associados serão gastos ou capitalizados. As três fases do software de utilização interna juntamente com as suas definições são as seguintes:
Fase preliminar do projecto – Quando um projecto de software de computador se encontra nesta fase, a sua empresa fará provavelmente o seguinte:
- Toma decisões estratégicas para alocar recursos entre projectos alternativos num dado momento.
- Determinar o que a sua empresa necessita do software para fazer e os requisitos do sistema nele contidos.
- Determinar a tecnologia necessária para atingir os requisitos do sistema.
- Explorar a melhor solução de implementação para o software. Por exemplo, determinar se se deve desenvolver ou comprar o
software.
Fase de Desenvolvimento de Aplicações – Esta fase começa tipicamente uma vez escolhido um projecto de software de utilização interna e o desenvolvimento está prestes a começar. As actividades realizadas durante a fase de desenvolvimento da aplicação incluem:
- Concepção do caminho escolhido, incluindo configuração de software e interfaces de software.
- Codificação.
- Instalação para hardware.
- Teste.
Pós-implantação-Estágio de funcionamento – Esta fase começa tipicamente uma vez que o desenvolvimento do software esteja completo e o software de utilização interna tenha sido implementado. As actividades realizadas durante a fase de pós-implementação-operacional incluem:
- Formação.
- Manutenção.
Após ter dividido o processo de desenvolvimento nas três fases, as seguintes são as considerações de tratamento contabilístico para cada fase:
Fase Preliminar do Projecto – Todos os custos de desenvolvimento incorridos durante esta fase devem ser gastos como incorridos. Isto inclui tanto os custos internos como externos.
Fase de Desenvolvimento da Aplicação – Todos os custos de desenvolvimento incorridos durante esta fase devem ser capitalizados como incorridos uma vez satisfeitas as condições. Isto inclui tanto os custos internos como externos. Geral & os custos administrativos e de formação não são considerados como custos de desenvolvimento, e se incorridos durante esta fase, devem ser capitalizados como incorridos. Os custos de conversão de dados antigos num novo sistema devem ser imputados. Contudo, se foi desenvolvido ou adquirido software para converter dados, estes custos específicos devem ser capitalizados.
Postimplementation-Operation Stage – Custos de formação internos e externos e custos de manutenção durante esta fase devem ser imputados como incorridos.
algumas reflexões sobre o que deve e não deve ser capitalizado em relação ao software de utilização interna:
- Só os custos incorridos durante a fase de desenvolvimento da aplicação são elegíveis para capitalização.
- Custos só podem ser capitalizados uma vez que a direcção autorize e se comprometa a financiar o projecto, acredite que este será concluído, e todos os testes de concepção tenham sido concluídos.
- Custos internos que podem ser capitalizados incluem principalmente custos com folha de pagamentos e custos relacionados com folha de pagamentos que estão directamente relacionados com o projecto. As despesas gerais e administrativas não são elegíveis para capitalização.
Custos de desenvolvimento Web
Se a sua empresa estiver a incorrer em custos de desenvolvimento, implementação e manutenção de um website, os custos podem ser capitalizados. As normas contabilísticas têm uma orientação específica nesta área, e verá que esta orientação é muito semelhante à contabilidade do software de utilização interna. Como resultado, é importante compreender as regras contabilísticas em torno do software de utilização interna (incluído acima).
Simplesmente semelhante ao software de utilização interna, o processo de desenvolvimento do sítio web é dividido entre fases. As cinco fases de desenvolvimento web juntamente com as suas definições são as seguintes:
- Fase de planeamento Esta fase é o início da vida de um sítio web – o processo de pensamento. As acções incluem a determinação dos objectivos específicos do sítio web, a identificação do público alvo, a criação de orçamentos de tempo e de custos, e a determinação das funcionalidades do sítio web.
- Fase de Desenvolvimento de Aplicações e Infra-estruturas Esta fase envolve a criação dos ossos do sítio web, incluindo o registo de um nome de domínio, desenvolvimento ou aquisição de código personalizado, integração de aplicações externas, desenvolvimento de páginas HTML, aquisição de routers e servidores, e teste das aplicações do sítio web.
- Fase de Desenvolvimento Gráfico
Esta fase é tipicamente realizada em conjunto com a fase dois acima. As tarefas incluem o desenvolvimento do design ou layout de cada página, cor, imagens, e aspecto geral e usabilidade do sítio web.
- Fase de Desenvolvimento de Conteúdo Esta fase é o uploading contínuo de conteúdo que mantém o sítio web actualizado. O conteúdo pode ser de natureza textual ou gráfica. Exemplos incluem artigos, fotografias de produtos, mapas, descrições, etc.
- Fase de Funcionamento Esta fase inclui tarefas tais como formação, administração, manutenção e outros custos de funcionamento do sítio web.
p>Após ter dividido o processo de desenvolvimento nas cinco fases, as considerações de tratamento contabilístico para cada fase:
- Fase de Planeamento Todos os custos de desenvolvimento incorridos durante esta fase devem ser gastos conforme incorridos. Isto inclui tanto custos internos como externos.
- Fase de Desenvolvimento de Aplicações e Infra-estruturas Todos os custos relacionados com software desenvolvido ou adquirido que é utilizado para ajudar a operar o website devem ser contabilizados de acordo com as regras do software de utilização interna (detalhadas acima). Os custos para obter e registar um domínio da Internet devem ser capitalizados. As taxas incorridas com o alojamento web devem ser contabilizadas durante o período de benefício.
- Fase de Desenvolvimento de Gráficos As normas contabilísticas consideram os gráficos como um componente do software, e por conseguinte, devem ser contabilizados segundo as regras do software de utilização interna.
- Fase de Desenvolvimento de Conteúdo Os custos de introdução de conteúdo num sítio web devem ser contabilizados como incorridos. Os custos de conversão de dados também devem ser contabilizados como incorridos. O software utilizado para integrar uma base de dados com um website deve ser capitalizado.
- Fase de Funcionamento Geralmente, os custos nesta fase devem ser contabilizados à medida que forem incorridos. Os custos de actualizações e melhoramentos que acrescentam funcionalidade ao sítio web devem ser contabilizados de acordo com as regras do software de utilização interna. Os custos de registo do website nos motores de busca são considerados custos de publicidade e devem ser contabilizados como incorridos.
Pensamentos Finais
Um ponto de consideração é que se capitalizar os custos de desenvolvimento de software da sua empresa, a gestão deve ser capaz de suportar estes custos capitalizados com números duros, folhas de cálculo, e a lógica por detrás de tudo isto. O processo também resulta tipicamente na necessidade de acompanhar o tempo do programador por hora e por projecto. Se capitalizar o software, certifique-se de que a sua empresa tem o sistema e a organização de rastreio implementados de modo a suportar os seus custos capitalizados.
Um segundo ponto de consideração diz respeito a melhorias significativas feitas no software desenvolvido para ser vendido, arrendado ou comercializado externamente. Por exemplo, se a sua empresa tem um produto de software estabelecido a ser vendido ao público e os seus criadores estão a trabalhar no sentido de acrescentar novas funcionalidades a este produto, isto pode ser uma melhoria significativa. Cada melhoramento significativo deve ser tratado da mesma forma que o produto de base, na medida em que todos os custos anteriores à viabilidade tecnológica devem ser gastos; todos os custos posteriores à viabilidade tecnológica podem ser capitalizados. É importante notar que a viabilidade tecnológica pode ser alcançada mais cedo no processo de desenvolvimento para melhoramentos significativos, quando comparada com novos produtos de software. A lógica é que a maior parte das questões tecnológicas, de hardware e de desenvolvimento de alto risco já foram examinadas durante o desenvolvimento inicial do produto. Tenha também em mente que as melhorias do produto só são elegíveis para capitalização se forem consideradas significativas para o próprio produto global (ou seja, nova funcionalidade).
Um terceiro ponto de consideração é que uma vez capitalizados os custos, estes são geralmente amortizados ao longo da vida útil do produto ou software. Os custos capitalizados são então sujeitos a uma análise de imparidade para cada período abrangido pelo relatório. As regras de amortização diferem entre software de utilização interna, software para venda externa e custos de desenvolvimento web. Estas regras estão fora do âmbito deste artigo (tenho de deixar de escrever em algum momento!).
O último ponto de consideração é que para o software desenvolvido para venda ou uso público, a maioria, se não todos, dos custos de investigação e desenvolvimento devem ser gastos. Há bolsas de tempo bastante estreitas que a capitalização pode ocorrer. Geralmente, quando uma empresa estabelece que o seu software é desenvolvido para uso interno, a maioria dos custos de investigação e desenvolvimento devem ser capitalizados. É importante notar que o processo de cada empresa pode ser diferente; consequentemente, a aplicação das regras contabilísticas é específica a cada entidade.