A maior parte das empresas utiliza processos de negócio repetíveis para obter trabalho feito. Hoje em dia, as empresas procuram transferir muitos dos seus processos para plataformas que permitam uma melhoria e iteração contínuas.
As equipas iniciam o processo de migração destes processos e fluxos de trabalho essenciais para novas ferramentas como aplicações empresariais de baixo código, o tempo necessário para documentar estes processos empresariais torna-se essencial para o sucesso do projecto.
Documentação pode ajudar a determinar se os processos são eficientes ou se os passos podem ser eliminados ou alterados. E se se estiver a preparar para automatizar algum do seu trabalho, a documentação dos processos actuais é uma necessidade absoluta para assegurar que as suas automatizações funcionem sem problemas e de forma fiável.
Usar o seguinte modelo de documentação de processos em dez etapas irá ajudá-lo a fazê-lo de forma rápida, eficiente e consistente entre equipas e departamentos.
Um Método Rápido de Dez Passos para Documentar Processos de Negócios
Este método funciona melhor quando todos os participantes podem ver o que está a ser criado utilizando um flip chart ou quadro branco. Certifique-se de que tem as pessoas certas na sala que sabem o que está envolvido na realização do processo.
P>Passo 1 – Nome do Processo
Para começar, escreva o nome e uma descrição do processo no flip chart.
Etapa 2 – Limites do processo
Identificar os pontos de início e fim do processo. O que desencadeia o processo para começar? Como é que se sabe quando está feito?
P>Etapa 3 – Saídas do Processo
Identificar o que é produzido pelo processo.
P>Etapa 4 – Entradas do Processo
Identificar o que é necessário para executar o processo e de onde ele provém. As fontes podem incluir papel, excel, web.
P>Etapa 5 – Actividades do Processo
Brainstorming das actividades (o quê) que precisam de ser feitas para se conseguir o processo do início ao fim. Declará-las num formato verbo/objecto (por exemplo, aprovar pedido, assinar papelada, distribuir formulário, etc.). Não se preocupe em sequenciar as actividades neste momento, apenas faça uma tempestade de ideias livremente. As notas adesivas podem ser muito eficazes para este passo. Basta escrever uma actividade em cada nota.
P>Etapa 6 – Organização do Processo
Realizar todos os itens do brainstorm que identificou e sequenciá-los no fluxo do processo. Certifique-se de identificar os pontos-chave de decisão à medida que constrói o visual do seu processo.
P>Etapa 7 – Revisão do Processo
Dê uma vista de olhos à sequência como uma verificação de primeira qualidade. Parece completa com base nos limites que definiu no Passo 2?
P>Etapa 8 – Funções do Processo
Identificar as funções (quem) que irão completar as actividades para o processo. Atribuir um papel a cada etapa da actividade.
P>Etapa 9 – Processo de Transcrição
Colocar os passos num programa de software de fluxograma em formato de faixa de rodagem.
P>Etapa 10 – Revisão Final do Processo
Reuna os participantes e reveja o fluxo do processo. Obter a aprovação de todos os membros da equipa.
Colocar tudo junto
Aqui está um exemplo de documentação do processo para demonstrar como tudo se junta.