A declaração de problema empresarial é uma daquelas técnicas que descreve as razões para uma iniciativa de TIC em termos práticos relacionados com negócios. É a descrição de uma questão actualmente existente que precisa de ser abordada e fornece o contexto para os problemas que serão abordados.
As declarações de problemas podem ser descritas numa única declaração seguida de um exemplo real para enfatizar a questão. Ao desenvolver uma compreensão dos problemas a resolver, pense nas sete grandes áreas mostradas abaixo.
Exemplos são dados para cada categoria.
As Categorias de Declaração de Problemas de Negócios
1. Estratégia
- Alinhamento dos projectos com os objectivos comerciais.
li>As iniciativas não estão actualmente alinhadas com uma visão global.li>Execução de projectos em silos.
2. Serviço / Produtos
- >li>Impedimento da prestação de serviços devido à recuperação inoportuna de informação.
- Baixa capacidade de resposta em vendas devido a uma recuperação inoportuna de informação.
- Alto nível de devoluções de produtos devido a erros feitos em encomendas de vendas.
3. Pessoas
- Formação inadequada do pessoal e/ou falta de capacidade do pessoal para apoiar as áreas do negócio que experimentam estrangulamentos.
- Papéis e responsabilidades pobremente definidos criam confusão e fraca capacidade de resposta às exigências operacionais.
- Pobre prestação de serviços devido à capacidade do pessoal e a questões de formação.
4>4. Processos
- Muita duplicação de processos e aplicações empresariais.
- Tratamento manual intensivo devido ao tratamento físico de papelada, envio de correio e coordenação manual de eventos.
- Dupla introdução de dados e manutenção manual de dados em folhas de cálculo ou bases de dados pessoais.
5. Aplicações
- Funcionalidade pouco desenvolvida devido à definição inadequada de requisitos comerciais e funcionais.
- Funcionalidade fora de data causada por um clima empresarial em constante evolução.
- Pouco ou nenhum suporte aplicacional devido a software proprietário ou redundante.
6. Informação
- Informação não estruturada e conteúdo armazenado em vários dispositivos tornando a pesquisa e a recuperação muito difícil.
- Sem metadados ligados à informação tornando a pesquisa e a recuperação difíceis.
- Disparar métodos de codificação dos mesmos tipos de conjuntos de dados em repositórios diferentes.
7. Infra-estrutura
- Nada muito conhecida sobre todos os sistemas, tornando difícil a coordenação estratégica da manutenção.
- As aplicações múltiplas são suportadas em múltiplos sistemas, criando despesas gerais de manutenção desnecessárias ao suportar sistemas duplicados.
Quando tiver compreendido os problemas, descreva os riscos associados a cada um para enfatizar plenamente os potenciais impactos no negócio (por exemplo custos, ineficiências e oportunidades perdidas).
A Problem Statement Example
Below é um exemplo que descreve uma declaração de problema, descrição e risco associado para um processo de negócio altamente manual que pode ser facilmente resolvido com tecnologia.
Problem Statement: Processamento manual intensivo devido ao manuseamento físico da papelada.
Descrição: Os formulários de férias anuais são normalmente preenchidos pelo Empregado, impressos, enviados ao Gestor/Delegado para aprovação, enviados aos Recursos Humanos para verificação e entrada de dados, digitalizados e carregados para o EDRMS, e depois enviados para o Payroll para (re)entrada de dados.
Risco: Este cenário altamente manual conduz a ‘estrangulamentos’ na prestação de serviços e promove o risco de uma resposta organizacional deficiente aos negócios e de perda de tempo que deveria ser gasto na realização do negócio principal.
Como desenvolver a sua declaração de problema
Para desenvolver a declaração de problema e os riscos associados a um projecto, envolva os gestores e especialistas no assunto dentro das áreas de negócio relevantes. Colocar-lhes questões específicas a cada uma das seis categorias acima descritas para trazer à tona os detalhes de onde residem os problemas. Os Cinco Porquês é uma excelente técnica para apoiar a sua abordagem de interrogação.
Esta estratégia pode ser implementada nas fases iniciais de criação e análise do projecto, independentemente da metodologia (i.e., Ágil ou Cascata) a ser utilizada. É útil para desenvolver mandatos de projectos e casos comerciais.