Guinguette Marais Poitevin

Facturação é uma habilidade importante para os empreiteiros independentes dominarem, uma vez que está constantemente a fazer malabarismos com diferentes projectos que podem ter prazos e termos de facturação diferentes. Para enviar facturas precisas, os empreiteiros devem seguir cuidadosamente o seu tempo e criar facturas detalhadas assim que completam um projecto para um cliente. A facturação adequada é uma parte fundamental da contabilidade financeira para pequenas empresas.

Saiba como facturar como contratante e descubra erros de facturação comuns a evitar:

Como facturar como Empreiteiro

Encontratar erros de facturação a evitar

Modelo de facturação do Empreiteiro

Como facturar como Empreiteiro

Os empreiteiros devem criar facturas detalhadas que delineiem informações de facturação importantes, incluindo prazos de pagamento, uma lista pormenorizada dos serviços prestados e o saldo total devido. Eis um guia sobre como facturar como contratante:

Identificar o Documento como Factura

Isso pode parecer óbvio, mas é importante que rotule claramente o documento como uma factura no cabeçalho, para que fique imediatamente claro para os seus clientes para o que estão a olhar. Inclua a palavra “Factura” numa fonte grande e a negrito.

Inclua as informações da sua empresa

Também no cabeçalho, terá de listar as informações de contacto da sua empresa. Se tiver um logótipo, inclua-o aqui. Adicione o seu nome, endereço, endereço de correio electrónico e número de telefone.

Adicionar os Dados de Contacto do Cliente

Abaixo o cabeçalho, adicione as informações de contacto do seu cliente. Certifique-se de perguntar a cada um dos seus clientes quem é o contacto de facturação correcto para as suas facturas. Muitas vezes, no caso de empresas maiores, haverá um departamento de facturação dedicado e o seu ponto de contacto para facturação será diferente do seu contacto comercial diário.

Atribuir um número único de facturação

A cada factura enviada deverá ser atribuído um número único de facturação. Isto ajudará na manutenção de registos, tanto para si como para os seus clientes. Também facilita a referência a uma factura específica, se alguma vez surgir um problema com o pagamento. O sistema mais fácil de atribuir números envolve a numeração sequencial das suas facturas, começando com Factura #001, depois Factura #002 e continuando em ordem a partir daí.

Adicionar a Data da Factura

Inclua a data de envio da factura na secção superior do documento.

Detalhes dos seus serviços

P>Próximo, crie uma tabela com quatro colunas. Esta conterá uma lista pormenorizada dos seus serviços. A primeira coluna deve incluir uma breve descrição dos serviços que prestou, a coluna seguinte deve incluir a quantidade ou número de horas trabalhadas, a terceira coluna irá listar a sua taxa de pagamento e a coluna final deve incluir o subtotal para cada serviço.

Inclua as suas condições de pagamento

Adicionar as suas condições de pagamento à sua factura, incluindo os métodos de pagamento que aceita. Deve também delinear os detalhes da sua política de taxas em atraso, se tiver um.

Liste o montante total devido

Na secção inferior da sua factura, liste o montante total devido para a factura, incluindo o imposto aplicável. Certifique-se de que esta secção se destaca no documento, quer utilizando uma fonte grande, letras a negrito ou uma cor de fonte diferente.

Diga o Prazo de Pagamento

Escreva o prazo de pagamento numa fonte a negrito e de fácil leitura. Seja tão específico quanto possível com a data de vencimento do pagamento. Escreva a data completa, como em: “Payment Due 30 November 2018” em vez de termos de pagamento mais vagos, tais como “Payment Due in 30 Days”, o que pode levar a confusão e atrasos de pagamento.

Erros de facturação do contratante a evitar

Os contratantes podem ser pagos mais rapidamente pelos seus serviços, evitando estas armadilhas de facturação comuns:

Esquecendo-se de seguir as suas horas

É importante estabelecer um sistema de seguimento das suas horas assim que começar a trabalhar como contratante, uma vez que provavelmente cobrará a maior parte dos seus clientes por hora. Pode rastrear as suas horas manualmente, anotando a hora de início e fim de cada vez que trabalha num projecto específico, juntamente com uma breve descrição do trabalho concluído. Ou, se utilizar uma solução de contabilidade baseada na nuvem, poderá facilmente acompanhar o seu tempo directamente no software, para racionalizar o seu sistema de acompanhamento do tempo.

Failing to Send Invoices Immediately

Quanto mais depressa enviar as suas facturas aos clientes, mais rapidamente deverá receber o pagamento. Assim que concluir um contrato com um cliente, crie uma factura e envie-a juntamente com o trabalho final. O projecto estará então no topo da cabeça do cliente, o que pode ajudar a lembrá-lo de processar o pagamento de imediato. Enviar a factura imediatamente também significa que o projecto está fresco na sua mente, pelo que será menos provável que ignore um aspecto do trabalho e se esqueça de cobrar por ele.

Não formatar facturas de forma consistente

Como empreiteiro, está constantemente a trabalhar em projectos diferentes com tarefas e serviços diferentes. Isso pode levá-lo a preencher facturas de forma diferente de trabalho para trabalho, o que desperdiça o seu tempo e também parece menos profissional aos olhos dos seus clientes. Desenvolva um modelo de facturação que funcione de acordo com as suas necessidades e utilize-o sempre como ponto de partida na criação de novas facturas. Poupar-lhe-á tempo e fornecerá uma marca consistente cada vez que facturar clientes.

Neglecting to Add Payment Terms

Certifique-se de que cada factura que envia descreve os seus termos de pagamento. Se um cliente não tiver conhecimento das suas condições de pagamento e tentar pagar a sua factura com um método de pagamento que não aceita, isso pode levar à frustração do seu cliente e a um atraso no pagamento da sua parte. É também uma prática inteligente discutir as suas condições de pagamento com um novo cliente antes de assinar um contrato, para que eles compreendam as suas apólices antecipadamente.

Não Acompanhamento do Atraso no Pagamento

Algumas vezes os contratantes não acompanham um cliente quando uma factura está vencida, para evitar uma conversa embaraçosa ou para evitar parecer rude. Para garantir que seja pago pelo seu trabalho, deve dar seguimento assim que um pagamento estiver atrasado. Basta enviar uma breve nota educada, lembrando o cliente de que o pagamento está atrasado e informá-lo de como pode pagar a conta. Seja diligente mas agradável no acompanhamento até ser pago.

Modelo de facturação do contratante

Se quiser poupar tempo e utilizar um desenho de factura existente em vez de criar um do zero, há muitos modelos de facturação que pode descarregar online. A FreshBooks oferece um modelo de facturação de empreiteiro gratuito que é adaptado às necessidades específicas dos trabalhadores contratados, para que possa editar o documento de acordo com as suas necessidades e começar imediatamente a facturar os clientes. O modelo está disponível para descarregar em formato Word, Excel e PDF.