Escrever uma política eficaz de viagens empresariais, concebida para ajudar os viajantes de negócios de uma empresa a seguir os seus procedimentos de reserva e reembolso de viagens, é uma tarefa complicada.
Sua Política de Viagens Personalizável Modelo
As Suzanne Wolko, Consultora e Consultora de Viagens de Luxo da Arden Road Travel, que tem mais de 20 anos de experiência em gestão de viagens e finanças, diz-nos: “Escrevendo T&E a política é fácil se dissermos: ‘Só se pode fazer isto e nunca fazer isto’, mas todos sabemos que viajar nunca é fácil a preto e branco – há tons de cinzento (voos cancelados, carros modernizados, hotéis e refeições caras.)” Estes tons de cinzento, como Wolko correctamente os descreve, podem deixar algumas empresas a pensar se vale a pena criar uma política de viagens.
Na realidade, isto é mais uma razão para criar políticas. A sua empresa não pode controlar a despesa extra de um carro melhorado se não tiver definido uma política sobre os tipos de carros que os empregados podem alugar!
Enquanto muitas grandes empresas têm políticas de viagens da empresa, as empresas mais pequenas muitas vezes não as têm. No entanto, mesmo que tenha a sua própria empresa de 3 pessoas e os empregados só viajam duas vezes por ano, deve considerar a criação de uma política.
Razões pelas quais deve criar uma política de viagens
Egencia, a marca de viagens corporativas do grupo Expedia, realizou um inquérito global aos viajantes de negócios em 2016 com enfoque na política de viagens da empresa. Não surpreendentemente, o estudo concluiu que apenas 38% dos viajantes de negócios estão satisfeitos com a sua política de viagens da empresa.
O que é que isto significa para as empresas? Os viajantes são susceptíveis de reservar fora da política, custando mais dinheiro à empresa, ou os viajantes ficarão no mínimo insatisfeitos com a sua experiência de viagens de negócios, o que poderia reflectir-se no seu desempenho na empresa, numa reunião de clientes, ou na sua vontade de permanecerem como empregados. É importante criar uma política de viagens de negócios que não só seja fácil de seguir e ajude a empresa a controlar os custos, mas também factores nas necessidades dos empregados.
Há muitos benefícios para uma política de viagens de negócios. Uma política eficaz de viagens corporativas
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As políticas de viagem podem variar bastante, dependendo dos objectivos da empresa, práticas de viagem, e cultura; no entanto, reunimos alguns conselhos práticos que ajudarão empresas de todas as dimensões a criar uma política eficaz de viagens de negócios.
O que fazer antes de criar as directrizes de viagens da empresa
Antes mesmo de pensar em começar a escrever a política de viagens, vai querer ter os seus fornecedores preferidos no lugar, compreender as práticas de viagens actuais, e estabelecer objectivos.
Items a cobrir na sua Política de Viagens Empresariais
Download your customizable travel policy template hereThere are many variables that may drive decisions about a company’s business travel guidelines. Se for a pessoa encarregada de redigir a política, poderá estar envolvido num acto de malabarismo, pois terá de equilibrar as necessidades dos funcionários com as necessidades da empresa. As pessoas nos RH, operações e finanças terão as suas opiniões quanto a abordagens adequadas. Embora não possamos recomendar a abordagem exacta que é certa para a sua empresa, existem certos itens que cada apólice deve cobrir:
Categorias de despesas
As categorias de despesas que reembolsará aos viajantes (ou que lhes permitirá reservar através de uma ferramenta de reserva móvel ou cartão da empresa) constituirão o grosso das suas apólices. Deve listar todas as viagens e entretenimento (T&E) item que a empresa está disposta a cobrir, juntamente com quaisquer restrições ou directrizes para reservas nessas categorias. Para quase todas as categorias, terá de informar os viajantes:
- >ul>>>>ul>>>li> quaisquer vendedores preferidos (companhias aéreas, cadeias de hotéis, fornecedores de automóveis de aluguer) através dos quais devem reservar.
Para além dos itens comuns acima referidos, há muitas outras considerações que serão abordadas e que são específicas para cada categoria de despesas. Aqui estão as nossas dicas para cada categoria:
Certifique-se de:
- Especifique a classe de serviço. Deverá indicar em que circunstâncias (se houver) um viajante pode reservar em primeira classe versus economia. Por exemplo, poderá oferecer este luxo para voos superiores a um certo número de horas e/ou para executivos de alto nível.
- declarar se os empregados conseguem manter os seus próprios pontos de passageiro frequente ou se a companhia os retém para descontos.
- Certificar-se de delinear quaisquer despesas que serão da responsabilidade do viajante, tais como taxas extras de bagagem ou taxas de cancelamento.
Também, certifique-se de:
Outras dicas:
- Considere se permite aplicações de transporte como Uber e Lyft. Informe os viajantes na sua política, e especifique detalhes tais como se não devem utilizar estas aplicações durante o aumento de preços.
- Peça sempre recibos que incluam datas.
- Considere pedir aos funcionários que utilizem o transporte público quando for conveniente.
Vai querer:
As políticas mais importantes incluem o seguinte:
- A exigência de que o funcionário permaneça dentro do per diem permitido. A Administração dos Serviços Gerais dos EUA oferece agora uma ferramenta útil para o cálculo das ajudas de custo diárias.
- Uma declaração sobre o álcool. Algumas empresas só reembolsam o álcool quando a refeição envolve um cliente.
Estratégias úteis a considerar:
- Especifique que o membro mais antigo da empresa em presença deve solicitar o reembolso.
- Estabelecer limites ou intervalos de despesas. Se os empregados ultrapassarem um determinado intervalo, o seu pedido de reembolso poderá ter de ir a alguém superior ao aprovador habitual.
- Factor em dicas. A maioria das empresas cobre as gorjetas, mas algumas declaram que não cobrirão mais de 20%
Não reembolsáveis
Uma boa política de viagens para as empresas declara claramente quais os itens para os quais a empresa não fornecerá reembolso. Alguns itens comuns que muitas vezes não conseguem fazer o corte de reembolso incluem:
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alguns destes itens podem ser listados nas categorias de despesas, mas é útil ter uma lista completa disponível como secção própria dentro do relatório de despesas para a facilidade de utilização do viajante.
Relatório de despesas & processo de reembolso
Enquanto algumas empresas optam por explicar o relatório de despesas para cada categoria de despesas na sua política de viagens, outras oferecem uma secção separada descrevendo o processo de relatório de despesas. Independentemente da abordagem adoptada, há alguns itens comuns a abordar, e mesmo que o processo de declaração de despesas varie muito entre as empresas – desde formulários em papel a T&E soluções – a sua política terá ainda provavelmente de abordar os seguintes assuntos:
- Qual é o prazo previsto para o viajante apresentar relatórios de despesas após a viagem?
- Quando é que o funcionário será reembolsado após a apresentação?
- O que acontece se os funcionários não cumprirem as políticas?
- É necessária a pré-aprovação para qualquer categoria de despesas?
- Quem aprova pedidos de viagem ou relatórios de despesas, e quais são as suas informações de contacto?
- >ul>>>ul>>>>li>> Que documentação (formulários, recibos) precisa a empresa para reembolsar o viajante?
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Felizmente, alguns viajantes de negócios ocasionalmente falsificam a verdade nos relatórios de despesas. De facto, um inquérito realizado em Fevereiro de 2016 a mais de 1.000 viajantes de negócios por Chrome River mostrou que os relatórios de fraude de despesas custam às empresas americanas mais de 2,8 mil milhões de dólares por ano. Uma forma de reduzir a fraude na comunicação de despesas é ser detalhada nas directrizes de comunicação de despesas da sua política de viagens. Ao pedir a prova de pagamento, poderá ter de obter um comprovativo específico. Por exemplo, recomenda-se no Chron.com que as empresas “especifiquem se os empregados precisam de apresentar recibos em vez de extractos de cartão de crédito para reembolsos” ao solicitarem o reembolso do alojamento. Um extracto do cartão de crédito só pode mostrar a conta completa do hotel, enquanto que a conta do quarto discriminará os alugueres de filmes e despesas de mini-bar, que podem não ser cobertos pela empresa.
Nota que muitas empresas estabelecem um preço para o qual são exigidos recibos, especialmente para as refeições. Se um pedido de refeição estiver dentro do per diem, muitas não exigem recibos. Isto facilita um pouco a vida aos gestores de viagens/contadores.
Informações de segurança
Um objectivo importante de qualquer política de viagens de negócios da empresa deve ser a protecção da segurança dos empregados. No entanto, como o inquérito Egencia demonstrou, a segurança e o dever ficam muito abaixo das políticas relacionadas com os custos, em termos da sua frequência nas políticas empresariais. É importante delinear quaisquer procedimentos de segurança de viagem nas suas políticas para o ajudar a cumprir o dever de cuidado da sua empresa. Pode considerar
alguns TMC dispõem de ferramentas que lhes permitem acompanhar os viajantes durante as suas viagens. A maioria das ferramentas permite aos gestores de viagens recolher dados e itinerários de viagem, que ajudam a localizar um viajante dentro de uma determinada cidade ou região – em oposição à utilização de GPS para seguir constantemente um funcionário, de acordo com Buying Business Travel.
Um estudo aprofundado da Carlson Wagonlit Travel sobre política de viagens e conformidade revelou que 77% dos gestores de viagens dizem não conseguir localizar bem os viajantes numa emergência se não utilizarem o canal de reservas designado. Mais de 1/3 dos viajantes não estão conscientes da ligação entre o rastreio de emergência e a reserva através do TMC. Com base nestes dados, se a sua empresa utiliza tal ferramenta, parece importante lembrar aos viajantes que a reserva com os fornecedores preferidos aumenta a sua segurança; dizer aos viajantes como utilizar a ferramenta; e abordar quaisquer preocupações sobre privacidade.
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Economia de Partilha
Sugerimos que considere a economia de partilha ao planear a sua política de viagens. Com o número crescente de viajantes de negócios a adoptar serviços de economia partilhada como a Airbnb e Uber, é importante informar os viajantes sobre a sua posição sobre a questão, quer concorde ou não com a sua utilização. Wolko diz: “Para a economia solidária, é um enorme risco, na minha opinião. A empresa tem obrigações de cuidado e como gestor de viagens, não sei se a casa Airbnb, apartamento, ou outro é seguro para os nossos empregados”. O artigo de Wolko, “10 Razões A Airbnb não é Boa para Viagens de Negócios” discute alguns dos riscos de permitir aos empregados a utilização da Airbnb, e a nossa série em duas partes sobre a incorporação da economia de partilha nas políticas de viagens empresariais oferece estratégias detalhadas para incluir a economia de partilha nas políticas de viagens.
Bleisure
é também uma consideração importante quando se elaboram directrizes de viagens de negócios. Dado que mais viajantes acrescentam dias às suas viagens de negócios por tempo livre, é uma boa ideia para a sua empresa definir orientações que preparem os viajantes para as suas responsabilidades quando se dedicam à bleisure. Wolko lembra-nos que “pode poupar o dinheiro da empresa ao fazer uma viagem de negócios num dia ou dois”, tal como quando um voo custa menos se estiver a viajar num dia menos ocupado. A sua empresa pode considerar a possibilidade de permitir tempo pessoal desde que poupe o dinheiro da empresa ou é claro quando a cobertura de custos da empresa termina e a do viajante começa.
Hierarquia
Debate de especialistas sobre se uma política de viagens da empresa deve ou não ser hierárquica (ou seja, aplicam-se directrizes diferentes aos diferentes tipos de trabalhadores). Alguns argumentam que não se deve tornar a política hierárquica porque cria animosidade e é mais difícil de compreender. No blogue da Travel and Expense Management Solution Concur, a empresa diz: “Se um vendedor não pode reservar uma sala de 500 dólares, então um gerente também não deve poder fazê-lo”. No entanto, outros argumentam que aqueles que estão mais acima na empresa ganharam lealdade e merecem melhores acomodações ou melhoramentos de viagem em alguns casos. Sugerimos que explore os prós e contras de uma hierarquia com os constituintes da empresa.
Best Practices for Writing & Organizing the Company Travel Policy
Your Customizable Travel Policy Template
Então, tem todas as suas bases cobertas: Negociou com os vendedores, analisou as práticas de viagem da empresa, e tomou decisões chave sobre as orientações de categoria de despesas. Escreveu uma lista de itens não reembolsáveis e preparou informações de segurança. O resto deve ser fácil, certo?
Sim e não.
Uma política eficaz de viagens da empresa não se resume a criar políticas eficazes. Também tem de as comunicar bem. Aqui estão as nossas dicas para escrever e organizar a sua política:
Avisar a escrever uma breve introdução às políticas de viagem que dê uma visão geral das responsabilidades mais importantes do funcionário; o objectivo das políticas; e a importância de seguir as políticas.
Esta é a sua oportunidade de comunicar a informação mais significativa para que os funcionários não possam dizer que a perderam. Esta é também a sua oportunidade de ajudar os funcionários a compreender porque é que as políticas são importantes para o bem-estar da empresa e do funcionário.
Como Tom Wilkinson, ex-presidente da TRW Travel & Gestão de Despesas e actual Director de Serviços de Fornecedores da Concur, diz à Business Travel News, “Ganha apoio para as mudanças políticas ao comunicar não só o quê, mas também o porquê”. Ele sugere que uma declaração como “somos obrigados a reservar online” praticamente “implora por oposição” SEM que a empresa explique a decisão como tal: é “porque pouparemos tempo e dinheiro enquanto protegemos os viajantes na estrada”
Assim, uma introdução pode tornar-se uma abordagem eficaz em relação ao cumprimento da política.
p> Lembra-se, no início deste artigo, quando lhe sugerimos que estabelecesse objectivos para a sua política de viagens antes de a criar e que analisasse os dados do viajante? Agora é o momento de usar esses objectivos e dados para criar uma estratégia organizacional para a política.
Por exemplo, se o seu objectivo número um é ajudar os viajantes a reservar viagens de forma fácil e eficiente, organize a política com base nos seus viajantes. A tarifa aérea é a categoria de despesas de viagem reservada com mais frequência? Liste-a primeiro. Tente seguir os passos que os viajantes seguiriam à medida que fazem a sua reserva, começando pela reserva e terminando com a apresentação da documentação de reembolso.
Cuidado em dividir a apólice em secções curtas e de fácil utilização, e considere um índice fácil de seguir que ajude os viajantes a saltar directamente para a informação de que necessitam. Pense também em formas de utilizar imagens e estratégias de concepção para animar a política.
Wilkinson argumenta, “Se a sua política estiver fora de sincronia com a sua cultura, os viajantes não a seguirão e os gestores não a aplicarão”. Este é um excelente conselho, mas talvez mais fácil dizer do que fazer.Uma maneira de garantir que a sua política reflecte a cultura da empresa é, como sugere Wilkinson, ouvir os constituintes da empresa. Ao escrever, tenha em mente as suas preferências. Se determinar que precisa de permitir flexibilidade na reserva para satisfazer os constituintes, então a sua língua terá de corresponder. Vejamos um exemplo da política de viagens da Seagate, uma empresa de soluções de armazenamento de dados:
“Todos os empregados devem utilizar o nosso fornecedor preferido”
O uso da palavra “deve” é muito claro (em oposição a “deve”, que poderia ser mal interpretado ou mal utilizado), e “utilizar” é bastante formal. Porque não há ambiguidade, uma empresa que se concentre nas poupanças proporcionadas pelos vendedores achará esta afirmação muito útil, mas uma empresa que queira permitir flexibilidade e oferecer um tom mais descontraído poderá em vez disso usar uma frase como “Encorajamos os empregados a usar os nossos vendedores preferidos sempre que possível””
Argumentamos que ainda precisa de políticas de viagens da empresa, mesmo que use uma ferramenta de reservas da empresa. Afinal, muitas ferramentas de reservas móveis exigem que introduza as suas políticas – algo que não pode fazer se elas não existirem. A política continuará a ser utilizada para orientar as selecções que fizer na ferramenta móvel – e terá de ter políticas por escrito no caso da ferramenta de reservas móveis não ter opções para certas preferências ou no caso de uma viagem querer ver as políticas.
p>algumas ferramentas de reservas móveis especializadas em políticas de viagens da empresa, tornando muito fácil para os funcionários permanecerem em conformidade. O nosso próprio produto, Claire, permite às empresas ou TMCS seleccionar políticas muito detalhadas, e uma vez que o tenham feito, os viajantes simplesmente visualizam as reservas disponíveis que estão dentro da política. Aqui está a política do hotel, que permite ao utilizador seleccionar itens tais como uma tarifa máxima por noite ou custo por diária e um tipo de quarto preferido.
Embora ainda deva ter uma política mesmo que utilize uma nova tecnologia para reservas ou reembolsos, certifique-se de estudar a ferramenta de reservas e descubra que itens pode eliminar. Por exemplo, embora tenhamos sugerido pedir aos funcionários que enviem um itinerário por razões de segurança, poderia omitir este lembrete das suas políticas se a aplicação móvel rastrear viajantes ou armazena itinerários.
Confirmar aos funcionários as políticas de viagens da empresa
Conquistou a tarefa de criar ou actualizar as políticas de viagens da sua empresa, mas o seu trabalho ainda não está feito! Se ninguém conhece a política, então todo esse esforço é inútil.
O inquérito Egencia descobriu que os viajantes de negócios preferem encontrar informações sobre a política na intranet da empresa, ferramenta de reservas, ou de um organizador de viagens – ao contrário do que acontece através do correio electrónico. Esta informação prova que é útil para colocar a sua política de viagens na intranet da empresa; para estabelecer as políticas na sua ferramenta de reservas móveis; e para garantir que os organizadores de viagens tenham esta informação facilmente acessível. No entanto, pensamos que quanto mais a palavra for divulgada, melhor. Apesar de apenas 13% dos viajantes no inquérito terem dito que o e-mail era o seu método de comunicação preferido para a política, vale a pena divulgar por e-mail para atingir essa percentagem.
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Travel Policy Compliance
Um lembrete final para criar uma política de viagens eficaz é pensar na política como um documento em evolução. As necessidades dos empregados irão mudar; novas tecnologias irão emergir. Estas irão sem dúvida afectar as suas políticas, por isso mantenha uma mente aberta e mantenha-a actualizada. À medida que as tecnologias assumirem mais aspectos da sua política, quanto mais curto e simples for o documento, mais fácil será de manter o documento!
Lembrem-se também de ter em mente o conforto e a segurança dos funcionários ao actualizarem as vossas políticas. Se se concentrar apenas nos custos, os funcionários podem não cumprir as políticas. De facto, o estudo Egencia mostrou que 54% dos viajantes acreditam que o custo é o factor mais importante para a sua empresa ao reservar viagens. Egencia argumenta que os viajantes não estão dispostos a “abraçar políticas que lhes custam tempo ou conforto ou causam dificuldades desnecessárias quando estão longe de casa”. Viajar a negócios pode ser divertido, mas também pode ser stressante e solitário. Tenha isto em mente durante todo o processo de criação da política.
Para mais dicas sobre o cumprimento, consulte o nosso artigo, “Melhore a Conformidade da Política de Viagens da sua Empresa com estas 5 Estratégias”