Como proprietário de uma pequena empresa, manter uma contabilidade precisa das suas despesas é vital se quiser manter o seu negócio no preto, e é absolutamente essencial se quiser crescer. Compreendemos que, embora possa ser apaixonado pelo seu negócio, pode não ser apaixonado pela contabilidade. Mas nunca tema.
A boa notícia é que existem apenas dois métodos primários que precisa de conhecer: contabilidade de caixa e contabilidade de exercício. Mesmo que não trate dos seus próprios relatórios financeiros, é vital saber como cada um deles funciona para que possa escolher as melhores práticas contabilísticas para o seu negócio. Abaixo, encontrará uma visão geral dos dois métodos, actualizada com tudo o que precisa de saber sobre as alterações feitas pela reforma fiscal TCJA.
Cash vs. contabilidade de exercício
Embora a contabilidade possa não ser o seu aspecto favorito de ser o seu próprio patrão, ainda é importante compreender pelo menos as noções básicas e as melhores práticas da contabilidade das pequenas empresas. Desde que as suas vendas sejam inferiores a 25 milhões de dólares por ano, é livre de usar ou o método de contabilidade de caixa ou de acumulação.
Porquê escolher um em vez do outro? Explicaremos os princípios básicos dos métodos de contabilidade de caixa e de acumulação, bem como os prós e contras de cada um, para que possa tomar uma decisão informada.
Qual é o método de caixa?
P>Primeiro, começaremos com o mais simples dos dois métodos: contabilidade de caixa. Com este método, registam-se as receitas à medida que são recebidas e as despesas à medida que são pagas. Por exemplo, se facturar um cliente por $1,000 a 1 de Março e receber o pagamento a 15 de Abril, registará o rendimento tal como é recebido para o mês de Abril. É importante notar que este método não leva em conta quaisquer contas a receber ou a pagar. Isto porque só se aplica a pagamentos de clientes – quer sob a forma de dinheiro, cheques, ou recibos de cartões de crédito – quando o pagamento é recebido.
Likewise, a contabilidade de caixa só regista as suas despesas quando o dinheiro sai da sua conta para pagar despesas a fornecedores, vendedores, e outros terceiros. Por outras palavras, se tiver um pequeno negócio de cartões de oferta e papelaria que comprou fornecimentos de papel a crédito em Junho, mas não pagou a conta até Julho, registaria esses fornecimentos como uma despesa de Julho.
Se o seu negócio fizer menos de $25 milhões em vendas por ano e não vender mercadorias directamente aos consumidores, o método de contabilidade de caixa pode ser a melhor escolha para si. De facto, é frequentemente o método de contabilidade de escolha para empresas muito pequenas, tais como monopartes ou parcerias.
Vantagens da contabilidade de caixa
O método de contabilidade de caixa tem certamente os seus benefícios. O principal entre os principais é a facilidade de utilização e a melhoria do fluxo de caixa.
Processo simplificado
Muitos proprietários de pequenas empresas escolhem o método de contabilidade de caixa porque é um processo de contabilidade simplificado que é semelhante à forma como pode acompanhar as suas finanças pessoais. É fácil acompanhar o dinheiro à medida que entra e sai das suas contas bancárias porque não há necessidade de registar contas a receber ou contas a pagar.
Para pequenas empresas que fazem negócios principalmente através de transacções em dinheiro e não mantêm grandes inventários de produtos, o método de contabilidade de caixa pode ser uma forma conveniente e fiável de manter o controlo das receitas e despesas sem a necessidade de uma grande quantidade de contabilidade.
Impostos sobre o rendimento
Quando se trata de impostos, a contabilidade de caixa tem vantagens definitivas. Com este método, não tem de pagar impostos sobre qualquer dinheiro que ainda não tenha sido recebido. Por exemplo, se facturar um cliente ou cliente por $1,000 em Outubro e não for pago até Janeiro, não terá de pagar impostos sobre o rendimento até Janeiro do ano seguinte.
Isto ajuda a melhorar o fluxo de caixa e ajuda a assegurar que a sua pequena empresa tem fundos disponíveis para o pagamento de impostos. Para indivíduos e empresas extremamente pequenas, isto pode ser crucial para manter o seu negócio a funcionar quando o fluxo de caixa é restrito.
Desvantagens da contabilidade de caixa
Embora o método de contabilidade de caixa seja definitivamente o mais simples dos dois métodos de contabilidade mais comuns, tem também os seus inconvenientes.
Quadro financeiro inexacto
Desde que não contabiliza todas as receitas ou despesas de entrada ou saída, o método de contabilidade de caixa pode levá-lo a acreditar que está a ter um mês de tesouraria muito elevado quando na realidade isto é resultado de um trabalho do mês anterior.
Sem registos de contas a receber ou contas a pagar
Adicionalmente, porque o método é tão simples, não requer que o seu contabilista ou contabilista mantenha um registo das datas reais correspondentes a vendas ou compras específicas. Por outras palavras, não existem registos de contas a receber ou contas a pagar, o que pode criar dificuldades quando a sua empresa não recebe pagamento imediato ou tem contas pendentes.
Não está em conformidade com os Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites ou GAAP
Os Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites, ou GAAP, são o quadro padrão de regras e directrizes a que os contabilistas devem aderir ao preparar as demonstrações financeiras de uma empresa nos Estados Unidos. Segundo estas directrizes, todas as empresas com vendas superiores a 25 milhões de dólares devem utilizar o método da acumulação ao contabilizarem e relatarem o seu desempenho financeiro. Isto significa que se a sua empresa crescesse mais de 25 milhões de dólares em vendas, teria de actualizar as suas práticas contabilísticas. Se pensa que a sua empresa poderá exceder $25 milhões em vendas num futuro próximo, poderá querer considerar a opção pelo método de contabilidade de exercício quando estiver a criar o seu sistema contabilístico.
Qual é o método de contabilidade de exercício?
Os padrões contabilísticos delineados pelos Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites (GAAP) estipulam a utilização da contabilidade de exercício para a elaboração de relatórios financeiros, uma vez que proporciona uma imagem mais clara das finanças globais de uma empresa.
Mas qual é este método?
Com o método da contabilidade de exercício, as receitas e despesas são registadas quando são facturadas e ganhas, independentemente de quando o dinheiro é efectivamente recebido. Por exemplo, utilizando o exemplo acima, se uma pequena empresa facturar $1.000 em receitas a 1 de Março, registará esses $1.000 como receitas na contabilidade de Março – mesmo que os fundos não tenham compensado a sua conta até 15.
O mesmo se aplica às despesas. Neste caso, se o seu pequeno negócio de cartões-presente e papelaria comprar materiais de papel num crédito em Junho, mas não pagar essa factura até Julho, registaria isso como uma despesa de Junho.
Vantagens da contabilidade de exercício
Contabilidade de caixa não comparável, que proporciona uma visão clara a curto prazo da situação financeira de uma empresa, a contabilidade de exercício permite-lhe ver uma visão a mais longo prazo de como a sua empresa está a fazer.
Isto porque a contabilidade de exercício mostra com precisão quanto dinheiro ganhou e gastou dentro de um período de tempo especificado, fornecendo um indicador mais claro de quando o negócio acelera e abranda ao longo de um trimestre ou um ano inteiro. Além disso, está em conformidade com as normas contabilísticas aceites nacionalmente. Isto significa que se o seu negócio crescesse, o seu método contabilístico não precisaria de mudar.
Um quadro financeiro mais preciso
Embora este método exija uma contabilidade mais intensiva, dá aos proprietários de pequenas empresas uma ideia mais realista das receitas e despesas durante um determinado período de tempo. Isto pode proporcionar-lhe (e ao seu contabilista) uma melhor compreensão geral dos hábitos de consumo e permitir-lhe planear melhor os meses de pico de operações.
Conforme com o GAAP
Porque o método de acumulação está em conformidade com os Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites (GAAP), deve ser utilizado por todas as empresas com mais de 25 milhões de dólares em vendas anuais.
Como a marca de receitas de vendas de 25 milhões de dólares é elevada para a maioria das pequenas empresas, a maioria só optará por utilizar o método de contabilidade de exercício se o seu banco o exigir.
Desvantagens da contabilidade de exercício
Embora a contabilidade de exercício tenha as suas vantagens, há também alguns inconvenientes. Entre os mais frequentemente citados está o seu método mais complexo de contabilidade e o seu retrato inexacto da situação financeira a curto prazo de uma empresa.
Mais intensivo em recursos
Porque a contabilidade de exercício acrescenta complexidade e papelada ao seu processo de informação financeira, muitos proprietários de pequenas empresas consideram-na mais complicada e dispendiosa de implementar. Uma vez que uma empresa regista receitas antes de receber efectivamente dinheiro, o fluxo de caixa tem de ser acompanhado separadamente para assegurar que pode cobrir as contas de mês a mês.
Visão de curto prazo imprecisa
Embora a contabilidade de exercício proporcione uma melhor visão de longo prazo das suas finanças, o método de caixa dá-lhe uma melhor imagem dos fundos na sua conta bancária. Isto porque o método de acumulação contabiliza o dinheiro que ainda está por entrar.
Como resultado, se não tiver práticas contabilísticas cuidadosas, o método de acumulação pode ser financeiramente devastador para um proprietário de uma pequena empresa. Os seus livros poderiam mostrar uma grande quantidade de receitas quando a sua conta bancária estiver completamente vazia.
Como escolher a opção certa para o seu negócio
Embora o sistema de contabilidade e o método de relato financeiro que escolher para a sua pequena empresa seja, em última análise, uma decisão de gestão, depende também dos seus objectivos empresariais, dos recursos que tem disponíveis, e dos requisitos financeiros da sua organização.
A menos que a sua empresa faça mais de $25 milhões em vendas anuais brutas, é livre de adoptar o método que fizer mais sentido para si.
No entanto, tenha em mente que o IRS exige que as empresas utilizem e mantenham o mesmo método de contabilidade para declarar o rendimento tributável durante um ano – de modo a não mudar a meio do ano fiscal.
Algumas pequenas empresas podem escolher o método híbrido de contabilidade, em que utilizam a contabilidade de exercício para o inventário e o método de caixa para as suas receitas e despesas. Se não estiver seguro sobre qual o melhor método de contabilidade para a sua pequena empresa, fale com um CPA ou profissional de impostos. Para mais dicas de contabilidade, consulte a nossa lista de verificação contabilística para tarefas relacionadas com finanças que deve completar diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente.