O que é o Âmbito do Projecto?
O âmbito do projecto detalha exactamente o que será entregue no final do projecto, e os parâmetros do trabalho a ser feito. O objectivo do âmbito do projecto é colocar os seus intervenientes e a sua equipa na mesma página. Fornece também um resumo conciso das suas reuniões, resultados e acordos para que todos os interessados possam voltar a consultar.
Através do seu projecto, irá praticar a gestão do âmbito do projecto, que começa por escrever um documento completo sobre o âmbito do projecto. A apresentação destes elementos em linguagem clara assegura o alinhamento das expectativas de todos, e evita que os seus recursos sejam excessivamente comprometidos.
Como escrever um âmbito de projecto
Escrever um âmbito de projecto não precisa de ser um processo longo ou complexo. A utilização de um modelo de âmbito de projecto pode acelerar o processo. E seguir os passos abaixo ajudá-lo-á a criar um âmbito de projecto detalhado que ajude a sua equipa a acompanhar o progresso, a gerir o trabalho e a montá-lo de uma forma simples e útil.
Passo 1: Recolher toda a informação crucial do projecto
Escrever um âmbito de projecto começa com a recolha de informação. Os requisitos do projecto provêm de muitos lugares diferentes. A seguinte informação virá de uma variedade de fontes: as suas partes interessadas, a sua equipa, e os patrocinadores do projecto; outros serão criados a partir de modelos, investigação, e experiência em outros projectos.
Project deliverables
Esta é uma lista dos produtos finais que irá entregar no final do projecto. Poderá estar a criar um documento, website, campanha de marketing, vídeo, evento, processo de trabalho, ou combinação destes produtos finais.
Os entregáveis devem ser acordados e aprovados por todos os intervenientes envolvidos, apresentando uma visão unificada do projecto e dando-lhe algo substancial para medir o seu produto final. Pense nos seus produtos finais como a sua linha de chegada – os grandes objectivos que irão orientar a sua agenda, orçamento e alocação de recursos.
Dica de produto: quando se debruçar sobre os seus produtos e começar a analisar os pacotes de trabalho atribuídos a indivíduos, isso é um sinal de que está a mover-se para um documento diferente – a sua estrutura de repartição do trabalho.
Recursos disponíveis
Disponibilizar os recursos do seu projecto como parte do âmbito do seu projecto irá ajudá-lo a ver exactamente como irá completar os seus produtos. A gestão contínua dos recursos exigirá visibilidade dos membros da equipa, orçamento, e capacidade.
Quando examinar quem está disponível para trabalhar no seu projecto, tenha em mente que o seu tempo pode ser parcialmente atribuído noutro local – é comum que os trabalhadores sejam afectados a múltiplos projectos ao mesmo tempo. Não assuma que um membro da equipa está a 100% da sua capacidade. Não se esqueça de verificar com outros gestores como estão a atribuir recursos sobrepostos aos seus projectos.
Além dos membros da equipa que irão assumir trabalho específico, certifique-se de articular recursos como software específico, o que terá impacto na forma como o projecto é realizado.
Inclusões e exclusões
Foram acordados os resultados e os recursos, é necessário que se concentre no estabelecimento de expectativas quanto ao volume de trabalho a ser atribuído aos resultados. Se isto parecer um nível de detalhe desnecessário, considere as diferentes expectativas que podem vir com um projecto, como a criação de um website. Um tal produto pode parecer suficientemente simples, mas será que o lançamento incluirá testes para o utilizador? Quanta pesquisa de mercado e de concorrência se espera que seja realizada? Quantas iterações de concepção irá criar para que os seus interessados possam escolher?
As partes interessadas precisam de saber o que irão criar e como. Caso contrário, as expectativas pouco claras podem levar a um aumento muito temido do alcance, descarrilar o seu orçamento e prazos, e expandir um projecto ao ponto da insustentabilidade.
É importante listar o que será e não será incluído no projecto para evitar mal-entendidos com base em pressupostos. Lembre-se, pode sempre deixar espaço para concordar sobre a forma como irá lidar com as ordens de alteração. Basta ter a certeza de pesar quaisquer alterações em relação à forma como poderá afectar outras restrições do projecto (ver secção seguinte).
Condições do projecto
Existe um conjunto padrão de restrições do projecto. Independentemente de quantas restrições o seu projecto tenha, lembre-se que alterar qualquer uma delas pode ter impacto no resto. Equilibrar todas as restrições do projecto em conjunto é uma habilidade crucial de gestão do projecto, tal como o é colocar todas as restrições no âmbito do seu projecto. Os gestores de projecto devem esclarecer as limitações ou parâmetros do projecto para que os interessados e os membros da equipa estejam plenamente conscientes do que pode ter impacto no tempo e orçamento de um projecto.
Listar restrições do projecto no seu âmbito também pode ser uma boa forma de reforçar a sua lista de exclusões. Por exemplo, pode listar que não está a incluir animações num projecto de vídeo devido a restrições orçamentais, ou que está a excluir mais de duas rondas de revisão devido a restrições de tempo.
Não precisa ainda de listar uma linha temporal detalhada do projecto neste momento, porque a seguir irá criar um calendário do projecto. Mas se houver restrições de tempo para além do protocolo normal, é importante que a sua equipa saiba antecipadamente como planear à sua volta.
Passo 2: Construa um calendário de projecto
Após ter recolhido informações sobre o projecto em si, pode determinar como o projecto irá progredir para os seus prazos finais. Comece com a sua lista de resultados e faça drill down a partir daí.
Tarefas e marcos importantes
Tarefas mais importantes estão um nível de detalhe abaixo dos seus resultados. Estas são grandes tarefas de equipa, e não peças individuais de trabalho, que levam à conclusão dos resultados. Quando se trata de determinar quanto tempo levará cada tarefa principal, deixe que a qualidade seja o seu guia. Não se limite a programar tarefas para a conclusão, mas sim para serem concluídas com o tipo de qualidade que o seu âmbito prometeu.
Esta programação deve então ser utilizada por membros individuais da equipa para planearem os seus próprios horários em torno dos principais prazos, por isso, seja o mais minucioso possível e inclua todas as tarefas pelas quais a sua equipa será responsável. E, claro, é sempre inteligente construir em alguns períodos tampão para cada tarefa sempre que puder.
Fases do projecto
Para projectos que tenham um prazo especialmente longo ou múltiplas datas de lançamento, pode ser útil dividir o projecto em fases para ajudar a sua equipa no planeamento. Isto não é obrigatório, mas pode dar uma sensação de realização ao longo do caminho e ajudar na organização.
Ver “Melhores Práticas para a Gestão do Âmbito” para mais sobre como garantir que o âmbito do projecto não assume o seu próximo projecto.
Passo 3: Adapte o âmbito ao seu projecto e organização
Porque os projectos, partes interessadas, equipas e organizações são únicos, pode haver informação que queira incluir no âmbito do seu projecto que não tenha sido coberta aqui. Por exemplo, poderá considerar como o seu âmbito de aplicação reflecte as metodologias preferidas da sua organização. Ou, poderá achar útil declarar o objectivo do seu projecto. Talvez os seus interessados tenham um conjunto de critérios de aceitação que desejem cumprir antes de o projecto poder ser concluído.
Em suma, se houver algo importante que considere que deve ser acrescentado, certifique-se de que a sua inclusão ajuda o seu documento a atingir o seu objectivo: abrangendo todo o âmbito do projecto para garantir que o tempo e os recursos não são gastos em adições sem importância.
Passo 4: Compilar e rever
Agora de ter feito o trabalho de perna, está pronto para escrever o âmbito do seu projecto. O escopo do projecto deve ser conciso e de fácil leitura. Embora possa ser tentador criar um âmbito de projecto que inclua tudo, guarde a escrita completa para o seu plano de projecto. Um escopo de projecto não precisa de toda a informação concebível do projecto. Uma boa regra geral é manter o seu escopo em um ou dois parágrafos.
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P>Asking yourself as seguintes perguntas ajudá-lo-ão na revisão e finalização do seu escopo:
- p> É claro porque é que este projecto é necessário e importante?/li>
- p>>p>Saberei exactamente quem são os intervenientes no projecto?/li>
- p>p>Valor e benefício para os meus intervenientes no projecto?
- p>>e recursos adequados para completar este projecto?/li>>>li>p>>e prazos realistas para os resultados?>/li>>p>p>a minha equipa tem acesso aos recursos necessários?>/li>>>p>>p>é a lista de inclusões e exclusões suficientemente específica?
- p> Há demasiado espaço para tarefas a acrescentar após o arranque do projecto?
- >p>Há alguma tarefa ou restrição do projecto que eu ainda não tenha considerado?
Passo 5: Coloque o âmbito do seu projecto a funcionar
O seu âmbito de projecto servirá como um acordo básico com as partes interessadas, bem como a base para vários outros documentos cruciais, incluindo o plano do seu projecto, a estrutura do trabalho, o plano de comunicação, o orçamento, e muito mais. Referir-se-á ao seu âmbito durante toda a duração do seu projecto, e servirá como guia na tomada de decisões ou mudanças, tornando-o uma grande ferramenta para se manter firme quando as pessoas quiserem fazer mudanças que exigirão tempo ou dinheiro que não tem.
Um âmbito de projecto minucioso e específico dar-lhe-á a visão geral que precisa para criar e dar forma a um projecto. Feito correctamente, um bom escopo acabará por facilitar o planeamento, gestão e execução bem sucedida do seu projecto.
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