Practical, guias passo a passo para a movimentada FM
Julho 2002
Facilities Management Defined
O rápido crescimento da gestão de instalações gerou um debate sobre o que é a gestão de instalações e como difere da gestão de propriedades. Mas quer se considere o gestor de instalações como um zelador, um gestor empresarial, ou um estratega financeiro, a gestão de instalações tem assumido um papel importante na gestão empresarial para empresas grandes e pequenas. O ambiente do edifício tornou-se um activo demasiado valioso e complexo para ser ignorado ou negligenciado, e a sua gestão envolve tanto grandes benefícios potenciais como riscos.
O termo gestão de instalações já existe há muito tempo, mas o seu significado mudou drasticamente ao longo dos anos. A gestão de instalações só uma vez esteve relacionada com a manutenção física e operação de edifícios. À medida que estas actividades se tornaram mais complexas e dispendiosas, a gestão de instalações incorporou competências de vários campos tradicionais, tais como gestão empresarial, arquitectura, engenharia, imobiliário, construção, e recursos humanos.
BOMI Institute define a gestão de instalações como o processo de coordenação do local de trabalho físico com as pessoas e o trabalho de uma organização. A principal função da gestão de instalações é planear, estabelecer e manter um ambiente de trabalho que apoie eficazmente as metas e objectivos da organização.
Coordenação e integração através de linhas disciplinares tradicionalmente separadas tornam os aspectos profissionais da gestão de instalações diferentes das profissões relacionadas. As capacidades de coordenação e integração de um gerente de instalações são frequentemente comparadas às de um maestro de orquestra que faz música a partir de muitos instrumentos diferentes tocados por vários músicos com opiniões diferentes sobre a melhor forma de interpretar a partitura escrita. A gestão de instalações é simultaneamente um negócio e uma profissão. Na prática, implica actuar em ambas as capacidades. Os gestores de instalações precisam de planear com antecedência em vez de reagir quando tentam fazer face a numerosos eventos.
O âmbito actual das funções de gestão de instalações engloba várias áreas básicas de actividade de gestão. A lista seguinte aproxima-se da gama da maioria dos departamentos de gestão de instalações nas principais empresas. Listas semelhantes foram publicadas por várias organizações de gestão de instalações. Nem todos os gestores de instalações desempenham todas as funções desta lista porque a mistura de funções e responsabilidades é única para cada empresa.
Operações e Manutenção de Edifícios
- gestão de sistemas de edifícios tais como AVAC, electricidade, canalização, segurança, e em alguns casos, cablagem de dados e telecomunicações
- manutenção de estruturas e interiores de edifícios, mobiliário, e equipamento
- manutenção de terrenos, paisagismo, e melhoramentos no local
bens imobiliários
- gestão de bens imobiliários e aluguer de carteiras imobiliárias
- aquisição e disposição de propriedades
- deveria de diligência
Plano Director de Bens Imóveis
- li>conjunta as propriedades imobiliárias da empresa com as necessidades imobiliárias da empresa utilizando o actual plano de negócios/li> factores humanos e ambientais saúde e segurança dos trabalhadores
- práticas e procedimentos regulamentares de compensação dos trabalhadores
- preparação para emergências
- planeamento e recuperação de desastres
gestão de projectos
- preparação de planos de instalações
- planeamento e gestão de projectos, programas de instalações, serviços de concepção, projectos de construção, e projectos de realocação
- organização e planeamento de um departamento de gestão de instalações
- gestão de pessoal de gestão de instalações e pessoal subcontratado
- administração e desenvolvimento de políticas e procedimentos de gestão de instalações, tais como normas de espaço e preenchimento de ordens de trabalho e pedidos de projectos
- gestão de prestação de serviços de gestão de instalações
- representações de questões a todos os níveis de gestão
- desenvolvimento e gestão de informação especializada e técnica num contexto de gestão
Planeamento Espacial
- li>representa um processo que captura os dados da oferta e da procura, prepara planos de alocação de espaço, e implementa os planos actividades básicas de gestão
Finanças
- li>gestão de finanças do departamento, incluindo orçamentos de melhorias operacionais e de capital e contabilização de custos e despesas avaliação da qualidade avaliação da qualidade e eficácia dos serviços de gestão de instalações avaliação comparativa gestão de auditorias governamentais e empresariais de serviços e projectos de gestão de instalações desenvolvimento de melhorias inovadoras nos serviços de gestão de instalações comunicação
comunicação escrita e gráfica
desenvolvimento de normas, práticas e procedimentos de trabalho
Apoio Administrativo Geral
- li> serviços de correio e reprodução, serviços de transporte, serviços de hóspede e hospitalidade, serviço de alimentação, e outrosp> Como se pode ver, as funções e responsabilidades das operações das instalações são maiores do que a maioria dos departamentos corporativos. Cada componente, contudo, é uma parte essencial da gestão das instalações.