Both W-9 e 1099 são tipos de devoluções de informação que o IRS exige quando um empreiteiro executa trabalho remunerado para um negócio. A diferença entre 1099 versus W-9 é simples: o empreiteiro preenche o formulário W-9 para fornecer informações à empresa para a qual trabalha, e essa empresa informa posteriormente os ganhos anuais do empreiteiro no formulário 1099. Se for um pequeno empresário que utiliza empreiteiros, pode utilizar este guia para aprender rapidamente a utilizar estes dois formulários de impostos.
A diferença entre um empreiteiro e um empregado
Para compreender o objectivo de W-9 e 1099, terá primeiro de saber como distinguir um empreiteiro de um empregado. Da perspectiva do IRS, tanto “empregado” como “empreiteiro” são classificações de trabalhador. A distinção pode ser subtil por vezes porque um empreiteiro pode por vezes executar o mesmo tipo de trabalho que um empregado.
O principal diferenciador é que os empreiteiros – ou seja, os trabalhadores independentes que se podem referir a si próprios como empreiteiros independentes, freelancers, ou empresários em nome individual – estão empenhados em fornecer-lhe uma entrega fixa, mas têm controlo sobre quando e como fazem o trabalho. Um empregado, por outro lado, tem uma relação mais fixa com um empregador, provavelmente trabalhando horas definidas, e tem direito a benefícios tais como seguro médico ou planos 401(k).
As empresas são obrigadas a tratar da retenção na fonte de impostos para os empregados e a pagar à Segurança Social e Medicare impostos sobre os seus salários. Os empreiteiros têm a responsabilidade de pagar o seu próprio imposto de renda estadual e federal e, consequentemente, podem fazer deduções comerciais, tais como os custos de manter um escritório em casa.
Os requisitos da declaração fiscal do subempreiteiro do IRS são os mesmos que para os empreiteiros. A entidade que paga o subcontratante será a que trata das suas declarações fiscais.
Termos Importantes para as Declarações do IRS das Empresas
As empresas precisam de seguir à letra a lei fiscal, e tudo começa com a identificação adequada das entidades tributáveis. O IRS refere-se a entidades tributáveis, sejam indivíduos ou empresas, utilizando o seu número de identificação de contribuinte (TIN).
Existem dois tipos de TIN que se podem aplicar a trabalhadores individuais contratados. Se o seu contratante tiver uma empresa que tenha registado no IRS, ser-lhe-á atribuído um número de identificação de empregador (EIN) – embora essa empresa seja uma empresa unipessoal sem outros empregados. Se um empreiteiro não tiver registado uma empresa e estiver simplesmente a trabalhar como trabalhador por conta própria, utilizará o seu número de segurança social para a declaração fiscal. TIN, EIN, e SSN são todos termos que verá nos formulários W-9 e 1099.
O que é um formulário W-9?
O formulário de imposto W-9 é um documento de página única intitulado “Pedido de Informação e Certificação do Contribuinte”. Os requisitos W-9 são básicos, revelando as informações fiscais de identificação de um empreiteiro. Isto inclui o nome legal, morada, e número de segurança social dos indivíduos que não têm uma entidade empresarial registada. Os indivíduos com uma empresa registada devem também fornecer o nome da empresa e EIN.
Se o empreiteiro tiver um EIN, não precisa de fornecer também o seu número de segurança social. Um número de identificação é tudo o que é necessário para assegurar que o IRS tem a informação correcta.
Form W-9 termina com uma declaração assinada pelo empreiteiro de que introduziram a informação de forma verdadeira e que estão autorizados a trabalhar nos EUA.
Quem é obrigado a preencher um formulário W-9 do IRS?
Qualquer indivíduo não empregado que provavelmente fará mais de $600 de trabalho para si antes do fim do ano deve preencher um formulário W-9. Se um empreiteiro não lhe apresentar um W-9, é obrigado por lei a reter 28% dos seus ganhos para impostos. W-9 é apenas para indivíduos; outras empresas que trabalham para si não precisam de submeter este formulário.
O que é um formulário 1099?
Form 1099-MISC é um documento de página única intitulado “Rendimentos Diversos”. Existem outros formulários 1099 emitidos pelo IRS para tipos de “rendimentos adicionais”, mas o 1099-MISC é o utilizado para empreiteiros. As caixas que não precisa de preencher no formulário serão óbvias para si – tais como “rendas”, “royalties”, “pagamentos de pára-quedas dourados”, “receitas de seguros de colheitas”, ou mesmo “receitas de barcos de pesca”.”
A informação chave no formulário consiste em NIF tanto para a entidade pagadora como para o beneficiário, e o montante total pago para o ano.
Quando emitir um 1099
Uma regra simples rege quando utilizar um 1099: Prepare uma para cada contratante que tenha ganho mais de $600 da sua empresa no decurso de um único ano fiscal. Preencha-o o mais cedo possível após 31 de Dezembro porque o prazo para o fornecer ao seu empreiteiro é 31 de Janeiro. Este é o mesmo prazo que o IRS utiliza para os empregadores obrigados a enviar formulários W-2 aos empregados.
Como utilizar os formulários W-9 e 1099 juntos
A melhor prática para as empresas é pedir aos contratantes que preencham um formulário W-9 no dia da sua contratação. Embora não necessite de submeter o W-9 ao IRS, precisará dessa informação mais tarde para preencher o 1099 do empreiteiro. Guarde-o em ficheiro para que possa ressuscitá-lo no final do ano.
Não se esqueça de emitir esses formulários 1099 aos seus empreiteiros o mais cedo possível em Janeiro, e o mais tardar até 31 de Janeiro. Os seus empreiteiros dependem de si para lhes entregar os formulários de IRS a tempo de cumprirem as suas obrigações fiscais.
Um Quick Hack para Empreiteiros
Se for empreiteiro e as empresas o contratarem para novos trabalhos frequentemente, pode manter um W-9 não assinado e digitalizado no seu computador ou na nuvem. Então tudo o que precisa de fazer é imprimir, assinar, e digitalizar um cada vez que precisar.
Procurar mais dicas para pequenos negócios? Veja estes artigos no blog SumUp:
Princípios para pequenos negócios: 25+ Lugares para encontrar dinheiro grátis em 2019
6 Dicas de formação de caixa para o seu negócio
O que é um pedido de compra & Como funciona?