O papel do gestor de produto foi originalmente criado para gerir a complexidade das linhas de produto de uma empresa, bem como para assegurar que esses produtos eram rentáveis. Os gestores de produto podem vir de diferentes origens, porque as suas competências principais envolvem trabalhar bem com os clientes e compreender os problemas que o produto se destina a resolver.
Um gestor de produto é responsável por orquestrar as várias actividades associadas à garantia de que um produto é entregue que satisfaz as necessidades dos utilizadores. O papel de um gestor de produto de software varia à medida que o software se desloca ao longo do seu ciclo de vida; mais cedo no processo de desenvolvimento, o gestor de produto vai ao encontro do público-alvo do produto para se envolver na elicitação de requisitos, enquanto que mais tarde, no ciclo de vida, o foco principal do gestor de produto pode estar no teste de aceitação do produto. Ao longo de todas as fases do processo de desenvolvimento do produto, o gestor de produto representa as necessidades dos utilizadores finais, avalia as tendências do mercado e da concorrência, e utiliza esta informação para determinar quais as características a construir. Por exemplo, um gestor de produto pode decidir que uma característica é necessária porque os utilizadores a pedem, ou porque a característica é necessária para se manter competitivo. A fim de facilitar este processo de decisão, o gestor de produto pode definir uma visão para o produto ou um quadro geral para a tomada de decisões sobre o produto. O gestor de produto também assegura uma atmosfera de coesão e colaboração focalizada entre todos os membros da equipa, tudo no interesse de impulsionar o produto. Os gestores de produto são frequentemente considerados como sentados no cruzamento de negócios, design e tecnologia.
Com um ambiente ágil de desenvolvimento de software, responsabilidades semelhantes são assumidas por um proprietário de produto, um papel de projecto que pode ser desempenhado por um gestor de produto que é o papel correspondente numa organização. Enquanto o gestor de produto tem uma perspectiva estratégica e a longo prazo com um forte enfoque no sucesso de mercado de um produto, um proprietário de produto tem como objectivo maximizar o valor comercial do produto ou incremento criado por um projecto ágil que pode incluir benefícios dentro de uma organização e não se relaciona explicitamente com a comercialidade de um produto. Portanto, um proprietário de produto concentra-se principalmente no desenvolvimento de um produto enquanto um gestor de produto tem uma perspectiva mais holística. Outra diferença é o foco temporal de ambos os papéis: um projecto é limitado no tempo, o que limita a responsabilidade do papel do proprietário de um produto num projecto ao período de tempo de um projecto. Um papel de gestor de produto, em contraste, requer uma perspectiva a longo prazo e muitas vezes não implica qualquer expiração. O papel do proprietário de um produto num projecto pode ser desempenhado por uma pessoa com um papel de gestor de produto na organização, o que pode ajudar a assegurar uma implementação bem sucedida de considerações estratégicas durante o desenvolvimento operacional de um produto.
As responsabilidades quotidianas de um proprietário de produto/gestor de produto dentro de um projecto ágil incluem a criação e priorização do backlog do produto, que é uma lista de coisas a fazer pela equipa de desenvolvimento, a fim de maximizar o valor comercial criado pelo projecto. O backlog de produtos é muitas vezes composto por histórias de utilizadores, “um local de conversa entre o gestor de produto… e a equipa de desenvolvimento”. Estas são breves descrições narrativas do que uma característica deve fazer, incluindo uma lista de verificação dos itens que devem ser colocados no lugar para que a característica seja considerada feita, chamada critério de aceitação. Os pormenores de como a característica é desenvolvida são trabalhados pelos criadores e designers. No final do sprint de desenvolvimento, o gestor do produto é responsável por verificar se os critérios de aceitação foram cumpridos; só então o trabalho sobre a funcionalidade é feito oficialmente.