EDI é uma abordagem padrão para a partilha de informação entre empresas. A maioria das empresas na América do Norte segue a norma X12, que utiliza números para representar documentos. Qualquer tipo de documento empresarial que se possa imaginar terá um número que corresponde a esse tipo.
Quando estiver a partilhar documentos, os parceiros pedirão para partilhar números de documentos específicos para trás e para a frente. Se for novo na EDI, isto pode não ser óbvio no início. Existem vários recursos excelentes que ajudam a mapear os números dos documentos para o tipo de documento que está a partilhar.
Clique aqui para uma ligação à lista oficial de documentos e ao número de documento correspondente.
Existem centenas de documentos potenciais que poderiam ser partilhados, mas aqueles que lidam com fornecedores e retalhistas que vendem produtos de consumo normalmente só lidam com uma meia dúzia de documentos ou assim. Ocasionalmente, verá documentos específicos de parceiros estranhos, mas na maioria das vezes são apenas alguns documentos centrais.
Vamos falar sobre como cada documento funciona realmente. Uma coisa é dar uma vista de olhos, mas isso não explica necessariamente porque poderá precisar de um ou outro documento no decurso do negócio. Assim, explicaremos onde cada um se encaixa utilizando uma abordagem narrativa.
Acabou de ser contratado como Gestor de Operações na Convictional Wholesale, Inc. A sua empresa comercializa vários bens destinados a grandes retalhistas em toda a América do Norte. Um grande retalhista, com o nome de um rio particularmente longo no Brasil, diz que quer comprar-lhe coisas por grosso. Isto é excitante, mas primeiro tem de ser compatível com EDI.
Sidebar: isso mesmo, tem de ser compatível com EDI desde o primeiro dia, mesmo que não obtenha necessariamente uma ordem de compra imediatamente ou seja pago durante muito tempo.
O retalhista diz que quer poder enviar-lhe ordens (850). Quando receber uma encomenda, terá de a rever e confirmar se se sente confortável com os termos e artigos nela contidos. Se estiver, basta avisá-los (855) para que saibam que a esperam de si. Por vezes, perceberão que fizeram asneira e precisam de fazer uma mudança, por isso, enviam-lhe um pedido de mudança (860). Se estiver de acordo com as alterações que estão a fazer, pode confirmar novamente (865).
p>Após estar pronto para enviar o pedido, o retalhista pede que os avise com antecedência para que possam estar prontos no seu fim. Por isso, envia um aviso prévio de envio (856) para que saibam que o envio está a caminho. Agora que já enviou a mercadoria, precisa de ser pago. Portanto, tem de enviar ao retalhista uma factura com detalhes sobre o que foi expedido (810). Nesse momento, o retalhista pode confirmar que recebeu o que enviou e pagar a factura (eventualmente).
Para se certificar de que ambos estão na mesma página, o retalhista também pede para partilhar algumas informações numa base contínua. O retalhista quer actualizações sobre os níveis de stock (846) para que saibam que não devem promover ou vender o seu produto em excesso sem primeiro armazená-lo. E por fim, o retalhista pede que lhes seja comunicado que um documento lhe chega sempre que receber um (997), e eles farão o mesmo em troca para que possa confirmar que a informação está a chegar onde precisa de ir.
Vai notar que esta é uma troca de informação bastante normalizada entre dois parceiros comerciais. O essencial a ter em mente é que a maioria dos passos descritos acima são completamente automatizados. Para além de rever as encomendas à medida que chegam para uma maior precisão (certifique-se sempre de que os preços correspondem aos seus preços — o retalhista paga o que quer que diga nos documentos EDI, não necessariamente o que concordou) a maior parte do trabalho descrito é feita automaticamente por computadores.
A fim de facilitar a partilha desta informação, terá de ter sistemas do seu lado que contenham cada tipo de registo envolvido na partilha de informação. Além disso, necessitará de uma forma de partilhar informações com o retalhista de forma automatizada, sem deixar cair mensagens e assegurando que os documentos chegam ao seu destino no sistema do retalhista. Por vezes chama-se a isto uma VAN (rede de valor acrescentado, como um fornecedor de serviços de Internet, mas para a partilha de documentos EDI) e por vezes pode fazê-lo você mesmo através dos seus sistemas existentes.
Na próxima vez que lhe for pedido que partilhe um determinado número de documento, é geralmente seguro assumir que o seu parceiro quer negociar utilizando o formato X12. Pode utilizar a ligação acima para procurar quais os documentos a que se referem, e certificar-se de que está em condições de os apoiar. Há muitos aspectos do EDI que não são particularmente transparentes ou intuitivos, mas é por isso que estamos a fazer parte da nossa missão de iluminar a caixa negra que pode estar a usar EDI.
Se tiver alguma dúvida sobre este post ou se os seus parceiros precisarem de algo que não compreenda, contacte-nos e podemos explorar se a nossa plataforma pode ajudar.