Guinguette Marais Poitevin

Não há dúvida de que iniciar o seu próprio pequeno negócio é um processo assustador. Antes de poder chegar à parte divertida (vender os seus bens e serviços), há uma tonelada de decisões a tomar. É fácil antecipar-se quando se está a imaginar o seu novo e excitante empreendimento, mas algumas das escolhas que tem de fazer no início do processo desempenharão um papel enorme no seu sucesso futuro. Embora possa não parecer, seleccionar um sistema de ponto de venda apropriado pode ser uma das decisões mais importantes que terá de enfrentar. Felizmente, estamos aqui para facilitar as coisas para si. Primeiro, vamos dar-lhe uma definição rápida de ponto de venda. Encontrará então um breve guia para compreender o que é um ponto de venda e como pode ajudar o seu negócio, mais uma mão-cheia de coisas que desejará procurar (e cuidar) antes de tomar uma decisão. Por isso, vamos lá!

O que significa “POS”, de qualquer forma? Definindo o Sistema de Ponto de Venda

O que é um sistema POS? A definição de ponto de venda é que é o que o seu cliente irá utilizar no seu local de negócio para pagar pelo seu produto. Comummente referidos como sistemas POS, podem ser tão simples como uma gaveta de dinheiro e um leitor de cartões ou uma solução de software totalmente integrada que lhe permite operar todo o seu negócio, desde o processamento de pagamentos até à gestão complexa de back-end.

Como funcionam os sistemas POS?

Agora vamos entrar brevemente em como funcionam os sistemas de ponto de venda. Na sua forma mais básica, um sistema POS permite-lhe processar um pagamento de uma forma conveniente e muitas vezes mais eficiente do que apenas uma simples gaveta de dinheiro. Quando emparelhado com uma gaveta de dinheiro, leitor de pagamentos, impressora de recibos, e outros itens, a gestão de POS torna-se uma ferramenta ainda mais poderosa para o ajudar a controlar os seus lucros, clientes, inventário, e muito mais.

Se estiver a comprar uma subscrição de software, terá provavelmente um conjunto padrão de funções incluídas no seu POS. Além de simplesmente rastrear os pagamentos que chegam, incluindo certos tipos de pagamento, este software pode armazenar informações de clientes, manter o controlo dos produtos à mão, executar relatórios, e gerir os seus empregados. E isso é apenas o que é chato. Os modernos sistemas POS têm frequentemente interfaces elegantes que podem exibir o seu inventário aos clientes e ajudá-los a navegar facilmente ou mesmo a completar eles próprios o processo de pagamento para reduzir os erros. Em suma, podem poupar a um pequeno empresário ocupado uma quantidade incrível de tempo.

Benefícios da utilização de um sistema de ponto de venda

Um sistema de ponto de venda de topo pode fazer tudo, desde a gestão do seu inventário até ao fornecimento de relatórios e análises detalhadas. Pode até ajudá-lo a vender online com integrações de comércio electrónico – e muitos vêm também com serviços integrados de gestão de clientes e empregados.

Se está de todo em cima da mesa sobre se a sua pequena empresa precisa ou não de um sistema de ponto de venda, considere que, em 2019, a indústria de terminais de ponto de venda foi avaliada em pouco menos de 70 mil milhões de dólares. E em 2028? Esse valor está previsto para mais do dobro. Claramente, existe uma necessidade entre os proprietários de empresas, e as empresas estão a lutar por formas de satisfazer essa procura e servir os clientes de uma forma que lhes dê uma vantagem sobre a sua concorrência. Para ser um pouco mais específico, falemos de algumas das formas em que um sistema de ponto de venda pode beneficiar directamente o seu negócio.

Benefícios/Vantagens

• Rastreio de Vendas: Se estiver apenas a usar uma gaveta e impressora de dinheiro, mesmo o indivíduo mais organizado pode ficar atolado em recibos ao tentar fazer os livros. Um sistema de ponto de venda torna isso fácil, sincronizando as suas vendas automaticamente e dividindo-as de inúmeras formas a serem analisadas.
• Rastreio de empregados: Da mesma forma, se tiver mesmo alguns empregados, precisará de algum tipo de método para rastrear as suas horas e pagar. Um sistema POS pode tratar disto para si e até ajudá-lo a executar números sobre o desempenho dos funcionários.
• Controlo de stock: Um dos maiores desafios para as pequenas empresas é manter o inventário. Na indústria da restauração, a compra da quantidade correcta de ingredientes pode fazer ou quebrar a sua loja. Os sistemas de pontos de venda podem ajudar, dando-lhe alertas automáticos quando os artigos estão baixos e ajudando a diagnosticar que artigos estão a vender melhor do que outros.
• Marketing: Se tem um negócio muito pequeno, o marketing pode não ser uma parte importante da sua estratégia, pelo menos ainda não. Contudo, os sistemas de pontos de venda podem tornar isto simples para si e ajudar a conduzir negócios repetidos com o mínimo esforço da sua parte. Muitos sistemas irão rastrear e armazenar informações e dados de gastos dos clientes, permitindo-lhe enviar explosões de e-mail ou promoções feitas à medida dessas pessoas.

Como é um POS? O seu Guia de Componentes de POS

POS Software

Há muitas coisas que terá de ter em mente quando se trata de seleccionar o seu POS, tais como obter o software correcto para o seu negócio. O que é software de ponto de venda, e como sabe o que precisa? Um bom sítio para começar é descobrir se quer um sistema baseado em nuvens ou um sistema que seja instalado localmente. A diferença entre estes tipos de sistemas é, na verdade, bastante fácil. Os sistemas instalados localmente ligam-se directamente através de um servidor nas instalações do seu edifício; as suas informações são armazenadas numa rede interna fechada. Os sistemas baseados na nuvem, por outro lado, ligam-se através da nuvem através de servidores remotos. A sua informação é armazenada na nuvem e pode ser acedida remotamente a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet.

Os sistemas instalados localmente são tipicamente mais caros, uma vez que provavelmente virão com preços iniciais de hardware e taxas de licenciamento. Os sistemas baseados na nuvem podem geralmente ser utilizados com um dispositivo móvel ou tablet e terão taxas mensais de software. A segurança é sempre uma preocupação quando se fala em armazenar os seus dados remotamente. Nos últimos anos, foram feitas melhorias nessa área, e cada vez mais empresas estão a fornecer soluções POS baseadas na nuvem. Como mencionado acima, os sistemas instalados localmente só podem ser acedidos na localização física dos servidores. Em contraste, com um sistema baseado em nuvem, poderia teoricamente manter um olho nas suas vendas numa praia no Hawaii se sentisse a necessidade.

Antes de se inscrever no software POS, também vai querer notar se funciona em dispositivos iOS ou Android, ou ambos. Correr com o Android é frequentemente mais barato, enquanto os sistemas iOS vêm com uma variedade de opções de hardware fiáveis.

As vantagens de utilizar um POS em vez de uma gaveta de dinheiro directo são muitas. Com uma gaveta de dinheiro, terá de guardar todos os seus recibos para equilibrar a sua caixa. Além disso, tarefas como a divisão de cheques num restaurante podem ser uma tarefa difícil. Por uma taxa mensal de software, pode encontrar um sistema POS que se sincroniza com o software de contabilidade, gere o seu inventário, acompanha os dados dos clientes e executa relatórios, ajudando a manter o seu negócio a funcionar com a máxima eficiência.

POS Hardware

Não importa o tamanho do seu negócio, vai precisar de algum equipamento básico para se pôr a funcionar. Se estiver a abrir uma loja pop-up ou simplesmente a operar uma tenda num mercado de agricultores, isto pode significar um telemóvel e um leitor de cartões que se ligue a ele. Se tiver uma operação maior a funcionar em múltiplos locais, as suas necessidades de hardware serão um pouco mais complicadas. Tenha em mente que muitas empresas de POS podem oferecer pacotes de hardware convenientes para começar, mas as seguintes são algumas peças que poderá precisar:

• Cash Drawer: Já falámos um pouco sobre isto, mas uma gaveta de dinheiro é simplesmente isso, um recipiente para guardar o seu dinheiro e os seus recibos. Quando ligado a um sistema POS, o software pode rastrear exactamente quantas vezes uma gaveta de dinheiro é aberta para reduzir a fraude.
• Impressora de recibos: Esta é uma pequena impressora que imprimirá um talão de papel com o pedido do cliente para a sua referência. Muitos sistemas POS permitem-lhe personalizar os seus recibos com o logótipo do seu negócio, ou passar sem papel, enviando um recibo digital ou dando a opção de sem recibo. Nesta mesma linha, se estiver a gerir um restaurante, poderá também querer uma impressora na sua cozinha para dar bilhetes directamente aos cozinheiros (enviados quer do sistema POS estacionário ou de um dispositivo móvel).
• Leitor de cartões: A menos que seja um negócio só de dinheiro, vai precisar de uma forma de receber pagamentos com cartão de crédito. Os swipers de cartão simples são acessíveis e, por vezes, são gratuitos com a compra de um sistema POS. Para maior segurança, vai querer um leitor com a capacidade de processar cartões chip.
• Leitor de código de barras: Tipicamente utilizados em lojas de retalho, os leitores de códigos de barras são úteis não só para compras, mas também como uma forma conveniente de procurar informação sobre o produto, quer se trate de preços, níveis de stock, ou uma descrição detalhada.
• Tablet: A maioria dos sistemas POS baseados em nuvem funcionam em alguma forma de um tablet, muitas vezes um iPad. Os tabletes são geralmente acessíveis e podem ser comprados com um suporte, permitindo-lhe gerir essencialmente todo o seu negócio com um pequeno dispositivo. O software POS sincroniza-se com o dispositivo, permitindo-lhe receber encomendas, verificar relatórios, gerir clientes, e muito mais, tudo com apenas algumas torneiras. Muitas opções modernas de POS apresentam também um tablet de apresentação do cliente que dá aos clientes autonomia para colocar uma encomenda e escolher uma opção de pagamento.
• Sistema de apresentação de cozinha: Para um restaurante maior, uma simples impressora de cozinha pode não ser suficiente para organizar de forma adequada e eficiente um grande volume de bilhetes. Neste caso, um Sistema de Exposição de Cozinha ou KDS pode ser um salva-vidas. Este dispositivo pode exibir bilhetes, mostrando facilmente há quanto tempo estão abertos, juntamente com quaisquer pedidos especiais que tenham sido feitos.
• Balança: Se estiver a operar um negócio como uma mercearia ou um talho, provavelmente precisará de uma balança para fixar o preço dos artigos. Muitos sistemas POS sincronizam-se directamente com balanças, e o peso é automaticamente introduzido e calculado.

Quanto custa um sistema de ponto de venda?

Não seria bom se houvesse apenas uma simples resposta a isto? Claro, a resposta é “varia”. Esperemos que o possamos aproximar um pouco mais em termos do que se pode esperar. Em primeiro lugar, vai ser importante estabelecer o que precisa do seu sistema de ponto de venda. Se for uma operação de “bare-bones”, precisando de pouco mais do que um leitor para pagamentos e algumas coisas essenciais, talvez consiga sobreviver com software POS gratuito. Mas se procura algo um pouco mais robusto, o preço pode variar.

Vai querer estabelecer rapidamente se estiver no mercado para um sistema instalado localmente ou um sistema baseado em nuvem. Os sistemas baseados na nuvem tornaram-se rapidamente o novo padrão da indústria para muitas pequenas empresas em grande parte porque são mais baratos do que os sistemas antigos. Um sistema instalado localmente pode atrasar centenas se não milhares de dólares adiantados para o seu hardware e instalação.

Se optar por um sistema baseado na nuvem, é provável que também haja alguns custos de hardware adiantados, e a maioria das empresas oferecerá pacotes personalizados com coisas como gavetas de dinheiro, impressoras, e scanners. Quanto ao software em si, as taxas mensais podem variar entre cerca de $29 por mês e bem mais de $100 por mês. Mas há que prestar atenção ao que está incluído com esses preços. Muitos custos de assinatura de nível básico podem cobrar mais por inventário ou relatórios avançados, programas de fidelidade, e acesso ao serviço ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana. Basta certificar-se de que só paga pelo que precisa e que o que precisa está incluído no pacote que escolhe.

6 Funções Essenciais O seu sistema POS deve incluir

Se estiver a fazer compras para um novo sistema POS, rapidamente descobrirá que nem todos são criados iguais. Mesmo sistemas com pontos de preço semelhantes podem ter ofertas de características muito diferentes. Aqui estão algumas características para as quais vai querer ficar atento.

• Gestão de Inventário: Um bom sistema de inventário pode ser inestimável para uma pequena empresa. Em restaurantes, a capacidade de rastrear ingredientes em tempo real e definir alertas automáticos de inventário é extremamente útil. Para estabelecimentos retalhistas, alguns sistemas vêm com a capacidade de criar pedidos de compra e rastrear o inventário em múltiplos locais. Basta estar ciente de que alguns sistemas cobram mais pelo acesso à gestão de inventário ou a funcionalidades avançadas de gestão de inventário.
• Lealdade: A lealdade pode ser uma óptima forma de aumentar os lucros para o seu negócio, dando aos clientes uma razão para frequentarem novamente a sua loja. Dependendo do programa, os clientes podem acumular pontos ou ganhar recompensas com base na quantia de dinheiro que gastam. Muitos sistemas POS incluem programas de fidelidade dentro do seu software, o que é uma enorme vantagem. Por vezes, o acesso a esse programa de fidelização custa mais ou precisa de uma integração através de terceiros. Nesta linha, alguns sistemas têm a sua própria função de criação de cartões oferta, dando-lhe a opção de fazer e distribuir cartões oferta físicos ou electrónicos.
• Base de dados de clientes: A maioria dos bons sistemas POS vêm com alguma forma de gestão de clientes. Isto dá-lhe a possibilidade de levar e armazenar informações de clientes, quer seja o seu endereço de correio electrónico ou o histórico de compras. Esta informação pode ajudá-lo a construir uma base de dados que lhe permite criar campanhas de marketing eficazes para os seus fiéis gastadores.
• Relatórios: A maioria dos sistemas POS virá também com alguma forma de relatórios de base. Se for proprietário de um negócio mais pequeno ou que não planeia confiar muito na análise, poderá ficar perfeitamente satisfeito com um sistema que tem apenas uma mão-cheia de relatórios básicos. Mas se quiser realmente rastrear a sua eficiência e identificar os itens mais vendidos ou funcionários de topo, vai querer relatórios que façam um pouco mais. Alguns sistemas vêm com uma oferta extremamente generosa de relatórios; outros oferecem relatórios volumosos como um suplemento por uma taxa adicional.
• Gestão de Funcionários: Tal como no caso dos relatórios e inventário, um sistema POS de qualidade deve oferecer alguma forma de gestão de empregados. Isto pode vir na forma de um relógio de ponto incorporado para manter o controlo das horas ou a capacidade de atribuir permissões aos empregados, dando-lhes acesso apenas a certas partes do POS.
• Integrações: Embora quase todos os sistemas POS venham com, pelo menos, algumas integrações, é necessário pesquisar ou pedir uma lista de todas as ofertas da empresa. Muitos sistemas serão integrados com software de contabilidade, como QuickBooks ou Xero, ou software de marketing, como o Mailchimp. Alguns vão muito mais fundo, dando-lhe a capacidade de configurar o comércio electrónico para o seu negócio ou encomendas online.

4 Dicas para encontrar o melhor software de PDV

Já cobrimos muita coisa, mas aqui estão algumas coisas rápidas que o poderão ajudar enquanto navega no processo de bloqueio do seu software de ponto de venda.

• Priorizar: É muitas vezes bom fazer uma lista aproximada do que realmente quer e precisa fora do seu sistema POS. Em primeiro lugar, isto pode ajudá-lo a reduzir as coisas a partir de uma vasta lista de opções. Segundo, pode ajudá-lo a esboçar uma ideia aproximada do que pode esperar pagar se, por exemplo, tiver necessidades de inventário extensas ou souber que vai comprar certas integrações.
• Take Advantage Of Free Trials Or Demos: A maioria das boas empresas de POS devem deixá-lo testar o produto ou pelo menos vê-lo em acção antes de efectuar uma compra. Os testes gratuitos são muitas vezes preferíveis porque pode obter experiência prática para ver como é fácil de usar e não ter de lidar com um argumento de vendas no processo.
• Ver o que está incluído: Se é um fã da simplicidade, pode estar à procura de um sistema tudo-em-um, e cada vez mais empresas estão a começar a fazer disto uma opção. Muitas opções de software POS vêm agora com processamento incorporado, fidelidade, lojas de aplicações, etc., o que ajuda a simplificar as coisas.
• Double-Check For Contracts Or Hidden Fees: Tentamos cheirá-los para si nas nossas revisões, mas é sempre bom fazer a sua devida diligência. Algumas empresas oferecem verdadeiros preços mês a mês, enquanto outras incentivam-no a inscrever-se por um ano, oferecendo taxas mensais mais baixas. Basta ter cuidado com contratos a longo prazo ou preços de entrada que mudam drasticamente após um curto período de tempo.

O que é um sistema de ponto de venda? É a chave para gerir bem o seu negócio

Então o que é um sistema de POS? Bem, esperemos que agora tenha uma forte compreensão do que é um sistema de ponto de venda e do que pode fazer pelo seu negócio, bem como uma melhor ideia das opções existentes dentro da indústria. Mas a grande questão permanece: Preciso realmente de um POS para gerir o meu negócio?

Muitas empresas ainda conseguem sobreviver com apenas uma simples gaveta de dinheiro e um leitor de cartões. No entanto, as empresas de POS percorreram um longo caminho apenas na última década e estão em constante concorrência entre si para o seu negócio. E isso é uma coisa boa para si. A maioria das empresas está constantemente a actualizar os seus produtos e a acrescentar funcionalidades, mantendo simultaneamente os custos acessíveis. Mesmo algumas das aplicações POS gratuitas fornecem um inventário básico e um punhado de integrações.

Tendo isso em mente, vale certamente a pena pelo menos explorar as suas opções. O seu POS pode ser capaz de tirar algumas das partes mais enfadonhas ou demoradas de possuir um pequeno negócio das suas mãos, melhorando dramaticamente a sua eficiência. Um POS elegante pode também dar ao seu negócio uma sensação moderna e profissional que pode impressionar os seus clientes. E embora características como lealdade ou marketing possam nem sequer estar no seu radar, pode descobrir que a implementação das ferramentas que vêm com o POS escolhido pode aumentar significativamente as vendas.