3 benefícios em utilizar uma factura pró-forma
Embora alguns proprietários de empresas possam achar desnecessária a criação e envio de uma factura pró-forma, há alguns benefícios em utilizar este tipo de factura.
Fornecem detalhes relevantes antes da entrega
Uma factura pro-forma fornece aos seus clientes muitos dos detalhes que serão encontrados na factura final, incluindo uma repartição de todos os artigos encomendados e o seu custo. Todas as condições de venda relevantes devem também ser incluídas.
Não necessitará de adicionar condições finais, tais como a data de vencimento ou um número de factura até que a factura final seja criada. Além disso, as facturas pro forma podem ser utilizadas para notificar os clientes sobre as datas de entrega previstas.
Fornece um nível de compromisso tanto do comprador como do vendedor
Embora não vinculativo, uma factura pro forma indica um nível de compromisso informal tanto do comprador como do vendedor. Uma factura pro forma também pode duplicar como uma cotação ou ordem de compra para o seu cliente, o que em muitos casos pode ser uma necessidade para que a venda seja aprovada e a factura final paga.
Pode servir como uma ferramenta de negociação
Desde que uma factura pro forma forneça todas as informações de vendas relevantes, também fornece a oportunidade tanto para o comprador como para o vendedor de fazer quaisquer alterações. Embora isto possa revelar-se mais benéfico para o seu cliente, também pode ajudar a fidelizar o cliente a longo prazo.
Um exemplo de uma factura pro forma
Uma factura pro forma terá quase todos os mesmos detalhes que uma factura normal, excepto um número de factura. As facturas pro-forma também podem exibir informação de expedição para garantir que a expedição possa ser facilmente desalfandegada (o software de facturação pode ajudar com isto).
Uma factura pro-forma é útil para expedições para o estrangeiro porque fornece detalhes sobre os itens e o motivo da exportação. Fonte: Templatedocs.net.
Nota que a factura pro forma não é considerada uma factura pro forma, nem oferece termos pro forma ou uma opção de pagamento pro forma porque foi concebida para ser utilizada apenas para fins informativos. Apenas uma factura regular deve incluir estes itens.
Outra ocasião em que uma factura pro-forma pode ser útil é quando vende mercadorias aos seus clientes em consignação. O exemplo abaixo ilustra como uma factura pro forma pode ser utilizada para vendas em consignação.
Uma factura pro forma é frequentemente utilizada quando as mercadorias são enviadas em consignação. Fonte: benchaccounting.com.
Após os números de consignação estarem finalizados, uma factura normal seria enviada para pagamento de quaisquer itens que fossem vendidos.
Quando se deve utilizar uma factura pro-forma em vez de uma factura normal
Uma factura pro-forma nunca substitui uma factura normal, mas é utilizada em adição a uma factura normal. Uma factura pro forma não é necessária para todas as vendas mas pode ser útil em certas circunstâncias.
Se for necessária uma factura provisória
Uma factura pro forma fornece aos seus clientes uma conta detalhada da venda antes da sua finalização. Esta informação pode ser valiosa – ou por vezes mesmo necessária – para os seus clientes.
Por exemplo, se estiver a vender a qualquer agência governamental, uma factura pro-forma fornecer-lhes-á os detalhes da venda de que necessitam para obterem a aprovação da venda final. Uma factura pro forma também dá ao seu cliente uma visão final dos termos da venda, incluindo o preço e as condições de pagamento, dando-lhe a oportunidade de fazer quaisquer alterações ou ajustes de última hora a uma encomenda.
Para efeitos de expedição internacional
Uma das utilizações mais benéficas de uma factura pro forma é para a expedição internacional. Uma vez que a factura pro-forma contém todos os detalhes necessários para acelerar o desembaraço aduaneiro, muitas empresas utilizam estas facturas com envios internacionais. Isto fornece aos seus clientes uma factura padrão uma vez que o produto tenha desalfandegado os clientes e tenha sido recebido.
Quando se vendem artigos em consignação
Vender em consignação é sempre um negócio complicado, uma vez que só se pode facturar artigos que tenham sido vendidos. É aí que uma factura pro forma vem a calhar. A factura pro forma permite-lhe enviar uma espécie de factura preliminar ao seu cliente, detalhando os itens enviados, permitindo-lhe então fornecer-lhe uma factura regular uma vez que os itens tenham sido vendidos.
Facturas pro forma podem ser úteis
Nem todas as empresas precisam de utilizar facturas pro forma. Por exemplo, se prestar serviços de limpeza aos seus clientes, é provável que nem você nem o seu contabilista alguma vez precisem de preparar uma factura pro forma para os seus clientes.
No entanto, para aqueles que vendem no estrangeiro, em consignação, ou para empresas que requerem um acordo mais formal antes de finalizar uma venda, saber como criar uma factura pro forma é uma obrigação.