Guinguette Marais Poitevin

magine que o seu chefe lhe pediu para preparar uma apresentação importante para a próxima reunião da direcção.

Tem apenas alguns dias para o organizar, a sua carga de trabalho já é elevada, e tem muitas outras tarefas urgentes na sua Lista de Tarefas a Fazer. Devido a isto, está ansioso, não consegue concentrar-se, e tudo parece distraí-lo.

Os stressores do tempo são algumas das fontes de pressão mais generalizadas no local de trabalho, e acontecem como resultado de ter muito para fazer, em muito pouco tempo. Portanto, como pode vencer este stress, e entregar as coisas que são essenciais para fazer um bom trabalho?

O Princípio Urgente/Importante do Eisenhower ajuda-o a pensar nas suas prioridades, e a determinar quais das suas actividades são importantes e quais são, essencialmente, distracções.

O que são actividades “Urgentes” e “Importantes”?

Num discurso proferido em 1954 na Segunda Assembleia do Conselho Mundial de Igrejas, o antigo Presidente dos EUA Dwight D. Eisenhower, que estava a citar o Dr. J. Roscoe Miller, presidente da Northwestern University, disse: “Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”. Este “Princípio de Eisenhower” diz-se ser a forma como ele organizou a sua carga de trabalho e prioridades.

p>Ele reconheceu que uma grande gestão do tempo significa ser eficaz e eficiente. Por outras palavras, temos de gastar o nosso tempo em coisas que são importantes e não apenas nas que são urgentes. Para o fazer, e para minimizar o stress de ter prazos demasiado apertados, precisamos de compreender esta distinção:

• Actividades importantes têm um resultado que nos leva a atingir os nossos objectivos, sejam eles profissionais ou pessoais.
• Actividades urgentes exigem atenção imediata, e estão geralmente associadas à realização dos objectivos de outra pessoa. São frequentemente aquelas em que nos concentramos e exigem atenção porque as consequências de não lidarmos com elas são imediatas.

Quando sabemos quais as actividades importantes e urgentes, podemos ultrapassar a tendência natural de nos concentrarmos em actividades urgentes sem importância, de modo a podermos dispor de tempo suficiente para fazer o que é essencial para o nosso sucesso. Esta é a forma como passamos do “combate a incêndios” para uma posição em que podemos fazer crescer os nossos negócios e as nossas carreiras.

Como utilizar o Princípio de Eisenhower

Para utilizar este princípio, enumere todas as actividades e projectos que sente que tem de fazer. Tente incluir tudo o que consome o seu tempo no trabalho, por muito pouco importante que seja. (Se gerir o seu tempo utilizando uma lista de tarefas ou um programa de acção, já o terá feito).

Próximo, pense em cada actividade e coloque-a numa de quatro categorias, como mostra a figura 1, abaixo:

Em seguida, utilize as estratégias descritas abaixo para programar as suas actividades.

Importante e Urgente

Existem dois tipos distintos de actividades urgentes e importantes: aquelas que não poderia ter previsto, e outras que deixou até ao último minuto.

Pode eliminar actividades de última hora planeando com antecedência e evitando a procrastinação .

No entanto, nem sempre pode prever ou evitar alguns problemas e crises. Aqui, a melhor abordagem é deixar algum tempo na sua agenda para tratar de questões inesperadas e actividades importantes não planeadas. (Se surgir uma grande crise, então terá de remarcar outras tarefas.)

Se tiver muitas actividades urgentes e importantes, identifique quais destas poderia ter previsto, e pense em como poderia programar actividades semelhantes antes do tempo, para que não se tornem urgentes.

Importante mas Não Urgente

Estas são as actividades que o ajudam a atingir os seus objectivos pessoais e profissionais, e a completar um trabalho importante.

Certifique-se de que tem muito tempo para fazer estas coisas correctamente, para que não se tornem urgentes. Lembre-se também de deixar tempo suficiente na sua agenda para lidar com problemas imprevistos. Isto irá maximizar as suas hipóteses de se manter no caminho certo, e ajudá-lo a evitar que o stress do trabalho se torne mais urgente do que o necessário.

Não Importante mas Urgente

Tarefas ergonómicas mas não importantes são coisas que o impedem de atingir os seus objectivos. Pergunte a si mesmo se pode remarcá-los ou delegá-los.

Uma fonte comum de tais actividades são outras pessoas. Por vezes é apropriado dizer “não” às pessoas educadamente, ou encorajá-las a resolverem o problema elas próprias. (O nosso artigo “‘Sim’ à Pessoa, ‘Não’ à Tarefa” ajudará aqui.)