À medida que a sua pequena empresa ou organização cresce, é provável que tenha de escrever muitas comunicações curtas e directas ao seu pessoal – o que significa que terá de conhecer o formato de um memorando.
Um memorando, ou memorando, é uma das formas mais comuns de comunicação empresarial. Embora existam muitos tipos de formatos de cartas de negócios, o formato de um memorando é um animal totalmente diferente. Uma saudação e assinatura já não são necessárias, porque o objectivo é transmitir a informação necessária ou comunicar uma chamada à acção tão rápida e eficientemente quanto possível.
Uma carta de negócios bem escrita é composta por sete partes básicas, que podem incluir uma linha de anexos, conforme necessário. O formato de um memorando é muito mais simples. Escreve-se “Memo” ou “Memorandum” no topo, seguido de uma linha To, uma linha From, uma linha Date, uma linha Subject, e depois o corpo real da mensagem.
Tradicionalmente, imprimir-se-ia um memorando e distribuí-lo-ia às partes relevantes dentro do seu pequeno negócio. Hoje, mesmo que opte por enviar o seu memorando como uma mensagem de correio electrónico, a utilização de algumas das dicas deste artigo permitir-lhe-á comunicar informações importantes aos colegas de uma forma que demonstre o seu profissionalismo e know-how de comunicação empresarial.
Como se escreve um memorando?
Apenas porque existem muitas nuances e regras sobre como escrever uma carta de negócios, existem directrizes que deve geralmente tentar seguir ao escrever um memorando.
É melhor escrever num tom extremamente nítido, até ao ponto, de negócios. Os memorandos são frequentemente utilizados para comunicações internas da empresa. Não quer desperdiçar o tempo dos seus colegas com gentilezas ou por ser excessivamente conversador. Evite usar linguagem emocional – por exemplo, “ficaria feliz se todos se revezassem a limpar o microondas na sala de descanso” – porque pode esfregar as pessoas da forma errada. O mesmo vale para escrever EM TODOS OS CAPS ou usar pontos de exclamação, especialmente se o memorando estiver a transmitir notícias que possam perturbar as pessoas.
É sempre melhor ser directo e partilhar informação o mais rapidamente possível.
A mensagem do memorando deve começar com uma declaração de propósito: “Estou a escrever para o informar….”. “O objectivo deste memorando é para….” Em seguida, resumir a informação relevante para o assunto em questão. Pode encerrar o memorando com uma chamada à acção, repetindo o pedido que fez no início do memorando.
p>Certifique-se de dar uma verificação completa da gramática e da ortografia no memorando. Não quer transformar o escritório numa aula improvisada de inglês de escola média. Escolha também fontes fáceis de ler como Times New Roman ou Arial.
Para que serve um memorando escrito?
Embora o formato de um memorando deva geralmente permanecer o mesmo, o tom e o conteúdo podem mudar dependendo do público. Por exemplo, um memorando sobre a organização de um piquenique de Verão para o pessoal terá um tom muito mais alegre do que um memorando informando todos que a empresa tem de saltar aumentos devido a uma diminuição do negócio.
Escrever um memorando é comparável a saltar para cima de uma secretária no escritório para dizer a todos que precisam de fazer alguma coisa, por isso escreva sempre um memorando com o pressuposto de que qualquer pessoa pode acabar por o ler. O assunto pode variar desde um lembrete para obter relatórios de despesas entregues até ao final do mês, até à necessidade de fazer um empurrão final de vendas antes do final do trimestre. Um memorando pode também ir para um grupo externo, tal como clientes, se for um relatório sobre um assunto de rotina que exija acção, tal como pagamentos de contas a vencer.
O que um memorando não deve ser é um relatório sobre tudo o que se está a fazer. Limite o assunto do memorando ao assunto específico em questão que necessita de pessoas para agir (por exemplo, “Este memorando é um lembrete de que os relatórios de despesas têm de ser apresentados até ao final do dia de sexta-feira”. “Estou a escrever este memorando para informar que precisamos de algum esforço extra de todos antes do final do mês para atingir os nossos objectivos de vendas”)
Quanto tempo deve um memorando ser?
A regra mais importante ao compor um memorando é que menos é mais. Não quer que os seus empregados ou colegas passem o tempo todo a ler os seus longos memorandos (ou pior ainda, a ignorá-los). Vá ao ponto rapidamente, para que eles possam tomar as medidas que lhes está a pedir.
Provavelmente está a ir para problemas se o seu memorando estiver a correr mais do que uma página. Se o seu memorando ultrapassar uma página, é melhor dividir o memorando usando títulos para o tornar mais digerível. Melhor ainda, pergunte-se se o âmbito do memorando está a tornar-se demasiado amplo e aja em conformidade.
O que é uma amostra de memorando?
Aqui está um exemplo de como um memorando pode parecer:
MEMORANDUM
Para: Todo o Pessoal
De: Tanya Smith, CEO
Data: 18 de Julho de 2018
Subjecto: NewTech Software Issues
Chegou ao meu conhecimento que muitos funcionários estão a ter dificuldades em utilizar o nosso software de gestão de vendas NewTech recentemente adquirido, porque actualmente cria entradas duplicadas de clientes. Alguns de vós deixaram completamente de utilizar o sistema. Queremos que este software vos ajude a fazer melhor o vosso trabalho, e não a ocupar mais tempo. Portanto, não há problema em adiar a sua utilização até resolvermos os problemas técnicos com o pessoal da NewTech.
Como obter um modelo de memo no Word?
Microsoft Word inclui mais de uma dúzia de modelos de memo que pode utilizar. Basta navegar pelos modelos e clicar para descarregar aquele que gostaria de utilizar.
Se decidir que não gosta do estilo ou do tema enquanto trabalha no memorando, ainda pode alterar todo o documento aplicando um novo conjunto de estilo ou tema:
- No Word 2016 e Word 2013, as escolhas estão sob o separador Design.
- Em Word 2010 e Word 2007, vá para Layout da página > Temas.
Lembrem-se de que o objectivo de qualquer correspondência comercial é suscitar algum tipo de acção por parte dos vossos colegas. Compreender o formato de um memorando e o estilo de escrita adequado ajudará a assegurar que a sua mensagem – e você – seja levada a sério.