Bundle of US pension documents from 1906 bound in red tape
Acredita-se geralmente que o termo teve origem na administração espanhola de Carlos V, Rei de Espanha e Santo Imperador Romano, no início do século XVI, que começou a usar a burocracia num esforço para modernizar a administração que estava a gerir o seu vasto império. A burocracia era utilizada para ligar os dossiers administrativos mais importantes que exigiam discussão imediata por parte do Conselho de Estado, e separá-los das questões que eram tratadas de forma administrativa ordinária, que eram ligadas com cordel ordinário.
Embora não governassem um território tão vasto como Carlos V, esta prática de utilizar a burocracia para separar os dossiers importantes que tinham de ser discutidos foi rapidamente copiada pelos outros monarcas europeus modernos para acelerar as suas máquinas administrativas.
Nesta era de funcionários públicos que utilizam computadores e tecnologias de informação, ainda se pode observar um legado da administração do Império Espanhol onde algumas partes dos níveis superiores da administração espanhola continuam a tradição de utilizar a burocracia para ligar dossiers importantes que precisam de ser discutidos e para os manter ligados à burocracia quando o dossier é encerrado. Este é, por exemplo, o caso do Conselho de Estado espanhol, o conselho consultivo supremo do Governo espanhol. Em contraste, os tribunais espanhóis inferiores utilizam cordel ordinário para agrupar documentos, uma vez que os seus casos não devem ser ouvidos a níveis superiores. O Governo espanhol planeia eliminar gradualmente o uso de papel e abandonar a prática do uso de cordel.
A tradição continuou até aos séculos XVII e XVIII. Em David Copperfield, Charles Dickens escreveu: “Britannia, aquela infeliz fêmea, está sempre diante de mim, como uma ave treliçada: espetada através e com as folhas de escritório, e atada de mão e pé com burocracia”. A prática inglesa de encadernar documentos e papéis oficiais com burocracia foi popularizada nos escritos de Thomas Carlyle, protestando contra a inércia oficial com expressões como “Pouco mais do que uma máquina falante de burocracia, e infeliz Saco de Eloquência Parlamentar”. Até hoje, a maioria dos dossiers dos advogados de defesa, e os dos clientes privados, estão amarrados numa fita cor-de-rosa conhecida como “fita rosa” ou “fita legal”.
P>P>A burocracia espanhola é notória nos tempos modernos por níveis invulgarmente extremos de burocracia (no sentido figurativo). A partir de 2013, o Banco Mundial classificou a Espanha em 136 dos 185 países pela facilidade de iniciar um negócio, o que levou, em média, 10 procedimentos e 28 dias. Questões semelhantes persistem em toda a América Latina. A partir de 2009 no México, foram necessários seis meses e uma dúzia de visitas a agências governamentais para obter uma autorização para pintar uma casa, e para obter uma receita mensal de gamaglobulina para a agamaglobulinemia ligada ao X um paciente teve de obter assinaturas de dois médicos governamentais e selos de quatro burocratas separados antes de apresentar a receita a um dispensário.