O que é um RFI?
Em construção, RFI é uma abreviatura para Pedido de Informação. Refere-se a uma solicitação de detalhes ou informação adicional sobre um aspecto do projecto que necessita de clarificação. As RFIs podem ser enviadas para, ou de, qualquer pessoa envolvida no projecto de construção, incluindo o proprietário, gestor de obra, empreiteiro geral, arquitecto, projectista, fornecedores, e subcontratados.
Usualmente, uma RFI é enviada quando uma parte necessita de informação crítica para prosseguir ou tomar uma decisão. Algumas razões comuns para que alguém envie uma RFI incluem:
- Existem informações erradas, incompletas ou incorrectas sobre as especificações e documentos do projecto.
- Os detalhes do plano devem ser alterados devido a falhas de concepção, disponibilidade de material, custos, ou outra razão.
- Deve ser feita uma actualização dos planos com base em informações novas ou anteriormente indisponíveis sobre o local do projecto.
- A alteração solicitada pelos proprietários, designers, ou empreiteiros precisa de ser oficializada.
- Um pormenor dentro das especificações do plano pode estar incorrecto e precisa de ser revisto.
- Um designer, engenheiro, ou empreiteiro precisa de pormenores sobre possíveis materiais ou equipamento de um fornecedor.
Uma RFI pode ser criada por um número infinito de razões, e o processo de criação e envio do pedido cumpre múltiplos objectivos:
- Formaliza o pedido de informações adicionais ou alterações aos planos
- Documentos relativos a materiais ou estimativas de custos
- Partilha informações e destaca alterações a todos os intervenientes-chave no projecto
Tudo isto ajuda ao progresso do projecto e limita a responsabilidade legal e financeira dos grupos que se agarram ao processo de utilização de pedidos formais de informação.
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Como escrever uma RFI para Construção
Para organizações ou projectos que não tenham um modelo formalizado, software, ou directrizes para criar e submeter um novo pedido de informação, os indivíduos podem ser pendurados exactamente sobre como formular uma RFI eficaz. Aqui estão algumas das melhores práticas, extraídas de profissionais de construção experientes, sobre como formular um pedido eficaz:
- Utilizar uma formatação limpa / simples
- Seguir um formato consistente e uma convenção de nomes
- Passar uma pergunta ou pedir informações muito específicas
- Ser específico
- Fornecer um contexto completo e preciso da situação ou pergunta
- Manter um tom profissional, atencioso
- Inclua documentos anexos, imagens, ou vídeo, quando necessário
- Suggest a solution or possible explanation to the question or issue
- Prover uma quantidade de tempo específica, mas justa, para responder ao pedido
p>Indivíduos devem considerar que qualquer RFI que criem será um registo do progresso do projecto e poderá ser referenciada se surgirem quaisquer questões legais, financeiras ou relacionadas com seguros. Manter um processo RFI profissional e certificar-se de o utilizar adequadamente é uma boa forma de se manter do lado certo de quaisquer questões que possam surgir.
Construção Exemplo RFI
Este exemplo utiliza um modelo RFI simples e mostra um empreiteiro geral a pedir informações ao engenheiro do projecto porque as especificações do plano não eram claras. Há muitas maneiras de estruturar este tipo de pedido, mas a maioria dos profissionais concorda que mais simples é melhor.
Doc.I.F.I. Exemplo Doc
Modelo RFI de Construção Livre
Muitas organizações já terão um processo, modelo, ou sistema digital para gerir o processo RFI. Para aqueles que não têm tais recursos na ponta dos dedos, criámos um modelo RFI simples para ajudar a começar. Descarregue ou copie este modelo e ajuste-o para se adaptar às especificidades da sua organização ou projecto:
Template RFI de construção: Google Drive, Microsoft Word (.docx)
Gestão de RFIs com Software
Para grandes projectos (mais de $1M), é provável que dezenas, se não centenas, de RFIs sejam enviadas entre os gestores-chave e os membros da equipa do projecto, o que pode criar um problema de gestão documental para os gestores de projecto e o resto da equipa.
Os profissionais da construção podem recorrer à tecnologia moderna, em particular, gestão de projectos de construção e ferramentas de gestão de RFI, como Procore e Plangrid para ajudar a gerir o processo de RFI e outras partes do projecto.
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