Ao abrigo do novo tratado fiscal Japão-EUA revisto em Novembro de 2003, os pagadores de royalties são obrigados a reter o imposto na fonte e a pagar o imposto no país de pagamento.Os seguintes procedimentos são descritos em II.A retenção na fonte pode ser renunciada seguindo o procedimento descrito em II.
II. Procedimentos para os beneficiários de royalties obterem isenção de imposto de retenção na fonte
1. Apresentação do Formulário W-8BEN para Particulares / Formulário W-8BEN-E para Empresas
O beneficiário de royalties (uma empresa japonesa) deve apresentar prova de elegibilidade para o tratado fiscal.Formulário W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner of Beneficial Owner for United States Tax Withholding Individuals) / Formulário W-8BEN-E (O formulário W-8BEN / Formulário W-8BEN-E deve ser submetido ao pagador de royalties (lado dos E.U.A.).O formulário W-8BEN costumava ser um tipo para indivíduos e empresas, mas com a implementação da Lei de Cumprimento Fiscal da Conta Estrangeira (FATCA), o formulário W-8BEN para empresas foi alterado para W-8BEN-E.A partir de Janeiro de 2015, o formulário W-8BEN-E será utilizado para beneficiários individuais e o formulário W-8BEN-E será utilizado para beneficiários empresariais. O formulário W-8BEN-E tem oito páginas de comprimento.O formulário W-8BEN-E tem oito páginas e requer que seleccione o tipo de entidade jurídica correcto entre os 31 tipos de entidades jurídicas listados na Secção 5 da Parte I na página 1, e depois complete as secções correspondentes na página 2 e páginas subsequentes de acordo com o tipo de entidade jurídica que seleccionou.Para mais informações, consultar o sítio web na secção Materiais e Informações de Referência.
2. U.S. Taxpayer Identification Number
A. Para Corporations Employer Identification Number: EIN
Se for uma corporação e não tiver um EIN, deve preencher o formulário SS-4, Application for Employer Identification Number (EIN).Se for uma corporação e não tiver um EIN, envie o formulário SS-4 (Application for Employer Identification Number) para o IRS (Internal Revenue Service) dos Estados Unidos para obter um EIN.Se se candidatar a um EIN do Japão pelo correio, normalmente leva duas a três semanas.Se for cidadão estrangeiro, pode contactar directamente o IRS por telefone ou fax e obter um EIN no mesmo dia.
B. Número de Segurança Social: SSN
Se for um indivíduo e não tiver um SSN, deve fornecer um Número de Identificação Contribuinte Individual (ITIN).O ITIN é obtido através da obtenção de uma cópia do seu passaporte autenticada num consulado dos EUA ou num cartório notarial e da apresentação do formulário W-7 (Requerimento de Número de Identificação Contribuinte Individual do IRS) ao IRS.
Os procedimentos acima referidos devem ser realizados pelo beneficiário da realeza.No entanto, se não tiver um escritório nos EUA, poderá solicitar a um pagador de royalties dos EUA que aja em seu nome.
3. Retenção do Formulário W-8BEN / Formulário W-8BEN-E
Formulário W-8BEN / Formulário W-8BEN-E deve ser retido pelo pagador de royalties.Sem o Formulário W-8BEN / Formulário W-8BEN-E, o pagador de royalties será obrigado a reter o imposto e deduzir o imposto retido aquando do pagamento de royalties.A isenção de impostos é feita uma vez para o mesmo pagador de royalties e não precisa de ser feita para cada pagamento de royalties.Os pagadores de royalties devem apresentar prontamente o W-8BEN / W-8BEN-E ao IRS quando solicitados a fazê-lo.