Au fur et à mesure que votre petite entreprise ou organisation se développe, il y a de fortes chances que vous deviez rédiger de nombreuses communications courtes et directes à l’intention de votre personnel – ce qui signifie que vous devrez connaître le format d’un mémo.
Un mémo, ou note de service, est l’une des formes les plus courantes de communication commerciale. S’il existe de nombreux types de formats de lettres commerciales, le format d’un mémo est un animal entièrement différent. Une salutation et une signature ne sont plus nécessaires, car il s’agit de transmettre les informations nécessaires ou de communiquer un appel à l’action aussi rapidement et efficacement que possible.
Une lettre d’affaires bien rédigée est composée de sept parties de base, qui peuvent inclure une ligne de pièces jointes si nécessaire. Le format d’un mémo est beaucoup plus simple. Vous écrivez » Mémo » ou » Memorandum » en haut, suivi d’une ligne À, d’une ligne De, d’une ligne Date, d’une ligne Objet, puis du corps même du message.
Traditionnellement, vous imprimiez un mémo et le distribuiez aux parties concernées à l’intérieur de votre petite entreprise. Aujourd’hui, même si vous choisissez d’envoyer votre mémo sous forme de message électronique, l’utilisation de certains des conseils de cet article vous permettra de communiquer des informations importantes à vos collègues d’une manière qui démontre votre professionnalisme et votre savoir-faire en matière de communication d’entreprise.
Comment rédiger un mémo ?
De même qu’il existe de nombreuses nuances et règles autour de la rédaction d’une lettre d’affaires, il existe des lignes directrices que vous devriez généralement essayer de suivre lorsque vous rédigez un mémo.
Il est préférable d’écrire sur un ton extrêmement net, direct et professionnel. Les mémos sont souvent utilisés pour les communications internes de l’entreprise. Vous ne voulez pas faire perdre le temps de vos collègues avec des amabilités ou en étant trop conversationnel. Évitez d’utiliser un langage émotionnel, tel que « Je serais heureux que tout le monde nettoie à tour de rôle le micro-ondes dans la salle de repos », car vous pourriez froisser les gens. Il en va de même pour l’écriture EN TOUTES MAJUSCULES ou l’utilisation de points d’exclamation, surtout si la note de service transmet des nouvelles qui peuvent contrarier les gens.
Il est toujours préférable d’être direct et de partager l’information aussi rapidement que possible.
Le message de la note de service doit commencer par une déclaration d’objectif : » Je vous écris pour vous informer…. « . « Le but de cette note de service est de…. ». Ensuite, résumez les informations pertinentes pour l’affaire en cours. Vous pouvez clôturer le mémo par un appel à l’action, en répétant la demande que vous avez formulée au début du mémo.
Veillez à donner à la grammaire et à l’orthographe du mémo une vérification approfondie. Vous ne voulez pas transformer le bureau en un cours d’anglais improvisé au collège. Choisissez également des polices faciles à lire, comme Times New Roman ou Arial.
À quoi s’adresse un mémo ?
Si le format d’un mémo doit généralement rester le même, le ton et le contenu peuvent changer en fonction du public. Par exemple, un mémo sur l’organisation d’un pique-nique d’été pour le personnel aura un ton beaucoup plus joyeux qu’un mémo informant tout le monde que l’entreprise doit renoncer à des augmentations en raison d’une baisse de l’activité.
Écrire un mémo est comparable à sauter sur un bureau au bureau pour dire à tout le monde qu’ils doivent faire quelque chose, donc écrivez toujours un mémo en supposant que n’importe qui pourrait finir par le lire. Le sujet peut aller du rappel de la nécessité de rendre les notes de frais avant la fin du mois à la nécessité de faire une dernière campagne de vente avant la fin du trimestre. Un mémo peut également être adressé à un groupe extérieur, comme les clients, s’il rend compte d’une question de routine nécessitant une action, comme le paiement de factures arrivant à échéance.
Ce qu’un mémo ne doit pas être, c’est un rapport sur tout ce que vous faites. Limitez le sujet du mémo à l’affaire particulière en cours sur laquelle vous avez besoin que les gens agissent (par exemple, « Ce mémo est un rappel que les rapports de dépenses doivent être soumis avant la fin de la journée de vendredi. » « Je rédige ce mémo pour vous informer que nous avons besoin d’un effort supplémentaire de la part de chacun avant la fin du mois pour atteindre nos objectifs de vente. »)
Combien de temps doit durer un mémo ?
La règle la plus importante lors de la composition d’un mémo est que moins est plus. Vous ne voulez pas que vos employés ou collègues passent tout leur temps à lire vos longs mémorandums (ou pire encore, les ignorent). Allez rapidement à l’essentiel, afin qu’ils puissent prendre les mesures que vous leur demandez.
Vous vous dirigez probablement vers des problèmes si votre mémo dépasse une page. S’il dépasse une page, il est préférable de diviser le mémo en utilisant des titres pour le rendre plus digeste. Mieux encore, demandez-vous si la portée du mémo ne devient pas trop large et agissez en conséquence.
Qu’est-ce qu’un exemple de mémo ?
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un mémo :
MEMORANDUM
À : Tout le personnel
Du : Tanya Smith, PDG
Date : Le 18 juillet 2018
Sujet : Problèmes liés au logiciel NewTech
Il a été porté à mon attention que de nombreux employés ont des difficultés à utiliser notre logiciel de gestion des ventes NewTech, récemment acquis, car il crée actuellement des entrées de clients en double. Certains d’entre vous ont carrément cessé d’utiliser le système. Nous voulons que ce logiciel vous aide à mieux faire votre travail, pas à vous faire perdre du temps. Par conséquent, il est bon de ne pas l’utiliser jusqu’à ce que nous résolvions les problèmes techniques avec le personnel de NewTech.
Comment obtenir un modèle de mémo sur Word ?
Microsoft Word comprend plus d’une douzaine de modèles de mémos caractéristiques que vous pouvez utiliser. Il vous suffit de parcourir les modèles et de cliquer pour télécharger celui que vous souhaitez utiliser.
Si vous décidez que vous n’aimez pas le style ou le thème pendant que vous travaillez sur le mémo, vous pouvez toujours modifier l’ensemble du document en appliquant un nouveau jeu de styles ou un nouveau thème :
- Dans Word 2016 et Word 2013, les choix se trouvent sous l’onglet Conception.
- Dans Word 2010 et Word 2007, allez dans Mise en page > Thèmes.
Rappelez-vous que le but de toute correspondance commerciale est de susciter une action quelconque de la part de vos collègues. Comprendre le format d’un mémo et le style d’écriture adéquat vous aidera à faire en sorte que votre message – et vous – soyez pris au sérieux.