Il ne fait aucun doute que démarrer votre propre petite entreprise est un processus intimidant. Avant de pouvoir passer à la partie amusante (vendre vos biens et services), il y a une tonne de décisions à prendre. Il est facile de prendre de l’avance lorsque vous envisagez votre nouvelle entreprise, mais certains des choix que vous devez faire au début du processus joueront un rôle énorme dans votre réussite future. Bien que cela ne semble pas être le cas, le choix d’un système de point de vente approprié peut être l’une des décisions les plus importantes que vous aurez à prendre. Heureusement, nous sommes là pour vous faciliter la tâche. Tout d’abord, nous allons vous donner une définition rapide du point de vente. Vous trouverez ensuite un bref guide pour comprendre ce qu’est un point de vente et comment il peut aider votre entreprise, ainsi qu’une poignée d’éléments à prendre en compte (et à éviter) avant de prendre une décision. Alors, allons-y !
Que signifie « point de vente », d’ailleurs ? Définition du système de point de vente
Qu’est-ce qu’un système de point de vente ? La définition du point de vente est que c’est ce que votre client utilisera dans votre établissement pour payer votre produit. Communément appelés systèmes de point de vente, ils peuvent être aussi simples qu’un tiroir-caisse et un lecteur de cartes ou une solution logicielle entièrement intégrée qui vous permet de gérer l’ensemble de votre activité, du traitement des paiements à la gestion complexe du back-end.
Comment fonctionnent les systèmes de point de vente ?
Nous allons maintenant aborder brièvement le fonctionnement exact des systèmes de point de vente. Dans sa forme la plus basique, un système de point de vente vous permet de traiter un paiement d’une manière pratique et souvent plus efficace qu’un simple tiroir-caisse. Lorsqu’elle est associée à un tiroir-caisse, à un lecteur de paiement, à une imprimante de reçus et à d’autres éléments, la gestion des points de vente devient un outil encore plus puissant pour vous aider à suivre vos bénéfices, vos clients, vos stocks et bien plus encore.
Si vous achetez un abonnement à un logiciel, vous aurez probablement un ensemble standard de fonctions incluses dans votre point de vente. En dehors du simple suivi des paiements qui entrent, y compris certains types de paiement, ce logiciel peut stocker des informations sur les clients, suivre les produits en stock, exécuter des rapports et gérer vos employés. Et il ne s’agit là que des fonctions les plus ennuyeuses. Les systèmes de point de vente modernes ont souvent des interfaces élégantes qui peuvent afficher votre inventaire aux clients et les aider à naviguer facilement ou même à effectuer eux-mêmes le processus de paiement pour réduire les erreurs. En bref, ils peuvent faire gagner un temps incroyable à un propriétaire de petite entreprise occupé.
Avantages de l’utilisation d’un système de point de vente
Un système de point de vente de premier ordre peut tout faire, de la gestion de votre inventaire à la fourniture de rapports et d’analyses détaillés. Il peut même vous aider à vendre en ligne grâce à des intégrations de commerce électronique – et beaucoup sont livrés avec des services intégrés de gestion des clients et des employés également.
Si vous êtes un tant soit peu hésitant quant à savoir si votre petite entreprise a besoin ou non d’un système de point de vente, sachez qu’en 2019, l’industrie des terminaux de point de vente était évaluée à un peu moins de 70 milliards de dollars. Et d’ici 2028 ? On prévoit que ce chiffre fera plus que doubler. Il est clair que les propriétaires d’entreprises ont un besoin, et les entreprises se démènent pour trouver des moyens de répondre à cette demande et de servir les clients d’une manière qui leur donne un avantage sur leurs concurrents. Pour être un peu plus précis, parlons de quelques-unes des façons dont un système de point de vente peut bénéficier directement à votre entreprise.
Bénéfices/Avantages
- Suivi des ventes : Si vous n’utilisez qu’un tiroir-caisse et une imprimante, même la personne la plus organisée peut s’embourber dans les reçus lorsqu’elle essaie de faire les comptes. Un système de point de vente rend cela facile, en synchronisant vos ventes automatiquement et en les divisant de nombreuses façons pour être analysées.
- Suivi des employés : De même, si vous avez ne serait-ce que quelques employés, vous aurez besoin d’une sorte de méthode pour suivre leurs heures et leur rémunération. Un système de point de vente peut s’en occuper pour vous et même vous aider à exécuter des chiffres sur la performance des employés.
- Contrôle des stocks : L’un des plus grands défis pour les petites entreprises est le maintien des stocks. Dans le secteur de la restauration, acheter la bonne quantité d’ingrédients peut faire ou défaire votre magasin. Les systèmes de point de vente peuvent vous aider à cet égard, en vous donnant des alertes automatiques lorsque les articles sont faibles et en vous aidant à diagnostiquer les articles qui se vendent mieux que d’autres.
- Marketing : Si vous avez une très petite entreprise, le marketing pourrait ne pas être un élément majeur de votre stratégie, du moins pas encore. Cependant, les systèmes de point de vente peuvent vous simplifier la tâche et vous aider à fidéliser votre clientèle avec un minimum d’efforts de votre part. De nombreux systèmes suivront et stockeront les informations sur les clients et les données sur les dépenses, ce qui vous permettra d’envoyer des blasts par courriel ou des promotions sur mesure pour ces personnes.
À quoi ressemble un point de vente ? Votre guide des composants de point de vente
Les logiciels de point de vente
Il y a beaucoup de choses que vous devrez garder à l’esprit quand il s’agira de choisir votre point de vente, comme obtenir le bon logiciel pour votre entreprise. Qu’est-ce qu’un logiciel de point de vente, et comment savoir ce dont vous avez besoin ? Un bon point de départ consiste à déterminer si vous souhaitez un système basé sur le cloud computing ou un système installé localement. La différence entre ces types de systèmes est en fait assez simple. Les systèmes installés localement se connectent directement via un serveur situé dans les locaux de votre bâtiment ; vos informations sont stockées sur un réseau interne fermé. Les systèmes basés sur le nuage, en revanche, se connectent via le nuage par le biais de serveurs distants. Vos informations sont stockées dans le cloud et peuvent être consultées à distance depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet.
Les systèmes installés localement sont généralement plus chers, car ils s’accompagnent probablement de prix initiaux pour le matériel et de frais de licence. Les systèmes basés sur le cloud peuvent généralement être utilisés avec un appareil mobile ou une tablette et auront des frais logiciels mensuels. La sécurité est toujours une préoccupation lorsqu’il est question de stocker vos données à distance. Ces dernières années, des améliorations ont été apportées dans ce domaine, et de plus en plus d’entreprises proposent des solutions POS basées sur le cloud. Comme mentionné ci-dessus, les systèmes installés localement ne sont accessibles qu’à l’emplacement physique des serveurs. En revanche, avec un système basé sur le cloud, vous pourriez théoriquement garder un œil sur vos ventes sur une plage à Hawaï si l’envie vous en prenait.
Avant de signer pour un logiciel de point de vente, vous voudrez également noter s’il fonctionne sur les appareils iOS ou Android, ou les deux. Fonctionner sur Android est souvent moins cher, tandis que les systèmes iOS viennent avec une variété d’options matérielles fiables.
Les avantages d’utiliser un POS au lieu d’un tiroir-caisse direct sont nombreux. Avec un tiroir-caisse, vous devrez conserver tous vos reçus pour équilibrer votre caisse. De plus, des tâches telles que le fractionnement des chèques dans un restaurant peuvent être une corvée. Pour des frais de logiciel mensuels, vous pouvez trouver un système de point de vente qui se synchronise avec un logiciel de comptabilité, gère votre inventaire, suit les données des clients et exécute des rapports, ce qui aide à faire fonctionner votre entreprise au maximum de son efficacité.
Matériel de point de vente
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous aurez besoin d’un équipement de base pour être opérationnel. Si vous ouvrez un magasin pop-up ou si vous exploitez simplement une tente sur un marché fermier, cela peut signifier un téléphone cellulaire et un lecteur de cartes qui s’y connecte. Si vous avez une opération plus importante fonctionnant sur plusieurs sites, vos besoins en matériel seront un peu plus compliqués. Gardez à l’esprit que de nombreuses entreprises de point de vente peuvent offrir des forfaits de matériel pratiques pour vous aider à démarrer, mais voici quelques pièces dont vous pourriez avoir besoin :
- Tiroir-caisse : Nous en avons déjà parlé un peu, mais un tiroir-caisse est simplement cela, un réceptacle pour contenir votre argent et vos reçus. Lorsqu’il est relié à un système de point de vente, le logiciel peut suivre exactement combien de fois un tiroir-caisse est ouvert pour réduire la fraude.
- Imprimante de reçus : Il s’agit d’une petite imprimante qui imprimera une feuille de papier avec la commande du client pour sa référence. De nombreux systèmes de point de vente vous permettent de personnaliser vos reçus avec le logo de votre entreprise ou d’aller sans papier en envoyant un reçu numérique ou en donnant l’option pour aucun reçu. Dans le même ordre d’idées, si vous gérez un restaurant, vous pouvez également vouloir une imprimante dans votre cuisine pour donner des tickets directement aux cuisiniers (envoyés soit à partir du système de point de vente fixe, soit à partir d’un appareil mobile).
- Lecteur de cartes : À moins que votre entreprise ne fonctionne qu’en espèces, vous aurez besoin d’un moyen de prendre les paiements par carte de crédit. Les lecteurs de cartes simples sont abordables et parfois jetés gratuitement avec l’achat d’un système de point de vente. Pour plus de sécurité, vous voudrez un lecteur avec la capacité de traiter les cartes à puce.
- Lecteur de codes à barres : Généralement utilisés dans les magasins de détail, les lecteurs de codes à barres sont utiles non seulement pour les achats, mais aussi comme moyen pratique de consulter les informations sur les produits, qu’il s’agisse du prix, des niveaux de stock ou d’une description détaillée.
- Tablette : La plupart des systèmes de point de vente basés sur le cloud fonctionnent sur une certaine forme de tablette, souvent un iPad. Les tablettes sont généralement abordables et peuvent être achetées avec un support, ce qui vous permet essentiellement de gérer toute votre entreprise sur un seul petit appareil. Le logiciel de point de vente se synchronise avec l’appareil, ce qui vous permet de prendre des commandes, de vérifier les rapports, de gérer les clients, et plus encore, le tout en quelques clics. De nombreuses options de point de vente modernes comportent également une tablette d’affichage pour les clients qui leur donne l’autonomie de passer une commande et de choisir une option de paiement.
- Système d’affichage de cuisine : Pour un restaurant plus grand, une simple imprimante de cuisine pourrait ne pas être suffisante pour organiser correctement et efficacement un volume élevé de tickets. Dans ce cas, un système d’affichage en cuisine ou KDS peut être une bouée de sauvetage. Cet appareil peut afficher les tickets, en montrant facilement combien de temps ils ont été ouverts, ainsi que toutes les demandes spéciales qui ont été faites.
- Échelle : Si vous exploitez un commerce tel qu’une épicerie ou une boucherie, vous aurez probablement besoin d’une balance pour fixer le prix des articles. De nombreux systèmes de point de vente se synchronisent directement avec les balances, et le poids est automatiquement saisi et calculé.
Combien coûte un système de point de vente ?
Ce ne serait pas bien s’il y avait une seule réponse simple à cette question ? Bien sûr, la réponse est « cela varie ». Avec un peu de chance, nous pouvons vous rapprocher un peu plus de ce à quoi vous devez vous attendre. Tout d’abord, il est important de déterminer ce que vous attendez de votre système de point de vente. S’il s’agit d’une opération de base, nécessitant un peu plus qu’un lecteur pour les paiements et quelques éléments essentiels, vous pourrez peut-être vous en sortir avec un logiciel de point de vente gratuit. Mais si vous recherchez quelque chose d’un peu plus robuste, les prix peuvent varier.
Vous voudrez établir rapidement si vous êtes sur le marché pour un système installé localement ou un système basé sur le cloud. Les systèmes basés sur le cloud sont rapidement devenus la nouvelle norme industrielle pour de nombreuses petites entreprises, en grande partie parce qu’ils sont moins chers que les systèmes existants. Un système installé localement peut vous coûter des centaines, voire des milliers de dollars au départ pour votre matériel et votre installation.
Si vous optez pour un système basé sur le cloud, il y aura probablement des coûts de matériel au départ également, et la plupart des entreprises proposeront des offres groupées sur mesure avec des éléments tels que des tiroirs-caisses, des imprimantes et des scanners. Quant au logiciel lui-même, les frais mensuels peuvent aller d’environ 29 dollars par mois à bien plus de 100 dollars par mois. Mais vous devez faire attention à ce qui est inclus dans ces prix. De nombreux abonnements d’entrée de gamme peuvent facturer des suppléments pour des inventaires ou des rapports avancés, des programmes de fidélisation et l’accès à un service clientèle disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Assurez-vous simplement que vous ne payez que pour ce dont vous avez besoin et que ce dont vous avez besoin est inclus dans le forfait que vous choisissez.
6 Fonctions essentielles que votre système de point de vente devrait inclure
Si vous magasinez pour un nouveau système de point de vente, vous découvrirez rapidement qu’ils ne sont pas tous créés égaux. Même les systèmes ayant des prix similaires peuvent avoir des offres de fonctionnalités très différentes. Voici quelques fonctionnalités que vous voudrez garder à l’œil.
- Gestion des stocks : Un bon système d’inventaire peut être inestimable pour une petite entreprise. Dans les restaurants, la possibilité de suivre les ingrédients en temps réel et de définir des alertes de stock automatiques est extrêmement utile. Pour les établissements de vente au détail, certains systèmes offrent la possibilité de créer des bons de commande et de suivre les stocks sur plusieurs sites. Sachez simplement que certains systèmes facturent un supplément pour l’accès à la gestion des stocks ou aux fonctions avancées de gestion des stocks.
- Loyauté : La fidélisation peut être un excellent moyen d’augmenter les profits de votre entreprise en donnant aux clients une raison de fréquenter à nouveau votre magasin. Selon le programme, les clients peuvent accumuler des points ou gagner des récompenses en fonction du montant qu’ils dépensent. De nombreux systèmes de point de vente incluent des programmes de fidélisation dans leur logiciel, ce qui est un énorme avantage. Parfois, l’accès à ce programme de fidélité coûte plus cher ou nécessite une intégration par un tiers. Dans le même ordre d’idées, certains systèmes ont leur propre fonction de création de cartes cadeaux, vous donnant la possibilité de faire et de distribuer des cartes cadeaux physiques ou électroniques.
- Base de données clients : La plupart des bons systèmes de point de vente sont livrés avec une certaine forme de gestion des clients. Cela vous donne la possibilité de prendre et de stocker des informations sur les clients, qu’il s’agisse de leur adresse e-mail ou de leur historique d’achat. Ces informations peuvent vous aider à constituer une base de données qui vous permet de mettre en place des campagnes marketing efficaces pour vos fidèles dépensiers.
- Rapports : La plupart des systèmes de point de vente seront également livrés avec une certaine forme de rapports de base. Si vous possédez soit une petite entreprise, soit une entreprise qui ne prévoit pas de compter beaucoup sur les analyses, vous pouvez être parfaitement heureux avec un système qui a juste une poignée de rapports de base. Mais si vous voulez vraiment suivre votre efficacité et repérer les articles les plus vendus ou les employés vedettes, vous aurez besoin de rapports un peu plus complets. Certains systèmes sont livrés avec une offre extrêmement généreuse de rapports ; d’autres offrent des rapports plus volumineux en tant qu’option supplémentaire moyennant des frais supplémentaires.
- Gestion des employés : Comme pour les rapports et l’inventaire, un système de point de vente de qualité devrait offrir une certaine forme de gestion des employés. Cela peut venir sous la forme d’une horloge intégrée pour garder un œil sur les heures ou la possibilité d’attribuer des autorisations aux employés, leur donnant accès à seulement certaines parties du POS.
- Intégrations : Alors que presque tous les systèmes de point de vente viennent avec au moins quelques intégrations, vous voudrez rechercher ou demander une liste de toutes les offres de l’entreprise. De nombreux systèmes s’intègrent à des logiciels de comptabilité, tels que QuickBooks ou Xero, ou à des logiciels de marketing, tels que Mailchimp. Certains vont beaucoup plus loin, vous donnant la possibilité de configurer le commerce électronique pour votre entreprise ou la commande en ligne.
4 conseils pour trouver le meilleur logiciel de point de vente
Nous avons couvert beaucoup de choses, mais voici quelques éléments rapides qui pourraient vous aider à naviguer dans le processus de verrouillage de votre logiciel de point de vente.
- Prioriser : Il est souvent bon de faire une liste approximative de ce que vous voulez vraiment et ce dont vous avez besoin de votre système de point de vente. Premièrement, cela peut vous aider à réduire les choses à partir d’une large liste d’options. Deuxièmement, cela peut vous aider à esquisser une idée approximative de ce que vous pouvez vous attendre à payer si, par exemple, vous avez des besoins étendus en matière d’inventaire ou si vous savez que vous allez acheter certaines intégrations.
- Profitez des essais gratuits ou des démos : La plupart des bonnes entreprises de point de vente devraient vous permettre de tester le produit ou au moins de le voir en action avant de faire un achat. Les essais gratuits sont souvent préférables parce que vous pouvez obtenir une expérience pratique pour voir à quel point il est facile à utiliser et n’avez pas à faire face à un discours de vente dans le processus.
- Voir ce qui est inclus : Si vous êtes un fan de la simplicité, vous recherchez peut-être un système tout-en-un, et de plus en plus d’entreprises commencent à en faire une option. De nombreuses options de logiciels de point de vente viennent maintenant avec le traitement intégré, la fidélité, les magasins d’applications, etc. ce qui aide à simplifier les choses.
- Vérifier deux fois les contrats ou les frais cachés : Nous essayons de les renifler pour vous dans nos critiques, mais il est toujours bon de faire votre diligence raisonnable. Certaines entreprises proposent des tarifs mensuels réels, tandis que d’autres vous incitent à vous inscrire pour un an en proposant des tarifs mensuels plus bas. Méfiez-vous simplement des contrats à long terme ou des prix d’entrée qui changent radicalement après une courte période de temps.
Qu’est-ce qu’un système de point de vente ? C’est la clé pour bien gérer votre entreprise
Alors, qu’est-ce qu’un système de point de vente ? Eh bien, espérons que vous avez maintenant une compréhension assez forte de ce qu’est un système de point de vente et de ce qu’il peut faire pour votre entreprise, ainsi qu’une meilleure idée des options qui existent dans le secteur. Mais la grande question demeure : Ai-je vraiment besoin d’un point de vente pour gérer mon entreprise ?
Plusieurs entreprises s’en sortent encore avec un simple tiroir-caisse et un lecteur de cartes. Cependant, les sociétés de point de vente ont parcouru un long chemin juste au cours de la dernière décennie et sont en concurrence constante les unes avec les autres pour votre entreprise. Et c’est une bonne chose pour vous. La plupart des entreprises mettent constamment à jour leur produit et ajoutent des fonctionnalités tout en maintenant des coûts abordables. Même certaines applications de point de vente gratuites fournissent un inventaire de base et une poignée d’intégrations.
Avec cela à l’esprit, il vaut certainement la peine d’explorer au moins vos options. Votre POS peut être en mesure de vous débarrasser de certaines des parties les plus fastidieuses ou chronophages de la possession d’une petite entreprise, améliorant ainsi considérablement votre efficacité. Une caisse élégante peut également donner à votre entreprise un aspect moderne et professionnel qui peut impressionner les clients. Et alors que des fonctionnalités telles que la fidélisation ou le marketing ne sont peut-être même pas sur votre radar, vous pouvez constater que la mise en œuvre des outils qui viennent avec le POS que vous avez choisi peut augmenter considérablement les ventes.