L’EDI est une approche standard pour le partage d’informations entre les entreprises. La plupart des entreprises d’Amérique du Nord suivent la norme X12, qui utilise des numéros pour représenter les documents. Chaque type de document commercial que vous pouvez imaginer a un numéro qui correspond à ce type.
Lorsque vous partagez des documents, les partenaires demanderont à partager des numéros de documents particuliers dans les deux sens. Si vous êtes nouveau dans l’EDI, cela peut ne pas être évident au début. Diverses excellentes ressources existent qui aident à faire correspondre les numéros de document au type de document que vous partagez.
Cliquez ici pour un lien vers la liste officielle des documents et le numéro de document correspondant.
Il existe des centaines de documents potentiels qui pourraient être partagés, mais ceux qui traitent avec des fournisseurs et des détaillants vendant des produits de consommation ne traitent généralement qu’une demi-douzaine ou plus. De temps en temps, vous en verrez d’étranges spécifiques à un partenaire, mais il s’agit surtout de quelques documents de base.
Parlons du fonctionnement réel de chaque document. C’est une chose de fournir une recherche, mais cela n’explique pas nécessairement pourquoi vous pourriez avoir besoin d’un document ou d’un autre dans le cours des affaires. Nous allons donc expliquer la place de chacun d’entre eux en utilisant une approche narrative.
Vous venez d’être embauché en tant que directeur des opérations chez Convictional Wholesale, Inc. Votre entreprise fait le commerce de diverses marchandises destinées à de grands détaillants dans toute l’Amérique du Nord. Un énorme détaillant, nommé d’après un fleuve particulièrement long au Brésil, dit qu’il veut vous acheter des trucs en gros. C’est passionnant, mais vous devez d’abord être conforme à l’EDI.
Arbitre secondaire : c’est exact, vous devez être conforme à l’EDI dès le premier jour, même si vous ne recevrez pas nécessairement un bon de commande tout de suite ou ne serez pas payé avant longtemps.
Le détaillant dit qu’il veut pouvoir vous envoyer des commandes (850). Lorsque vous recevrez une commande, vous devrez l’examiner et confirmer si vous êtes à l’aise avec les conditions et les articles qu’elle contient. Si c’est le cas, faites-le leur savoir (855) afin qu’ils sachent qu’ils doivent s’y attendre de votre part. Parfois, ils se rendront compte qu’ils se sont trompés et qu’ils doivent apporter des modifications, et ils vous enverront une demande de modification (860). Si vous êtes d’accord avec les changements qu’ils font, vous pouvez le confirmer à nouveau (865).
Une fois que vous êtes prêt à expédier la commande, le détaillant demande que vous le fassiez savoir à l’avance pour qu’il soit prêt de son côté. Vous envoyez donc un avis d’expédition avancé (856) pour leur faire savoir que l’expédition est en route. Maintenant que vous avez expédié les marchandises, vous devez être payé. Vous devez donc envoyer au détaillant une facture contenant les détails de l’envoi (810). À ce moment-là, le détaillant peut confirmer qu’il a reçu ce que vous avez envoyé et payer la facture (éventuellement).
Pour s’assurer que vous êtes tous deux sur la même longueur d’onde, le détaillant demande également à partager certaines informations de manière continue. Le détaillant veut des mises à jour sur les niveaux de stock (846) afin qu’il sache qu’il ne doit pas faire une promotion excessive ou vendre votre produit sans s’approvisionner au préalable. Et enfin, le détaillant demande que vous lui fassiez savoir qu’un document vous parvient chaque fois que vous en recevez un (997), et il fera de même en retour afin que vous puissiez confirmer que les informations arrivent là où elles doivent aller.
Vous remarquerez qu’il s’agit d’un échange d’informations assez standard entre deux partenaires commerciaux. La chose clé à garder à l’esprit est que la plupart des étapes décrites ci-dessus sont complètement automatisées. À part l’examen des commandes au fur et à mesure qu’elles arrivent pour en vérifier l’exactitude (assurez-vous toujours que les prix correspondent à vos prix – le détaillant paie ce qui est indiqué sur les documents EDI, pas nécessairement ce que vous avez convenu), la plupart des travaux décrits sont effectués automatiquement par des ordinateurs.
Pour faciliter le partage de ces informations, vous devrez avoir de votre côté des systèmes qui contiennent chaque type d’enregistrement impliqué dans le partage d’informations. De plus, vous aurez besoin d’un moyen de partager les informations dans les deux sens avec le détaillant de manière automatisée, sans laisser tomber les messages et en veillant à ce que les documents atteignent leur destination dans le système du détaillant. Parfois, cela s’appelle un RVA (réseau à valeur ajoutée, comme un fournisseur de services Internet mais pour le partage de documents EDI) et parfois vous pouvez le faire vous-même par le biais de vos systèmes existants.
La prochaine fois que l’on vous demandera de partager un numéro de document particulier, il est généralement sûr de supposer que votre partenaire veut commercer en utilisant le format X12. Vous pouvez utiliser le lien ci-dessus pour rechercher les documents auxquels ils font référence, et vous assurer que vous êtes en mesure de les prendre en charge. Il y a de nombreux aspects de l’EDI qui ne sont pas particulièrement transparents ou intuitifs, mais c’est pourquoi nous faisons en sorte que cela fasse partie de notre mission de faire la lumière sur la boîte noire que peut être l’utilisation de l’EDI.
Si vous avez des questions sur ce post ou si vos partenaires ont besoin de quelque chose que vous ne comprenez pas, contactez-nous et nous pourrons explorer si notre plateforme peut vous aider.