Auparavant, dans les grandes organisations, différents systèmes d’information étaient utilisés pour servir séparément différentes fonctions commerciales comme les ventes, le marketing, la production, la fabrication, etc.
Les processus commerciaux de chaque fonction commerciale étaient disparates et incapables de partager des informations entre eux. Il était difficile pour les gestionnaires d’assembler les données fragmentées dans des systèmes distincts afin de présenter une image globale des opérations de l’organisation et de prendre des décisions à l’échelle de l’entreprise.
Au moment où un client passe une commande, par exemple, le vendeur peut ne pas être en mesure de lui dire si les articles souhaités sont en stock ou doivent être produits.
Pour surmonter de telles difficultés, ces dernières années, de nombreuses organisations ont choisi de remplacer plusieurs systèmes d’information distincts par un seul système intégré capable de prendre en charge les activités commerciales de différentes fonctions de l’entreprise. De tels systèmes sont appelés systèmes d’entreprise.
Vue d’ensemble des systèmes d’entreprise
Un système d’entreprise, également connu sous le nom de système de planification des ressources d’entreprise (ERP), est un système d’information interfonctionnel qui assure la coordination et l’intégration des principaux processus d’affaires à l’échelle de l’organisation et qui aide à la planification des ressources d’une organisation.
Avec l’aide des systèmes de planification des ressources d’entreprise, l’information peut circuler de façon transparente dans l’entreprise. De plus, les différents processus d’affaires des ventes, de la production, de la fabrication, de la logistique et des ressources humaines,peuvent être intégrés dans des processus d’affaires à l’échelle de l’organisation.
Un système ERP est piloté par la suite logicielle ERP – un ensemble de modules logiciels intégrés – et une base de données centralisée commune. Les modules logiciels prennent en charge les processus opérationnels de base sous différents domaines fonctionnels et la base de données stocke les données provenant de diverses applications soutenant les activités commerciales internes et les alimente.
Certains exemples de processus opérationnels pris en charge par les logiciels ERP comprennent les comptes fournisseurs, le grand livre général, la gestion de la trésorerie et les prévisions, l’administration du personnel, la paie, la gestion du temps, la gestion des stocks, la tarification des produits, la facturation, etc. À l’origine, les logiciels ERP étaient conçus pour automatiser les processus opérationnels internes » back-office » d’une entreprise, mais aujourd’hui, ils peuvent également communiquer avec les clients, les fournisseurs et d’autres partenaires commerciaux.
Pour mettre en œuvre des systèmes ERP, les organisations doivent identifier les processus opérationnels à automatiser, puis faire correspondre ces processus aux processus fournis par les systèmes ERP.
Tout cela demande beaucoup d’efforts. En outre, les organisations peuvent constater que les processus opérationnels de ces systèmes ne sont pas en mesure de prendre en charge la façon dont les processus opérationnels de l’organisation fonctionnent.
Dans de tels cas, le logiciel peut devoir être personnalisé pour satisfaire les exigences des organisations. Cela peut non seulement détériorer les performances du système, mais aussi avoir besoin de compromettre l’intégration des informations et des processus.
Donc, pour obtenir le maximum d’avantages des logiciels de planification des ressources d’entreprise, les organisations devraient changer leur façon de travailler selon les processus d’affaires du logiciel au lieu de personnaliser le logiciel.
Les systèmes de planification des ressources de l’entreprise, de gestion de la chaîne d’approvisionnement et de gestion de la relation client sont des exemples de systèmes d’entreprise.
Ces systèmes sont utilisés comme un centre de commandement central pour aider à automatiser l’entreprise et faciliter la production de rapports et la prise de décisions.
De nos jours, une variété de logiciels ERP offerts par différents fournisseurs de logiciels est disponible sur le marché.
Certains des principaux logiciels de planification des ressources d’entreprise ainsi que leurs fournisseurs sont :
4 Avantages des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP)
- Communiquer rapidement les informations critiques à l’échelle de l’entreprise sur les performances de l’entreprise aux gestionnaires de toute l’organisation, afin de leur permettre de prendre de meilleures décisions et au bon moment.
- Réduire de manière significative les coûts liés au traitement des transactions, au matériel, aux logiciels et au personnel de soutien informatique.
- Améliorer la qualité et l’efficacité du service client, de la production et de la distribution en intégrant les processus commerciaux internes de l’entreprise dans les domaines des ventes, des finances, de la production,de la logistique personnalisée,etc.
- Aider à créer une culture organisationnelle plus uniforme où tout le monde utilise un même type de processus et d’informations pour faire des affaires.
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