Bundle of US pension documents from 1906 bound in red tape
On pense généralement que le terme trouve son origine dans l’administration espagnole de Charles Quint, roi d’Espagne et empereur du Saint Empire romain germanique, au début du XVIe siècle, qui a commencé à utiliser la paperasserie dans le but de moderniser l’administration qui dirigeait son vaste empire. Le ruban rouge était utilisé pour lier les dossiers administratifs les plus importants qui nécessitaient une discussion immédiate par le Conseil d’État, et les séparer des questions traitées de manière administrative ordinaire, qui étaient liées avec une ficelle ordinaire.
Bien qu’ils ne gouvernaient pas un territoire aussi vaste que Charles V, cette pratique de l’utilisation du ruban rouge pour séparer les dossiers importants qui devaient être discutés a été rapidement copiée par les autres monarques européens modernes pour accélérer leurs machines administratives.
À l’heure où les fonctionnaires utilisent les ordinateurs et les technologies de l’information, on peut encore observer un héritage de l’administration de l’Empire espagnol où certaines parties des niveaux supérieurs de l’administration espagnole continuent la tradition d’utiliser du ruban rouge pour lier les dossiers importants qui doivent être discutés et de les garder liés dans le ruban rouge lorsque le dossier est clos. C’est, par exemple, le cas du Conseil d’État espagnol, le conseil consultatif suprême du gouvernement espagnol. En revanche, les juridictions espagnoles inférieures utilisent de la ficelle ordinaire pour regrouper les documents, car leurs affaires ne sont pas censées être entendues par les instances supérieures. Le gouvernement espagnol prévoit de supprimer progressivement l’utilisation du papier et d’abandonner la pratique de la ficelle.
La tradition s’est poursuivie jusqu’aux 17e et 18e siècles. Dans David Copperfield, Charles Dickens écrit : « Britannia, cette malheureuse femelle, est toujours devant moi, comme une volaille trussée : embrochée de part en part avec des stylos de bureau, et liée aux mains et aux pieds avec du ruban rouge. » La pratique anglaise consistant à relier les documents et les papiers officiels avec du ruban adhésif rouge a été popularisée dans les écrits de Thomas Carlyle, qui protestait contre l’inertie officielle avec des expressions comme « Little other than a red tape Talking-machine, and unhappy Bag of Parliamentary Eloquence ». À ce jour, la plupart des mémoires des avocats de la défense, et ceux des clients privés, sont attachés dans un ruban de couleur rose connu sous le nom de « ruban rose » ou « ruban juridique ».
Même à l’époque moderne, la bureaucratie espagnole est réputée pour ses niveaux inhabituellement extrêmes de paperasserie (au sens figuré). En 2013, la Banque mondiale classait l’Espagne au 136e rang sur 185 pays pour la facilité de création d’une entreprise, qui prenait en moyenne 10 procédures et 28 jours. Des problèmes similaires persistent dans toute l’Amérique latine. En 2009, au Mexique, il fallait six mois et une douzaine de visites à des agences gouvernementales pour obtenir un permis de peindre une maison, et pour obtenir une ordonnance mensuelle de gammaglobuline pour l’agammaglobulinémie liée à l’X, un patient devait obtenir la signature de deux médecins du gouvernement et les tampons de quatre bureaucrates distincts avant de présenter l’ordonnance à un dispensaire.