Guinguette Marais Poitevin

Qu’est-ce qu’une RFI?

Dans le domaine de la construction, RFI est une abréviation de Request for Information. Elle fait référence à une sollicitation de détails ou d’informations supplémentaires sur un aspect du projet qui nécessite une clarification. Les RFI peuvent être envoyées à, ou par, toute personne impliquée dans le projet de construction, y compris le propriétaire, le gestionnaire de construction, l’entrepreneur général, l’architecte, le concepteur, les fournisseurs et les sous-traitants.

En général, une RFI est envoyée lorsqu’une partie a besoin d’informations critiques pour procéder ou prendre une décision. Voici quelques raisons courantes pour lesquelles quelqu’un enverrait une RFI :

• Des informations manquantes, incomplètes ou incorrectes existent sur les spécifications et les documents du projet.
• Les détails du plan doivent être modifiés en raison d’un défaut de conception, de la disponibilité des matériaux, des coûts ou d’une autre raison.
• Des mises à jour doivent être apportées aux plans sur la base d’informations nouvelles ou précédemment non disponibles sur le site du projet.
• La modification demandée par les propriétaires, les concepteurs ou les entrepreneurs doit être officialisée.
• Un détail dans les spécifications du plan pourrait être incorrect et doit être revu.
• Un concepteur, un ingénieur ou un entrepreneur a besoin de détails sur les matériaux ou les équipements possibles auprès d’un fournisseur.

Une RFI peut être créée pour un nombre infini de raisons, et le processus de création et d’envoi de la demande permet d’atteindre plusieurs objectifs :

• Formaliser la demande d’informations supplémentaires ou de modifications des plans
• Documenter les préoccupations concernant les matériaux ou les estimations de coûts
• Partager les informations et mettre en évidence les changements à tous les acteurs clés du projet

Tout cela contribue au bon déroulement du projet et limite la responsabilité juridique et financière des groupes qui s’en tiennent au processus d’utilisation de demandes d’informations formelles.

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Comment rédiger une demande d’informations pour la construction

Pour les organisations ou les projets qui ne disposent pas d’un modèle formalisé, d’un logiciel ou de directives pour créer et soumettre une nouvelle demande d’informations, les individus peuvent être bloqués sur la façon exacte de formuler une demande d’informations efficace. Voici quelques bonnes pratiques, tirées de professionnels de la construction expérimentés, sur la façon de mettre en place une demande efficace :

• Utiliser un formatage propre / simple
• Suivre un format et une convention de dénomination cohérents
• Poser une question ou demander des informations très spécifiques
• Soyez précis
• Fournir un contexte complet et précis de la situation ou de la question
• Maintenir un ton professionnel et prévenant
• Inclure des documents, des images ou des vidéos joints, si nécessaire
• Suggérer une solution ou une explication possible à la question ou au problème
• Prévoir un délai spécifique, mais équitable, pour répondre à la demande

Les individus doivent considérer que toute RFI qu’ils créent sera un enregistrement de l’avancement du projet et pourra être référencée si des problèmes juridiques, financiers ou liés aux assurances surviennent. S’en tenir à un processus de RFI professionnel et s’assurer de l’utiliser de manière appropriée est un bon moyen de rester du bon côté des problèmes qui pourraient survenir.

Exemple de RFI de construction

Cet exemple utilise un modèle de RFI simple et montre un entrepreneur général demandant des informations à l’ingénieur du projet parce que les spécifications du plan n’étaient pas claires. Il existe de nombreuses façons de structurer ce type de demande, mais la plupart des professionnels s’accordent à dire que le plus simple est le mieux.

Document type de demande d’informations sur la construction

Modèle gratuit de demande d’informations sur la construction

De nombreuses organisations auront déjà un processus, un modèle ou un système numérique pour gérer le processus de demande d’informations. Pour celles qui n’ont pas de telles ressources à portée de main, nous avons créé un modèle de RFI simple pour les aider à démarrer. Téléchargez ou copiez ce modèle et adaptez-le aux spécificités de votre organisation ou de votre projet :

Modèle de RFI pour la construction : Google Drive, Microsoft Word (.docx)

Gérer les RFI avec un logiciel

Pour les grands projets (plus d’un million de dollars), il est probable que des dizaines, voire des centaines, de RFI seront envoyées entre les principaux gestionnaires et membres de l’équipe du projet, ce qui peut créer un problème de gestion des documents pour les gestionnaires de projet et le reste de l’équipe.

Les professionnels de la construction peuvent se tourner vers la technologie moderne, en particulier vers les outils de gestion de projet de construction et de gestion des RFI, comme Procore et Plangrid, pour aider à gérer le processus de RFI et d’autres parties du projet.

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